FEFO: First Expired First Out
Pengaturan untuk mengeluarkan produk yang tanggal expirednya lebih awal terlebih dahulu dari gudang

Nomor Batch: Kode Produksi
Kode Produksi yang berfungsi untuk membantu proses pelaporan kontrol kualitas atau lainnya untuk produk yang diproduksi dalam jumlah banyak pada satu kali proses pengerjaan/produksi

Flow
Untuk menggunakan metode FEFO di WMS, pengguna dapat mengikuti alur berikut:

1. Produk FEFO

  • Di dalam gudang yang sama bisa diatur apakah produk tersebut merupakan produk yang harus dikeluarkan dengan FEFO atau FIFO. Untuk produk FEFO, masing-masing produk harus disetting umur penyimpanannya, jika tidak maka akan dikategorikan sebagai produk FIFO.
  • Untuk produk yang merupakan produk FEFO, akan terdapat tanda produk “Memiliki Umur Simpan”
  • Saat menambahkan produk di WMS pengguna bisa mengatur produk tersebut adalah produk FEFO dengan mengaktifkan tombol “Umur Simpan/Manajemen Batch”, lalu mengisi nilai Umur Simpan (wajib), Batasan Inbound dan Batasan Outbound

1.1 Umur Simpan

  • Umur Simpan adalah rentang waktu sebuah produk aman disimpan sebelum produk mengalami penurunan kualitas. Saat inbound, sistem akan secara otomatis menghasilkan rekomendasi untuk menghitung tanggal produksi atau tanggal kedaluwarsa berdasarkan umur simpan.
    • On: Wajib mengisi informasi Umur Simpan, juga bisa mengisi Batasan Inbound dan Batasan Outbound
    • Off (default): Tidak ada kolom Umur Simpan, Batasan Inbound dan Batasan Outbound

1.2 Batasan Inbound

  • Batasan Inbound adalah batas maksimal pengguna dapat melakukan inbound berdasarkan sisa umur simpan produk
  • Untuk menentukan apakah produk masih cocok untuk diinbound
  • Batasan inbound tidak wajib diisi oleh pengguna

1.3 Batasan Outbound

  • Batasan Outbound adalah batas maksimal pengguna dapat melakukan outbound berdasarkan sisa umur simpan produk
  • Untuk menentukan apakah produk masih layak untuk dioutbound
  • Batasan outbound tidak wajib diisi oleh pengguna

2. Pengaturan FEFO di WMS
Setelah Produk FEFO telah diatur Umur Simpannya, pengguna perlu juga mengatur Strategi Outbound dan Pengaturan Batch untuk dapat menggunakan fitur FEFO

2.1 Pengaturan Outbound (berlaku untuk PC & PDA）

  • Strategi Outbound
  • Untuk mengatur produk FEFO harus ke：Manajemen Sistem > Manajemen Outbound > Pilih Strategi Outbound FEFO > klik OK – atur aturan batch

2.2 Pengaturan Batch Untuk masuk ke menu Pengaturan Batch, bisa dilakukan dengan 2 cara:
1. Manajemen Sistem > Manajemen Outbound > Pilih Strategi Outbound FEFO (jika belum dipilih) > Pilih Manajemen Batch
2. Manajemen Inbound > Pengaturan Inbound

  • Umur Simpan/Manajemen Batch

    • Aktif:

      • Jika diaktifkan maka pengguna wajib mengisi informasi Batch, Tanggal Produksi dan Expired saat melakukan Inbound
    • Nonaktif (Default)：
      • Jika tidak diaktifkan maka tidak perlu mengisi Nomor Batch, Tanggal Produksi dan Expired saat melakukan Inbound
      • Saat menonaktifkan tombol Manajemen Batch, akan keluar informasi sebagai berikut, pengguna dapat mengklik Konfirmasi untuk lanjut mengatur aturan Batch
  • Pencampuran：Untuk mengatur apakah mengizinkan untuk mencampurkan nomor batch yang berbeda di dalam 1 lokasi
    • Diizinkan: Jika diizinkan maka saat inbound, 1 lokasi bisa terdapat beberapa nomor batch
    • Tidak Diizinkan (Default): Jika tidak diizinkan maka saat inbound, di dalam 1 lokasi hanya untuk 1 batch
  • Pembuatan nomor batch otomatis:
    • Tidak dibuat otomatis (Default) : Sistem tidak akan otomatis memunculkan rekomendasi nomor batch
    • Otomatis berdasarkan tanggal kedaluwarsa
    • Otomatis berdasarkan tanggal produksi

Catatan:

  • Jika mengubah ketentuan pencampuran dan pembuatan nomor batch hanya akan berpengaruh pada data produk yang belum diinbound dan tidak akan mengubah produk yang telah diproses sebelumnya

3. Inbound
Sebelum inbound, pastikan Pengaturan Umur Simpan/Manajemen Batch dan Strategi Outbound sudah sesuai!

3.1 Inbound di PC
Buat Inbound List > Klik Inbound > Isi jumlah berdasarkan batch produk > Pilih lokasi> Isi Tanggal Produksi, Tanggal Kedaluwarsa, Nomor Batch > Klik Inbound Parsial/Inbound Selesai

Catatan:

  • Informasi Tanggal Produksi / Kedaluwarsa akan otomatis terisi sesuai dengan Umur Simpan produk yang telah diatur jika mengisi salah satu dari Tanggal Produksi/Kedaluwarsa
  • Jika informasi tanggal produksi/kedaluwarsa tidak sesuai Umur Simpan maka akan eror
  • Informasi batch akan sesuai dengan setting yang telah diatur di Pengaturan Batch, namun pengguna juga bisa mengisi sendiri sesuai dengan batch yang tertera pada produk
  • Saat memilih lokasi harus diperhatikan apakah Pengaturan Pencampuran 1 lokasi untuk banyak batch diaktifkan atau tidak

3.2 Inbound di PDA
Pilih Scan to Inbound > masukkan nomor inbound > masukkan SKU > masukkan nomor batch > akan keluar rekomendasi lokasi jika nomor batch tersebut sebelumnya pernah diinbound > masukkan informasi tanggal produksi/kedluwarsa

Catatan:

  • Informasi Tanggal Produksi / Kedaluwarsa akan otomatis terisi sesuai dengan Umur Simpan produk yang telah diatur jika mengisi salah satu dari Tanggal Produksi/Kedaluwarsa
  • Jika informasi tanggal produksi/kedaluwarsa tidak sesuai Umur Simpan maka akan eror
  • Informasi batch akan sesuai dengan setting yang telah diatur di Pengaturan Batch, namun pengguna juga bisa mengisi sendiri sesuai dengan batch yang tertera pada produk
  • Rekomendasi lokasi akan keluar jika batch tersebut sebelumnya telah diinbound

3.3 Inbound Lainnya

  • Jika pada saat membuat Inbound List, pengguna memilih Inbound Lainnya, maka saat diinbound tidak berlaku ketentuan Umur Simpan/Tanggal Expired dan tidak akan ada batasan saat pengguna ingin melakukan inbound
  • Inbound lainnya ini diperuntukan untuk produk-produk yang tidak sesuai ketentuan dan ingin dilakukan inbound tanpa memperhatikan umur simpannya walaupun produk tersebut merupakan produk FEFO yang memiliki Umur Simpan
4. Outbound
Sebelum Outbound pastikan Pengaturan Umur Simpan, Pengaturan Outbound dan Pengaturan Batch sudah sesuai!
  • Jika produk merupakan produk FEFO yang memiliki umur simpan, maka akan terdapat informasi produk mana yang memiliki umur simpan di menu Outbound
4.1 Picking List
  • Sistem akan memberikan informasi lokasi yang harus dipickup sesuai dengan expired date dan stok. Saat mencetak picking list, akan terdapat informasi nomor batch dan lokasi. Bisa saja dalam di pesanan/produk yang sama akan ditunjukan lokasi yang berbeda.

4.2 Packing List

  • Telah ditambahkan informasi “Batch Number” and “Custom Code” option di template Packing List (default: tidak terceklis)

4.3 Picking dengan PDA

  • Tanda “Batch Number”, “Expired Time” dan “Has a Shelf Life” akan muncul jika produk memiliki Umur Simpan
  • Jika batch dengan waktu kedaluwarsa terdekat telah dipicking, sistem akan secara otomatis beralih ke batch berikutnya dengan waktu kedaluwarsa terdekat. Merchant perlu me-refresh halaman untuk menampilkan nomor batch terbaru yang ditetapkan + waktu kedaluwarsa

 

5. Edit Produk FEFO WMS
Jika produk sudah ada di WMS dan sebelumnya menggunakan FIFO dan kemudian ingin diubah menjadi FEFO, maka user harus melakukan 2 perubahan:
1. Mengedit Umur Simpan produk
2. Menambah informasi Umur Simpan di bagian Manajemen Umur Simpan untuk produk di tiap lokasi yang telah diinbound

5.1 Cara Edit Satuan
Contoh: Produk KO-PI sudah ada di WMS di 3 lokasi berbeda, lalu produk ingin diubah menjadi produk FEFO

a. Langkah pertama, edit produk sehingga memiliki Umur Simpan

  •   Manajemen Produk > Data Produk > pilih produk yang ingin diedit > Edit > tentukan Umur Simpan

b. Langkah kedua, update lokasi di bagian Manajemen Umur Simpan

  • Operasi Gudang > Manajemen Umur Simpan > klik Produk yang dipilih > pilih Export Data yang Dipilih
  • Import Informasi Batch > unduh template > isi template dengan menambahkan informasi yang wajib ditambahkan > Import file

5.2 Cara Edit Massal a. Langkah pertama, edit produk sehingga memiliki Umur Simpan secara massal

  • Manajemen Produk > Data Produk > pilih produk yang ingin diedit > pilih Export (data Umur Simpan dll masih kosong) > copy data
  • Klik Import Update > unduh template > copy data dari file yang diexport dari kolom A – J > isi informasi di kolom K – L > hapus baris contoh (baris kedua) > impor
Catatan:
  • Shelf Life/Batch Management: Drop down option (Disabled, Enabled)
  • Shelf Life: supports 1~9999
  • Shelf Life Type: Drop down option (Days, Month, Year)
  • Inbound Limitation: supports 1~9999
  • Outbound Limitation: supports 1~9999
b. Langkah kedua, update lokasi di bagian Manajemen Umur Simpan
  • Operasi Gudang > Manajemen Umur Simpan > klik Produk yang dipilih > pilih Export Data yang Dipilih
  • Import Informasi Batch > unduh template > isi template dengan menambahkan informasi yang wajib ditambahkan > Import file

 

6. Manajemen Umur Simpan & Alert6.1 Manajemen Umur Simpan

  • Operasi Gudang > Manajemen Umur Simpan
  • Terdapat menu di bagian Operasi Gudang untuk mengelola Umur Simpan Produk berdasarkan Nomor Batch Produk.
  • Produk-produk yang dimunculkan di sini hanya produk-produk yang memiliki Umur Simpan
  • Jika produk saat ini telah memiliki Umur Simpan tapi saat diinbound belum dimasukan informasi batch/tgl produksi dan kedaluwarsa juga akan muncul
  • Pengguna juga bisa memonitor produk mana saja yang akan kedaluwarsa dalam waktu waktu yang ditentukan. Juga bisa melihat berapa hari tersisa sebelum produk kedaluwarsa

6.2 Peringatan Produk Kedaluwarsa

  • Alamat Email Peringatan Kedaluwarsa
    • Secara default akan kosong dan perlu ditambahkan manual
    • Bisa menambahkan maksimal 3 alamat email
    • Email akan dikirmkan ke mailbox jam 9:00 am (GMT+8) (tergantung dari time zone yang diatur pengguna)
  • Konten email:
    Judul Email: Pengiringatan Umur Simpan: Terdapat Produk yang Akan Segera Kedaluwarsa. Mohon segera proses!
    Body Email: Halo Gineer, produk dibawah ini akan segera kedaluwarsa, mohon proses segera proses!
  • Set Peringatan Satuan Klik Status Peringatan > masukan “jumlah hari tersisa” dari produk untuk mengirimkan peringatan ke email33fefo
  • Set Peringatan Massal (Pilih produk yang ingin diatur peringatannya)> Klik Atur Peringatan Massal > isi jumlah hari peringatan

 

7. Informasi Lainnya

7.1 Daftar Stock Opname

  • Saat stok oname, jika [Umur Simpan/Manajemen Batch] diaktifkan, “Tanggal Produksi”, “Tanggal Kedaluwarsa”, dan “Nomor Batch” akan ditampilkan, jika tidak maka tidak akan ditampilkan.34fefo
  • Hasil Print Daftar Stock Opname
    • Saat mencetak daftar stock opname, jika [Umur Simpan/Manajemen Batch] diaktifkan, “Nomor Batch” akan ditampilkan
    • “-” berarti produk tidak memiliki nomor batch35fefo
  • Impor Hasil Stok Opname
    • Kolom “Nomor Batch” ditampilkan di template Impor Hasil Stock Opname
    • Jika produk tidak memiliki nomor batch, kolom ini akan kosong
    • Jika nomor batch yang diimpor salah, proses impor tersebut akan gagal. Alasan gagal: “Nomor batch tidak ada”
  • Ekspor Hasil Stok Opname 
    • “Tanggal Produksi”, “Tanggal Kedaluwarsa”, dan “Nomor Batch” ditampilkan pada template ekspor
  • Stok Opname dengan PDA
    • Label “Memiliki Umur Simpan”, “Tanggal Kedaluwarsa”, dan “Nomor Batch” akan ditampilan jika produk memiliki informasi tersebut
  • “Tanggal Produksi”, “Tanggal Kedaluwarsa”, dan “Nomor Batch” juga akan ditampilkan di Hasil Stock Opname dan Daftar Penyesuaian Stock

7.2 Manajemen Stok

  • Di menu Stok Produk, bisa dilihat berdasarkan nomor batch
  • Di Alur Produk, bisa dilihat berdasarkan nomor batch

 

8. FAQ

Pertanyaan Jawaban
Apakah di dalam satu gudang yang sama bisa terdapat produk yang menggunakan FEFO dan yang lain menggunakan FIFO? Bisa. Karena tiap produk bisa diatur apakah memiliki umur simpan atau tidak
Bagaimana jika produk tidak memiliki tanggal produksi/tanggal expired/nomor batch ? Apakah bisa terisi otomatis? Sistem bisa diatur untuk otomatis memberikan rekomendasi pengisian jika produk memiliki umur simpan, pengguna hanya perlu mengisi salah satu dari tanggal produksi/tanggal kedaluwarsa
Apakah dalam satu lokasi rak bisa terdapat produk dengan nomor batch atau tanggal expired yang berbeda? Bisa. Bisa diatur sesuai kebutuhan apakah ingin dicampur atau tidak
Bagaimana jika nomor batch yang ingin diinbound sudah ada sebelumnya di gudang? Apakah bisa diberikan rekomendasi ke lokasi dengan nomor batch yang sama? Bisa akan ada rekomendasi di PC dan PDA jika nomor batch yang sama sudah pernah di inbound sebelumnya.
Bagaimana jika produk yang sudah ada secara ingin diganti menggunakan FEFO secara massal ? Bisa diedit secara massal
1. Edit Produk secara massal agar memiliki Umur Simpan
2. Ubah masal nomor batch, tanggal expired dan tanggal produksi di shelf management
Apa yang terjadi jika sebelumnya diatur untuk pencampuran 1 produk beda batch di dalam 1 lokasi, lalu di kemudian hari peraturannya diubah? Hanya akan berpengaruh ke produk yang belum diproses dan tidak akan mengubah produk yang telah diinbound/disimpan di gudang
Apakah bisa ada notifikasi jika produk akan expired? Bisa. Akan ada notifikasi di email jika alert diaktifkan