Yuehai Fulfillment

Cách mở dịch vụ Yuehai Fulfillment trong Ginee

Chỉ trong 1 bước, bạn có thể kích hoạt Yuehai Fulfillment trên Ginee

Nhấp vào “Liên kết cửa hàng” bên dưới hộp thư cá nhân của bạn ở góc trên bên phải, chọn Dịch vụ Yuehai Fulfillment và điền thông tin tương ứng để hoàn tất ủy quyền

Thông tin hướng dẫn:

Mã khách hàng: Vui lòng lấy Mã khách hàng độc quyền từ dịch vụ khách hàng Yuehai trước khi ủy quyền

Mã kho hàng: Vui lòng lấy Mã kho hàng độc quyền từ dịch vụ khách hàng Yuehai trước khi ủy quyền.

Hướng dẫn ủy quyền:

Sau khi ủy quyền xong, hệ thống sẽ tự động tạo kho hàng Yuehai cho bạn theo quy tắc bên thứ ba “Mã kho + Mã khách hàng” để quản lý hàng tồn kho và xuất hàng. Bạn có thể xem trong danh sách Quản lý kho hàng
Cùng một Mã khách hàng Yuehai chỉ được phép liên kết với một người bán Ginee, hãy thận trọng khi thao tác
Hiện tại, Yuehai chỉ hỗ trợ các kho hàng địa phương ở Indonesia, hãy thận trọng khi vận hành

Đã kích hoạt dịch vụ Yuehai Fulfillment, tôi nên làm gì nếu cần thêm Mã kho vào Mã khách hàng Yuehai mà tôi đã ủy quyền? Tôi có cần ủy quyền lại không?

Nếu bạn thêm Mã kho vào Mã khách hàng Yuehai đã ủy quyền, bạn không cần ủy quyền lại mà có thể thêm trực tiếp trong “Quản lý cấu hình Yuehai”, hệ thống sẽ tự động tạo thông tin kho hàng dựa trên mã số mà bạn mới thêm.

Các bước thao tác cụ thể như sau:

Bước đầu tiên là nhấp vào danh sách quản lý ủy quyền, tìm dịch vụ Yuehai Fulfillment đã ủy quyền trong danh sách Fulfillment và nhấn “Quản lý cấu hình” hoặc nhấp vào “Dịch vụ Yuehai Fulfillment” ở góc trên bên phải của hệ thống để truy cập trang quản lý cấu hình

Bước thứ hai vào trang quản lý cấu hình, chọn danh sách kho hàng theo thông tin cần bổ sung, nhấn nút Thêm để bắt đầu thêm thông tin kho mới.

Lưu ý: Sau khi thêm Mã kho hàng thành công, hệ thống sẽ tự động tạo thông tin kho hàng cho bạn, bạn có thể chuyển sang trang quản lý kho để xem thông tin. Nếu bạn cần đưa Hàng tồn kho sản phẩm chính vào kho hàng mới để quản lý, vui lòng tham khảo “Cách nhập hàng vào kho Yuehai Fulfillment”

Quy trình sử dụng và những điều cần lưu ý của kho hàng Yuehai Fulfillment

Hướng dẫn quy trình:

A. Ủy quyền

Ủy quyền Yuehai Fulfillment cho Ginee, kích hoạt dịch vụ và hoàn tất việc tạo kho hàng

B. Liên kết cửa hàng, tạo vị trí

Xem danh sách quản lý kho và liên kết cửa hàng-kho hàng để sử dụng Yuehai Fulfillment

Thêm Vị trí cho kho hàng Yuehai để dễ dàng quản lý

C. Sản phẩm nhập kho

Tạo sản phẩm chính và đặt Tồn kho trong kho hàng Yuehai tương ứng

Chờ hoàn tất nhập kho Yuehai, lượng hàng tồn kho tăng lên mới có thể hỗ trợ bán hàng.

D. Đơn hàng xuất kho FulfillmentSau khi đơn hàng sàn TMĐT được đồng bộ lên Ginee, kho hàng sẽ được tự động phân bổ kho xuất hàng cho SKU trong đơn hàng theo mối quan hệ cửa hàng – kho.

Lưu ý: Để thuận tiện cho việc quản lý, Ginee khuyên bạn nên quản lý riêng các SKU trong kho Yuehai và không để lẫn với các kho khác

Kho Yuehai chỉ thực hiện đơn hàng từ Indonesia, hiện tại chưa hỗ trợ đơn hàng từ các nước khác, vui lòng lưu ý khi thao tác

Sau khi đơn hàng tạo ra Mẫu vận đơn, hệ thống sẽ tự động đẩy phiếu xuất kho đến Yuehai để thực hiện xuất kho

Yuehai sẽ phản hồi trạng thái xử lý kho theo thời gian thực, bạn có thể xem trong danh sách quản lý phiếu xuất kho

Sau khi hoàn tất việc xuất kho, trạng thái của phiếu xuất kho sẽ được cập nhật thành Đã hoàn tất và sẽ tự động khấu trừ tồn kho SKU cho bạn

Những điều cần lưu ý:

Kho Yuehai Fulfillment hiện chỉ hỗ trợ tại Indonesia, do đó tạm thời không thể hoàn tất đơn hàng từ các quốc gia khác thông qua Yuehai;

Kho Yuehai Fulfillment chỉ hỗ trợ đơn hàng đã tạo mã vận đơn trước khi được đẩy đến Yuehai để hoàn tất đơn hàng;

Do kênh không cung cấp giao diện vận đơn nên không hỗ trợ thực hiện các đơn hàng từ Shopify và Woocommerce thông qua Yuehai Fulfillment;

Đơn hàng COD không thể thực hiện thông qua Yuehai Fulfillment

Làm thế nào để lưu trữ hàng hóa trong kho Yuehai Fulfillment và tăng lượng hàng tồn kho (nhập kho)?

Vui lòng xác nhận thông tin bên dưới trước khi xem các bước thao tác cụ thể

Khi bạn cần sử dụng kho Yuehai Fulfillment, hãy nhớ xác nhận với dịch vụ khách hàng độc quyền của Ginee rằng: tài khoản của bạn đã mở quyền truy cập chức năng Sản phẩm chính và Quản lý kho hàng hoặc xác minh bằng cách kiểm tra xem có menu “Sản phẩm – Sản phẩm chính” và “Quản lý Kho hàng” trên hệ thống hay không .

Nếu bạn có sản phẩm mới muốn đặt trong kho Yuehai để thực hiện hoàn tất, hiện hỗ trợ 3 phương thức nhập kho như sau:

Cách 1: Nhập kho khi thêm sản phẩm chính mới

Tại trang quản lý Sản phẩm chính, khi nhấn tạo Sản phẩm chính, bạn chọn kho Yuehai tương ứng và thực hiện nhập kho, là có thể đặt sản phẩm vào kho Yuehai để quản lý.

Lưu ý: Sử dụng phương pháp này để thêm hàng tồn kho vào kho hàng Yuehai, vui lòng vào Quản lý phiếu nhập kho để kiểm tra trạng thái đẩy tồn kho và nhập kho

Cách 2: Nhập để nhập kho

Trên trang Quản lý tồn kho và Chi tiết tổng tồn kho, hãy thêm hàng tồn kho sản phẩm chính hiện có vào kho Yuehai bằng cách cập nhật Tồn kho hoặc cập nhật Tổng tồn kho.

Cách 3: Thêm phiếu nhập kho bằng cách thủ công

Chỉ với 2 bước, bạn có thể thêm trực tiếp một hoặc nhiều sản phẩm vào kho

Bước 1, trên trang danh sách tồn kho, thêm dữ liệu SKU tồn kho trong kho bằng cách thêm sản phẩm vào kho.

Bước 2: Tại trang quản lý nhập kho, nhấn “Tạo phiếu nhập kho”, sau khi chọn mã kho Yuehai, hỗ trợ thêm thông tin của một hoặc nhiều sản phẩm, sau khi thêm và đặt giá trị tồn kho là có thể đưa sản phẩm vào kho, hoàn tất việc tạo phiếu nhập kho;

PS: Chỉ hỗ trợ lựa chọn sản phẩm đã được đặt trong kho; cho dù đó là thêm hàng tồn kho trên trang, thêm hàng tồn kho trong bảng hướng dẫn hoặc thêm hàng tồn kho thông qua phiếu nhập kho, bạn đều có thể tìm thấy phiếu nhạp kho tương ứng trong Quản lý phiếu nhập kho.

Quy trình thao tác:

1. Mở Quản lý phiếu nhập kho

2. Tạo phiếu nhập kho

3. Chọn kho hàng Yuehai

4. Điền thông tin nhập kho SKU (một hoặc hàng loạt)

Một sản phẩm:

Hàng loạt:

Có thể được sao chép thông tin trực tiếp từ excel vào hộp văn bản và sau khi Nhận diện, có thể được thêm vào chi tiết hàng hóa của phiếu nhập kho. Yêu cầu về định dạng dữ liệu (hiện tại tất cả đều là bắt buộc điền):

Cột 1: SKU

Cột 2: Chi phí nhập kho

Cột 3: Số lượng nhập kho

Làm thế nào để kiểm tra sản phẩm đã nhập kho Yuehai thành công hay chưa?

Nhấn vào menu “Quản lý phiếu nhập kho” để xem tất cả các phiếu nhập kho, đồng thời biết được trạng thái đẩy của phiếu nhập kho và trạng thái nhập kho Yuehai

Khi phiếu được thay đổi thành “Đã hoàn thành”, có nghĩa là hàng hóa đã được lưu trữ thành công trong kho Yuehai, và lượng hàng tồn kho có sẵn tương ứng với kho Yuehai sẽ tăng lên.

PS: Khi ủy quyền, nếu bạn chọn “Đăng ký Tin tức”, trạng thái của phiếu nhập kho có thể được cập nhật và xem theo thời gian thực, nếu không chọn, vui lòng nhấp vào “Làm mới Trạng thái” để nhận kết quả mới nhất.

Đồng thời, để thuận tiện cho bạn thao tác, hỗ trợ kéo trạng thái phiếu nhập kho theo cách thủ công, bạn có thể nhấp vào “Làm mới trạng thái” trong danh sách quản lý phiếu nhập kho để đồng bộ trạng thái xử lý phiếu nhập kho mới nhất của kho Yuehai.

Cách thiết lập mối quan hệ trực tiếp giữa cửa hàng và kho hàng

Trên trang thiết lập kho giao hàng của cửa hàng, danh sách được hiển thị theo cửa hàng.

Nội dung hiển thị bao gồm: tên cửa hàng, sàn TMĐT của cửa hàng, tỷ lệ tồn kho, mục thao tác (kho liên kết, ưu tiên giao hàng)

Tỷ lệ hàng tồn kho:

Đề cập đến tỷ lệ đẩy tồn kho của kho hàng đã liên kết với cửa hàng

Ví dụ: Cửa hàng A liên kết với kho 1. Số lượng sản phẩm tồn kho có sẵn ở kho 1 là 100, và tỷ lệ tồn kho là 80%, thì sẽ đẩy 80 hàng tồn kho đến cửa hàng, 100 * 80% = 80.

Nếu cửa hàng được liên kết với nhiều kho, tổng số SKU hiện có trong các kho này sẽ được nhân với tỷ lệ, và kết quả tính toán sẽ được đẩy đến cửa hàng.

Ví dụ: Cửa hàng A liên kết với kho 1 và kho 2. Lượng hàng tồn kho của một sản phẩm ở kho 1 là 100, hàng tồn ở kho 2 là 200, và tỷ lệ tồn kho là 80%, thì 240 hàng tồn sẽ được đẩy lên cửa hàng, (100 + 200) * 80% = 240.

Các đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử khác nhau được thực hiện như thế nào thông qua kho Yuehai ?

Trước tiên hãy nhớ kiểm tra nội dung sau trước khi xem thông tin cụ thể của từng kênh

Đơn hàng sẽ được đẩy sau khi có mã vận đơn: do Yuehai hiện chỉ hỗ trợ sau khi tạo mã vận đơn thì kho hàng mới có thể hoàn tất đơn hàng. Vì vậy, sau khi có đơn hàng từ sàn thương mại điện tử, đơn hàng sẽ được xử lý tùy theo nó đã có mã vận đơn hay chưa, không phải tất cả các đơn đặt hàng sẽ được đẩy sang Yuehai Fulfillment.

Đơn hàng ở trạng thái Đang vận chuyển sẽ không được đẩy: Nếu đơn hàng nhận được ở trạng thái Đang vận chuyển, đơn hàng đó sẽ không bị đẩy sang Yuehai Fulfillment. Vì đơn hàng đã được giao nên không cần kho của bên thứ ba xử lý. Chúng tôi khuyên bạn khi mở kho Yeuhai, vui lòng đảm bảo thao tác giao hàng qua hệ thống.

Đơn hàng Shopify và Woocommerce hiện không được hỗ trợ: Hai kênh này hiện không hỗ trợ vận đơn nên không thể thực hiện thông qua kho hàng Yuehai.

Các sản phẩm trong đơn đặt hàng phải được liên kết với SKU chính và được phân bổ cho kho Yuehai thông qua mối quan hệ cửa hàng-kho: chỉ những đơn hàng được phân bổ cho kho Yuehai mới được đẩy đến kho Yuehai, còn những đơn hàng khác sẽ không được đẩy, vì vậy chúng tôi chân thành khuyên bạn nên quản lý riêng SKU sản phẩm của kho Yuehai để tránh bất kỳ tranh chấp nào.

Sau khi đơn hàng được lấy ra khỏi kệ, không hỗ trợ hủy phiếu xuất kho: Sau khi hàng được chọn và lấy ra khỏi kệ, kho Yuehai sẽ không hỗ trợ hủy phiếu xuất kho nữa, nhưng sàn TMĐT và Ginee sẽ không thêm hạn chế này khi hủy đơn hàng. Vui lòng xác nhận trạng thái phiếu xuất kho trước khi hủy đơn hàng để tránh tình trạng chênh lệch hàng tồn kho

Không đóng gói hàng hóa từ các kho khác nhau với nhau: Nếu bạn thấy hàng hóa có SKU chính của các kho hàng khác nhau thì không nên đóng gói cùng nhau, nếu không sẽ gây ra sự cố khi giao hàng, nhà kho và nhân viên vận chuyển sẽ không thể thực hiện đóng gói và giao hàng, hiện chỉ hỗ trợ thực hiện đơn hàng của Indonesia.

Làm thế nào để kiểm tra trạng thái đẩy hàng và quy trình làm việc của phiếu xuất kho?

Vui lòng nhấp vào menu “Quản lý phiếu xuất kho” để xem thông tin phiếu xuất kho và xác nhận xem nó đã được đẩy đến Yuehai hay chưa và tình trạng hoạt động hiện tại

1. Làm thế nào để xác nhận phiếu xuất kho liên kết với đơn hàng đã được đẩy đến Yuehai?

Vui lòng kiểm tra trạng thái đẩy của trang quản lý phiếu xuất kho, nếu hiển thị đẩy thành công nghĩa là kho đã nhận được yêu cầu xuất kho.

2. Nếu đẩy không thành công thì sao?

Vui lòng nhấp vào “Đẩy lại” trong nút “Thêm” và đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến kho để thực hiện.

PS: Không phải tất cả các đơn hàng sẽ được chuyển đến kho sau tạo phiếu xuất kho. Bạn có thể thông qua mã vận đơn trong danh sách phiếu xuất kho kiểm tra xem nó có thể được chuyển đến kho hay không

3. Làm thế nào để kiểm tra quá trình hoạt động của kho?

Kiểm tra trạng thái công việc trong danh sách phiếu xuất kho, vì kho sẽ không tự động thông báo trạng thái công việc nên bạn cần bấm vào nút “Làm mới Trạng thái” để chủ động làm mới để xem trạng thái công việc mới nhất

4. Trong trường hợp người mua hủy đơn hàng, tôi cần làm gì để chặn phiếu xuất kho?

Nếu người mua hủy đơn hàng trước khi bạn thao tác giao hàng, bạn không cần phải làm gì đặc biệt, vì phiếu xuất kho tương ứng với đơn hàng chưa giao vẫn chưa được đẩy vào kho;

Người mua hủy đơn hàng sau khi bạn thao tác giao hàng. Vui lòng chấp nhận hoặc từ chối theo nhu cầu của bạn, nếu chấp nhận hủy đơn hàng hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu hủy xuất kho về kho. Bạn chỉ cần kiểm tra xem tình trạng của phiếu xuất kho tương ứng với đơn hàng đã chuyển thành Đã vô hiệu hay chưa.

Làm thế nào để đồng bộ tổng tồn kho Yuehai?

Hiện hỗ trợ 3 cách để đồng bộ hóa và hoàn thành việc hiệu chỉnh giá trị hàng tồn kho của hệ thống theo tồn kho Yuehai

Trên trang Quản lý tồn kho / Chi tiết tồn kho, nhấp vào Đồng bộ để đồng bộ một SKU hoặc chọn nhiều SKU, nhấn nút Đồng bộ bên dưới để thực hiện đồng bộ hàng loạt

2. Trên trang quản lý kho hàng, nhấn vào nút Đồng bộ kho sau tên kho để đồng bộ tất cả thông tin SKU tồn kho trong kho hàng. Do số lượng SKU nhiều nên thời gian hiệu chỉnh sẽ lâu hơn, hãy kiên nhẫn và kiểm tra thông tin cụ thể trong lịch sử đồng bộ hóa

3. Bật tính năng đồng bộ tự động trên trang quản lý kho, và tự động đồng bộ thông tin hàng tồn kho vào 2h sáng hàng ngày

Làm thế nào để kiểm tra lịch sử đồng bộ tổng tồn kho của kho Yuehai?

Bạn có thể xem tất cả lịch sử đồng bộ trên trang quản lý hàng tồn kho, nếu bạn muốn biết các SKU liên quan đến việc đồng bộ hóa, bạn có thể nhấp vào để xem chi tiết.