Apa itu Stock Opname? Di sini Penjelasan Paling Lengkap!

Stock opname adalah sebuah kegiatan yang penting dalam dunia bisnis. Hal ini karena stock opname berhubungan dengan ketersediaan fisik produk dagangan di gudang. Selain itu, stock opname juga berguna untuk membantu perusahaan dalam merencanakan pembelian stok barang untuk waktu yang akan datang.

Namun, menentukan stock opname bukan perkara yang mudah dan cukup menyita banyak waktu karena Anda perlu melakukan pemeriksaan dan perhitungan yang rinci dan menyeluruh agar tidak ada data yang terlewat. Jika pencatatan dan perhitungan salah, tentu akan berdampak terhadap proses aktivitas di gudang. 

Baca juga: 3 Cara Stock Opname Gudang Step by Step Paling Lengkap!

Oleh karena itu, Anda perlu melakukan stock opname secara rutin demi mencegah selisih stok barang. Jika Anda sedang menjalankan bisnis tetapi tidak tahu apa itu stock opname dan manfaatnya untuk bisnis, jangan khawatir, di dalam artikel ini akan dibahas mulai dari pengertian stock opname, manfaatnya untuk bisnis, hingga cara menerapkannya sebagai acuan untuk pengelolaan stok opname barang Anda. Yuk, simak artikelnya berikut ini! 

Pengertian Stock Opname

Stock opname artinya adalah suatu kegiatan berupa pencatatan atau perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual kepada konsumen. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia di gudang sesuai dengan pencatatan. Jika jumlah barang tidak sesuai, tentu akan mengganggu jalannya sistem pergudangan.

Karena berhubungan erat dengan perhitungan persediaan barang, maka kegiatan ini memang cukup menyita waktu dan diperlukan ketelitian untuk memeriksa dan menghitung jumlah keseluruhan barang di gudang agar sesuai, sehingga tidak terjadi selisih stok barang. 

Lalu siapa yang ditugaskan untuk melakukan stock opname? Idealnya, stock opname dilakukan oleh petugas audit yang bukan bagian dari personel pencatat persediaan internal perusahaan. Dengan demikian, diharapkan hasil penghitungan yang didapat akan lebih independen serta akurat tanpa ada campur tangan kepentingan apapun.

Baca juga: 5 Penyebab Selisih Stock Opname dan Solusi Jitu Mengatasinya

Bayangkan, jika seorang staff perlu mengambil sebuah barang untuk konsumen, namun ternyata barang tersebut sudah tidak ada lagi karena kesalahan pencatatan. Hal tersebut tentu saja tidak akan hanya berdampak terhadap aktivitas pergudangan, tetapi juga pada kepuasan pelanggan karena perusahaan tidak berhasil memenuhi permintaan para konsumen dengan baik. 

Jika manajemen proses stock opname berjalan baik, tentu akan mempermudah tim yang melakukan stock opname untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persedian.

Berapa lama proses stock opname? Biasanya, stock opname inventaris dalam sebuah bisnis memang cukup memakan waktu, yakni sekitar 2-5 jam. Namun, lama waktu dari proses stock opname ini dapat bervariasi tergantung dari besarnya jumlah inventaris yang Anda miliki. Semakin besar jumlah inventaris yang ada, maka waktu yang diperlukan akan semakin lama.

Apa Tujuan Stock Opname?

Tujuan dari stock opname adalah untuk memberikan informasi mengenai kebenaran catatan dalam pembukuan dari perusahaan, atau yang diketahui sebagai salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI).

Selain itu, untuk beberapa perusahaan, stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas. Seperti yang juga sudah disinggung sebelumnya, petugas yang akan melakukan stock opname biasanya adalah petugas audit, sehingga dilakukan secara mandiri agar keakuratan dari hasil stock opname lebih tinggi.

Manfaat dan Tujuan Stock Opname Gudang

Selanjutnya Anda mungkin penasaran sebenarnya apa saja fungsi stock opname serta manfaat dan tujuannya. Sehingga, Anda akan semakin merasa membutuhkan untuk melakukan kegiatan stock opname pada bisnis Anda.

Berikut 6 manfaat stock opname bagi perusahaan, yaitu:

1. Meminimalisir kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian stok produk, baik berupa kekurangan atau kelebihan.
2. Membantu perusahaan manufaktur untuk terus memproduksi barang dan tetap menjaga ketersediaan produk agar tidak kosong dan merusak strategi pemasaran.
3. Menindaklanjuti secara cepat jika terjadi kekurangan barang atau hilang, sehingga tidak menimbulkan kekosongan stok produk.
4. Menjadi acuan untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya sehingga bisa mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu.
5. Mengetahui secara pasti lalu lintas atau arus barang yang keluar dan masuk secara pasti dan sistematis.
6. Mengetahui kondisi produk di gudang secara pasti.

Selain itu, tujuan stock opname yang paling utama adalah mengetahui secara pasti dan valid atau tidaknya sebuah catatan pembukuan perusahaan dengan dilakukan stock opname, bisa mengetahui secara pasti jumlah stok aktual yang ada di gudang.

Tapi, tidak sampai disitu saja tujuan dari stock opname. Stock opname bisa digunakan untuk perhitungan kas, aktiva, piutang maupun hutang. Berikut 5 tujuan dari stock opname, yaitu:

1. Mendapatkan informasi yang benar dan valid atas persediaan produk yang disimpan oleh perusahaan.
2. Alat pembanding persediaan pada tahun berikutnya, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok di kemudian hari.
3. Alat kontrol dan pengawas terhadap produk barang yang disimpan dan digunakan oleh perusahaan.
4. Membantu menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan) yang digunakan untuk menghitung laba dan rugi perusahaan.
5. Menginformasikan kualitas dan kuantitas produk barang yang disimpan sebagai persediaan.

Kenapa Harus Melakukan Stock Opname Secara Rutin?

Contoh stock opname yang baik adalah stock opname yang mampu memberikan informasi kepada pemilik bisnis mengenai persediaan barang secara akurat. Untuk itu, diperlukan perhitungan secara berkala agar hasil yang diperoleh sesuai. Terdapat beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menerapkan stock opname barang untuk bisnis Anda. di antaranya:

1. Menjaga Ketersediaan Barang

Salah satu manfaat melakukan stock opname secara rutin adalah untuk menjaga ketersediaan barang. Jika stock opname dilakukan secara rutin, tentu akan membuat hasil pencatatan dan perhitungan barang menjadi akurat, dan tentunya akan mencegah gudang kehabisan atau kelebihan persediaan barang yang dapat mengganggu jalanya sistem pergudangan. 

Jadi, pastikan untuk selalu melakukan stock opname secara rutin agar pengelolaan gudang berjalan lebih optimal dan hasil yang diperoleh pun juga akan jauh lebih akurat.

2. Menganalisis Ketersediaan Barang

Stock opname bermanfaat untuk menganalisis ketersediaan barang di gudang. Misalnya, jika stok produk A telah menipis dan permintaan masih cukup banyak, Anda bisa menggunakan data tersebut sebagai acuan dalam membeli produk baru untuk persediaan di gudang. Begitu pula jika terdapat stok produk yang melimpah di gudang, tandanya Anda perlu untuk melakukan promosi yang lebih lagi agar produk Anda dapat terjual.

3. Mengontrol Kualitas Produk

Jika Anda melakukan stock opname secara rutin, maka sudah pasti Anda akan lebih mudah mengontrol kualitas produk Anda. Anda dapat memastikan kualitas barang dan persediaan barang secara akurat, sehingga proses pengelolaan gudang akan menjadi jauh lebih efisien.

4. Monitor Pergerakan Stok di Berbagai Outlet

Bagi Anda yang menjalankan bisnis ritel, stock opname dapat bermanfaat untuk membantu Anda dalam mengontrol pergerakan stok di berbagai outlet yang Anda miliki. Hal ini berguna untuk membantu pemilik bisnis untuk dapat terus mengawasi dan memperbarui stok jika stok barang telah habis. Sehingga, bisnis Anda dapat terus memenuhi permintaan pelanggan.

5. Mengetahui Jika Terdapat Barang yang Hilang

Manfaat lainnya yang bisa Anda dapat dari melakukan stock opname barang dengan rutin adalah untuk membantu Anda dalam memantau jumlah persediaan barang didalam gudang. Sehingga, Anda bisa mengetahui jika terdapat barang yang hilang. 

Jika pencatatan atau stock opname yang Anda lakukan baik, tentu akan mempermudah Anda untuk mengontrol ketersediaan barang dan mengetahui jika terdapat barang yang hilang dari gudang. Sehingga, kerugian akibat barang dicuri atau hilang dapat dihindari.

Dokumen yang Diperlukan dalam Stock Opname

Apa saja dokumen stock opname? Berikut adalah 5 dokumen yang perlu Anda siapkan:

1. Kartu Barang atau Kartu Persediaan

Informasi yang diberikan oleh dokumen ini adalah pergerakan suatu barang sejenis. Dokumen jenis ini akan Anda perlukan pada saat Anda ingin melihat aktivitas suatu barang tertentu dengan mudah.

2. Bukti Barang Masuk

Dokumen ini berisi informasi tentang supplier penyedia dari sebuah barang, harga awal dan atribut-atribut barang lainnya. Dokumen ini diperlukan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.

3. Bukti Barang Keluar

Berbeda dengan bukti barang masuk, dokumen ini berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana suatu barang yang Anda miliki telah berpindah tangan.

4. Bukti Keluar Masuk Barang

Dokumen ini akan memungkinkan Anda melihat data pencatatan barang yang masuk atau keluar secara lengkap dan sekaligus dibandingkan dua dokumen sebelumnya.

5. Kartu Count Tag

Dokumen ini akan Anda perlukan tepat saat pelaksanaan stock opname. Dokumen ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang, dan auditor.

Kapan Harus Melakukan Stock Opname ?

Umumnya, stock opname dilakukan setiap akhir tahun atau tergantung pada kebijakan perusahaan. Perusahaan akan menentukan periode yang tepat untuk melakukan stock opname, hal tersebut juga disesuaikan dengan kemampuan perusahaan dalam melakukannya.

Bila Anda ingin menekan risiko selisih dari stok, Anda dapat melakukan stock opname di setiap awal bulan, dengan tujuan perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari akar analisis perhitungannya.

Permasalahan Umum Ketika Melakukan Stock Opname

1. Satuan yang Tidak Konsisten

Penerapan satuan unit seringkali tidak konsisten antara satu barang dengan yang lainnya. Oleh karenanya, Anda perlu membuat kebijakan yang menyeragamkan satuan unit agar konsisten. Hal ini dilakukan untuk menyeragamkan hasil dan juga proses stock opname. Dengan demikian, proses yang dilakukan akan lebih mudah, hasil juga akan lebih akurat.

2. Sistem yang Belum Terintegrasi

Masih banyak perusahaan yang belum menggunakan sistem manajemen gudang yang terintegrasi, salah satunya adalah Ginee WMS sebagai yang terbaik di Indonesia. Dengan demikian, proses stock opname yang dilakukan akan jauh lebih cepat.

3. Banyak Lokasi Stock Opname

Keberadaan stok barang dari perusahaan Anda dapat tersebar ke berbagai gudang atau tempat. Dengan demikian, pergerakan barang yang cepat juga menjadikan proses stock opname menjadi lebih sulit dilakukan.

4. Penggabungan Data

Data hasil stock opname dari masing-masing unit atau lokasi harus dijadikan satu dan direkap. Dengan berbagai masalah sebelumnya, hal-hal tersebut dapat menyebabkan ketidak akuratan dari hasil stock opname itu sendiri ketika semuanya sudah direkap.

Jadi, Seberapa Penting untuk Melakukan Stock Opname?

Setelah semua penjelasan lengkap di atas tadi, Anda mungkin memiliki satu pertanyaan terakhir terkait apa yang terjadi jika stock opname tidak Anda lakukan? Sepenting apa stock opname? Jika perusahaan Anda tidak melakukan stock opname, maka Anda tidak akan dapat membandingkan nilai persediaan sekarang dengan persediaan di periode sebelumnya. Dengan demikian, akan sulit untuk mengetahui apakah bisnis Anda benar-benar berkembang.

Ginee WMS: Bantu Kelola Stock Opname Barang Bisnis Anda!

Dalam mengelola sebuah bisnis, penting untuk mengawasi persediaan barang di gudang dengan ketersediaan barang pada pencatatan atau stock opname. Sebab, jika tidak dikelola dengan baik, tentu dapat menyebabkan perbedaan stok antar barang fisik dengan barang yang tercatat pada sistem.

Jika Anda mengalami kesulitan dalam mengelola stock opname, maka Anda tidak perlu khawatir karena Ginee Indonesia memiliki solusi yang tepat untuk Anda! Ginee memiliki fitur Ginee WMS yang dapat mengatasi segala permasalahan aktivitas pergudangan Anda dengan efektif. Anda tidak perlu lagi repot melakukan stock opname secara manual karena Ginee bisa mengelolanya secara otomatis untuk Anda.

Ginee WMS juga memiliki berbagai macam fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas gudang Anda, seperti manajemen pesanan, mengecek ketersediaan stok, proses pengambilan barang hingga pengiriman kepada konsumen dengan cepat dan mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, coba Ginee WMS sekarang juga!