Masalah yang kerap kali dijumpai dalam sebuah bisnis adalah stock opname gudang atau pengelolaan produk atau barang. Apakah Anda pernah mengalami saat orderan masuk banyak, tapi kebingungan atau kesulitan dalam mengurus persediaan barang di gudang? Kalau iya, berarti Anda harus mengatur stock opname gudang dengan baik dan benar.

Terlebih mengetahui prosedur stock opname yang tepat dan sesuai akan membantu menjalankan bisnis Anda secara lancar. Sehingga, bisnis yang sedang dijalankan tidak mengalami masalah, seperti barang yang tiba-tiba habis dan penyebab lainnya. Menarik bukan? Yuk, scroll ke bawah untuk mengetahui informasi seputar stock opname! Pastinya bisnis Anda akan terhindar dari berbagai masalah, deh!

Definisi Stock Opname Gudang

Sebelumnya sudah disinggung bahwa stock opname gudang mampu membantu Anda untuk menjalankan sebuah bisnis. Tapi, apakah Anda sudah tahu apa itu opname barang dan pengertian stock opname? Stock opname adalah sebuah aktivitas yang mencakup perhitungan persediaan, atau stok produk di dalam gudang sebelum dijual atau didistribusikan kepada konsumen.

Stock opname sangat erat kaitannya dengan perhitungan persedian, maka kegiatan ini sangat menyita waktu. Karyawan yang bertanggung jawab melakukan stock opname harus teliti dalam menghitung dan memeriksa barang yang ada di gudang. 

Namun, seiring berjalannya waktu dan teknologi yang semakin canggih, saat ini sudah tersedia sistem barcode yang memudahkan perhitungan secara cepat dan efisien. Nantinya, karyawan akan menggunakan barcode scanner untuk kegiatan perhitungan stok agar terhindar kesalahan pencatatan dibanding menggunakan pembukuan stok barang manual atau cara stock opname manual.

Selain itu, stock opname sangat penting untuk dilakukan. Alasannya, karena dengan kegiatan perhitungan stok bisa diketahui secara pasti apakah jumlah yang tercatat di sistem sudah sesuai dengan ketersediaan stok produk di gudang atau berbeda. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengecekan ulang, apakah ada transaksi yang belum tercatat atau ada kesalahan dalam pencatatan.

Jika ternyata dalam kegiatan perhitungan stok ini terdapat kelebihan atau kekurangan, maka bisa diatasi dengan dua cara. Melalui jurnal penyesuaian atas kekurangan barang atau bisa juga dengan membebankan kekurangan barang atau penggantian kepada petugas perhitungan.

Barang gudang numpuk, hati-hati salah kirim!

Jangan sampai salah kirim produk ke pembeli karena kelola gudang gak beres! Atur gudang dengan bantuan Ginee!

Baca juga: Laporan Stok Gudang : Pengertian, Contoh Cara Membuat dan Fungsinya

Manfaat & Tujuan Stock Opname Gudang

Selanjutnya Anda mungkin penasaran sebenarnya apa saja fungsi stock opname serta manfaat dan tujuannya. Sehingga, Anda akan semakin merasa membutuhkan untuk melakukan kegiatan stok opname pada bisnis Anda.

Berikut manfaat stok opname bagi perusahaan, yaitu:

  • Meminimalisir kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian stok produk, baik berupa kekurangan atau kelebihan.
  • Membantu perusahaan manufaktur untuk terus memproduksi barang dan tetap menjaga ketersediaan produk agar tidak kosong dan merusak strategi pemasaran.
  • Menindaklanjuti secara cepat jika terjadi kekurangan barang atau hilang, sehingga tidak menimbulkan kekosongan stok produk.
  • Menjadi acuan untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya sehingga bisa mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu.
  • Mengetahui secara pasti lalu lintas atau arus barang yang keluar dan masuk secara pasti dan sistematis.
  • Mengetahui kondisi produk di gudang secara pasti.

Selain itu, tujuan stock opname yang paling utama adalah mengetahui secara pasti dan valid atau tidaknya sebuah catatan pembukuan perusahaan dengan dilakukan stock opname, bisa mengetahui secara pasti jumlah stok aktual yang ada di gudang.

Tapi, tidak sampai disitu saja tujuan dari stock opname. Stock opname bisa digunakan untuk perhitungan kas, aktiva, piutang maupun hutang. Berikut beberapa tujuan dari stock opname, yaitu:

  • Mendapatkan informasi yang benar dan valid atas persediaan produk yang disimpan oleh perusahaan.
  • Alat pembanding persediaan pada tahun berikutnya, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok di kemudian hari.
  • Alat kontrol dan pengawas terhadap produk barang yang disimpan dan digunakan oleh perusahaan.
  • Membantu menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan) yang digunakan untuk menghitung laba dan rugi perusahaan.
  • Menginformasikan kualitas dan kuantitas produk barang yang disimpan sebagai persediaan.

Cara Melakukan Stok Opname Gudang

Tahukah Anda cara stock opname tidak boleh dilakukan asal-asalan. Apa lagi stock opname sangat penting bagi kelancaran bisnis Anda. Nah, ternyata untuk melakukan stock opname yang tertata dan akurat terdapat beberapa cara. Berikut cara melakukan stok opname gudang.

Membuat Jadwal Rutin Stock Opname

Pemilik gudang dapat menentukan stok opname dilakukan setiap sebulan sekali atau bahkan tiga bulan sekali tergantung kebutuhan dari bisnis Anda. Mengapa hal tersebut dilakukan? Alasannya, karena dengan adanya jadwal yang pasti karyawan mempunyai pegangan pasti waktu melakukan perhitungan persediaan barang dan waktu untuk restock barang.

Mempersiapkan Alat Penunjang

Selain membuat jadwal yang rutin untuk stock opname, Anda jangan sampai lupa untuk menyiapkan alat-alat untuk menunjang kegiatan stock opname barang. Anda bisa menyiapkan alat-alat, seperti barcode scanner, buku catatan, stiker, barcode, atau tag. Tentunya hal tersebut agar terhindar dari perhitungan barang yang double jadi pencatatan stock opname gudang lebih akurat.

Membuat Denah Rak Gudang

Ketika Anda menyimpan stok barang di gudang perlu membuat denah rak gudang terlebih dahulu sebagai catatan lokasi penempatan barang di gudang, sehingga memudahkan jika melakukan kegiatan stock opname. Anda bisa membuat denah penyimpanan rak dan membuat penomoran lokasi yang sistematis.

Mempersiapkan Barang di Gudang

Anda bisa meminta tolong kepada karyawan yang ada di gudang untuk menata barang-barang dengan baik. Tujuannya untuk memudahkan dalam melakukan penghitungan pada saat melakukan kegiatan stock opname. Tidak lupa juga untuk menginput data barang sebelum menjalankan stock opname barang karena data tersebut dapat Anda jadikan perbandingan.

Membentuk Tim

Selanjutnya, Anda bisa membentuk tim dengan tugas yang berbeda-beda. Misalnya, Anda membuat tim pertama sebagai tim lapangan yang bertugas untuk menghitung persediaan barang secara manual. Kemudian, tim dua sebagai tim yang bertugas untuk mencocokkan hasil perhitungan dan menginputnya ke data entry.

Penghitungan Stock Opname

Cara terakhir dan utama dalam melakukan stock opname adalah menghitung barang yang ada di lokasi gudang itu sendiri. Perusahaan harus memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait persediaan barang dalam gudang sudah dimasukkan semuanya ke dalam sistem. Hal tersebut bisa dijadikan sebagai contoh stock opname barang.

Jika sudah dimasukkan tanpa terkecuali ke dalam sistem, maka Anda sudah bisa mencetak data pada sistem, penghitungan setiap jumlah barang dalam gudang berdasarkan pedoman yang sudah dicetak sebelumnya. Lakukan dengan sejujur mungkin, misalnya dengan mencatat kondisi riil yang mungkin saja berbeda dengan catatan dalam pedoman.

Setelah semuanya selesai, pastikan tidak ada terjadinya indikasi kecurangan atau kesalahan pencatatan, dan tindakan lebih lanjut perlu diambil untuk menemukan titik kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Agar memudahkan Anda dalam melakukan perhitungan stock opname Anda bisa membuat stok opname excel.

Salah kirim barang, pembeli bisa garang!

Gak mau dapat komplain kan? Makanya, pakai jasa Ginee WMS biar gudang rapi dan gak salah kirim barang ke pembeli!

Waktu Pelaksanaan Stock Opname Gudang

Sebagai bisnis baik skala besar atau kecil harus mengetahui kapan stock opname dilakukan. Tentunya hal ini bisa dilakukan tergantung pelaksanaan operasional bisnisnya. Jika Anda pemilik usaha skala kecil, perhitungan stock opname dapat dilakukan dan diselesaikan dalam sehari saja. Sedangkan, untuk usaha skala besar biasanya bisa memakan waktu selama seminggu, bulanan, maupun tahunan.

Pada pelaksanaannya, stock opname idealnya dilakukan pada di luar dari waktu operasional toko, agar tidak mempengaruhi stok dan tidak ada pergerakan stok yang terjadi. Jadi, Anda bisa melakukan stock opname setelah waktu cut-off time order dalam hari tersebut selesai. 

Oleh karena itu, waktu yang disarankan untuk melakukan perhitungan stock opname adalah sedini dan sesering mungkin. Semakin sering dan teratur waktu pelaksanaan perhitungan stock opname, maka semakin mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian jika terjadi selisih.

Namun demikian, tidak perlu melakukan penghitungan stock opname setiap hari jika memang sumber daya yang dilakukan terlalu besar dan akan memunculkan biaya atau pengeluaran yang lebih besar dibanding dengan kemampuan bisnis yang dimiliki.

Duh, stok gudang berantakan…

Eits, jangan ngeluh lagi! Sekarang, ada Ginee WMS (Warehouse Management System) yang bakalan bantu kamu manajemen gudang mulai dari ngurusin stok, multi gudang, hingga logistik.

Baca juga: Pentingnya Memahami Cara Membuat Sistem Stok Barang Gudang Toko Anda

Stock Opname Mudah? Pakai Ginee WMS

Apakah Anda sudah tahu contoh stock opname gudang bisa dilakukan dengan mudah. Anda bisa menggunakan fitur dari Ginee Indonesia untuk menjadi solusi atur stock opname. 

Ginee hadir dengan fitur Ginee WMS yang bisa membuat Anda tidak perlu repot mengatur lokasi penyimpanan barang, mengelola distribusi, mengatur jumlah stok, dan lain sebagainya. Terlebih cara menggunakan Ginee WMS juga sangat mudah dan cepat, lho! 

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar di Ginee sekarang! Tersedia berbagai fitur lengkap yang terhubung dengan mudah, lho! Jika Anda tertarik bergabung, Ginee memberikan fitur yang banyak dan rasakan beragam kemudahan dalam berbisnis.

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? Say no worry, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu dashboard!

Fitur Ginee beragam, mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

  1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
    • Update secara otomatis pesanan dan stok
    • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
    • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
  2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
    • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
    • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
    • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
Ayo Daftar Ginee Sekarang!

Kamu bisa tingkatkan penjualan, menghemat biaya dan waktu hanya dengan Ginee!