Dalam menjalankan sebuah bisnis, tidak jarang seorang pebisnis memiliki lebih dari satu cabang gudang dengan jenis stok barang yang sama. Kegunaan beberapa gudang atau multi gudang tersebut adalah untuk memastikan bahwa bisnis yang dijalani tidak akan kehabisan stok. Namun, ada juga hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola beberapa gudang, seperti transfer barang antar gudang.
Memiliki beberapa gudang memang terdengar menguntungkan dan menghindarkan bisnis Anda dari masalah yang sering terjadi dalam gudang, seperti kosongnya stok atau bahkan stok minus. Meskipun begitu, sistem pengelolaannya, seperti sistem transfer stok antar gudang, harus diperhatikan dengan lebih baik.
Bagi Anda yang memiliki lebih dari satu gudang dan sering melakukan transfer stok gudang, namun masih sering mengalami masalah, maka artikel ini ada untuk membantu Anda. Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai pengertian transfer stok barang antar gudang, hal penting yang perlu diperhatikan, hingga tips yang bisa Anda terapkan. Jika Anda penasaran dengan hal-hal tersebut, simak terus artikel ini sampai akhir!
Baca juga: 5 Hal Penting dalam Proses Inbound Warehouse, Wajib Tahu!
Pengertian Transfer Stok Barang Antar Gudang
Mengelola stok satu gudang saja sudah merupakan pekerjaan yang cukup sulit, apalagi ketika Anda harus mengelola stok dari beberapa gudang sekaligus. Ada kalanya, salah satu gudang Anda mengalami kekurangan stok. Saat itulah transfer stok barang antar gudang perlu untuk dilakukan. Transfer stok barang antar gudang adalah kegiatan pengiriman stok dari satu gudang ke gudang lain guna memenuhi kekurangan stok gudang tersebut.
Biasanya, sistem transfer stok barang antar gudang ini dilakukan untuk jenis barang yang memiliki permintaan tinggi, seperti minimarket atau supermarket, yang juga biasanya memiliki beberapa gudang. Hal tersebut karena sistem stok barang toko memungkinkan terjadinya transfer stok antar gudang jika ada barang yang memiliki stok rendah dan harus diisi kembali.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Melakukan Transfer Stok Barang Antar Gudang
Meskipun hanya melakukan transfer barang gudang dari satu gudang ke gudang yang lain, transfer barang gudang tetap tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar sistem pergudangan Anda tetap dapat berjalan dengan baik. Ini dia beberapa hal yang harus Anda perhatikan!
Baca juga: Strategi Mengelola Stok Barang di Gudang Penyimpanan
Kondisi Urgent
Hal pertama dan paling penting yang harus Anda perhatikan sebelum melakukan transfer barang antar gudang adalah memastikan kondisi dari gudang yang akan Anda kirimkan stok barang. Pastikan gudang Anda yang meminta stok tersebut memang dalam kondisi urgent.
Hal tersebut karena jika gudang Anda yang lain tidak dalam kondisi urgent dan masih memiliki stok berlimpah, namun Anda kirimi stok baru, Anda akan membuat stok gudang lain menjadi berlebih dan akan menimbulkan masalah baru pada gudang Anda yang lain.
Ketersediaan Barang di Gudang Tujuan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, transfer barang antar gudang dilakukan jika memang gudang tujuan berada dalam kondisi urgent dan memang ketersediaan barang yang diminta di gudang tujuan sudah menipis. Karena itulah, Anda juga perlu memeriksa ketersediaan barang di gudang tujuan.
Selain meminta data stok mereka, Anda juga bisa mengirim staff gudang dari gudang asal menuju gudang tujuan untuk memastikan sendiri ketersediaan stok mereka. Jika memang ketersediaan barang dalam gudang mereka sudah menipis, Anda baru bisa mulai melaksanakan proses transfer barang menuju gudang tujuan.
Jenis Barang yang Dikirim
Hal lain yang perlu Anda perhatikan sebelum melakukan transfer barang antar gudang adalah jenis barang yang diminta oleh gudang tujuan. Pastikan jenis barang yang Anda kirimkan sama dengan jenis barang yang diminta. Tidak hanya jenisnya, namun juga spesifikasi dan detail lainnya harus sama persis, agar tidak ada kesalahan dan kemungkinan stok dikirim kembali.
Pencatatan Stok Barang
Transfer stok barang antar gudang berkaitan erat dengan sistem inventaris atau pencatatan stok dari tiap gudang. Meski hanya melakukan transfer ke gudang lain di bawah perusahaan yang sama, Anda tetap harus memastikan jika pencatatan stok per gudang dilakukan dengan baik dan benar.
Jangan sampai stok yang ditransfer tidak dimasukkan dalam sistem inventaris. Hal tersebut akan menimbulkan masalah besar nantinya, seperti munculnya selisih stok ketika dilakukan metode stock opname, atau bahkan stok habis karena para staff berpikir gudang masih memiliki jumlah stok memadai padahal stok tersebut sudah ditransfer, namun tidak dicatat keluar masuknya.
Karena itulah, staff gudang yang bertugas dalam transfer barang harus memastikan stok yang ditransfer sudah ditulis dalam buku stok gudang. Contoh buku stok gudang yang baik adalah yang memuat segala informasi tentang stok gudang dengan rinci, termasuk informasi transfer stok, guna mencegah masalah yang tidak diinginkan terjadi.
Tips Mengelola Stock Transfer yang Baik
Selain ada hal-hal penting yang harus Anda perhatikan agar proses stock transfer dapat berjalan dengan baik, ada juga beberapa tips yang akan membantu Anda dalam melaksanakan proses stock transfer antar gudang. Apa saja tipsnya? Simak di bawah ini!
Kelola Letak Penyimpanan Barang di Gudang
Tips pertama yang akan memudahkan Anda dalam melakukan stock transfer adalah dengan mengelola tata letak penyimpanan barang di gudang Anda. Tata kelola gudang Anda sangatlah penting, karena barang yang Anda simpan dalam gudang harus disusun dengan baik agar manajemen gudang pun berjalan baik, sehingga aktivitas lain pun bisa termaksimalkan, termasuk aktivitas transfer barang.
Hal tersebut karena jika barang gudang Anda tersimpan dengan baik, ketika ada permintaan stock transfer dalam kondisi yang sangat urgent, Anda bisa langsung menyediakannya karena barang dalam gudang Anda bisa diambil dan dikirim dengan cepat berkat tatanannya dalam gudang yang mudah untuk dikelola.
Tingkatkan Komunikasi dalam Gudang
Proses transfer barang antar gudang erat hubungannya dengan komunikasi para staff gudang. Anda perlu meningkatkan komunikasi dalam gudang-gudang Anda agar staff gudang Anda bisa lebih mudah untuk saling menghubungi jika mereka membutuhkan stock transfer dalam keadaan urgent.
Komunikasi yang baik juga akan membantu dalam efisiensi transfer stok sehingga proses transfer stok akan berjalan dengan lebih cepat dan kesalahan pun akan terminimalisir.
Gunakan Warehouse Management System
Tips terakhir yang bisa Anda terapkan untuk membantu proses stock transfer Anda adalah dengan menerapkan Warehouse Management System atau WMS yang merupakan software pergudangan yang akan membantu Anda dalam pengelolaan stok gudang Anda. WMS akan membantu Anda mengelola keluar masuk stok dan mencatatnya dalam buku gudang.
Contoh buku gudang dalam WMS biasanya menggunakan sistem barcode yang akan memudahkan pembukuan gudang yang dilakukan secara digital. SIstem barcode juga akan membantu Anda dalam mengecek jumlah produk yang ditransfer sehingga tidak akan ada lagi kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan.
Pakai Ginee WMS, Stock Transfer Jadi Lebih Praktis dan Efisien!
Anda sudah mengetahui sedikit benefit dari menggunakan sistem WMS, dan kini tertarik untuk menggunakannya, namun bingung memilih software WMS yang tepat? Tenang, Ginee WMS adalah solusinya!
Ginee WMS merupakan platform WMS yang memiliki berbagai fitur digital yang akan membantu Anda dalam pengelolaan gudang. Bukan hanya menyediakan fitur pengelolaan gudang, seperti sistem barcode, Ginee WMS juga bisa membantu Anda dalam pelacakan barang yang Anda transfer ke gudang tujuan. Bagaimana? Terdengar menarik, bukan? Yuk, kini saatnya Anda untuk coba dan daftar Ginee WMS!
