Pengelolaan gudang harus dilakukan dengan memperhatikan banyak aspek. Mulai dari aktivitasnya, hingga administrasi yang terjadi dalam gudang. Salah satu langkah yang penting dan harus dilakukan dalam gudang agar pengelolaan stok gudang berjalan lancar adalah dengan membuat catatan stok barang.
Setiap gudang pasti memiliki dokumen administrasinya masing-masing. Semua dokumen administrasi tersebut disimpan dengan baik agar tidak ada kesalahan dalam pelaksanaan dan pencatatan segala aktivitas dalam gudang. Hal yang sama juga harus dilakukan agar stok terkelola dengan baik dengan cara membuat catatan stok barang.
Untuk Anda yang memiliki gudang namun belum tahu apa itu catatan stok barang dan mengapa perlu membuat catatan stok barang untuk gudang Anda, maka Anda berada di halaman artikel yang tepat.
Dalam artikel ini akan dibahas mengenai pengertian stok barang dan pencatatan stok barang, pentingnya pencatatan stok barang dan memahami cara melakukannya, serta kapan waktu terbaik untuk melakukan kontrol stok barang gudang Anda. Ingin tahu lebih lanjut? Ikuti terus artikel ini!
Baca juga: 5 Pentingnya Manajemen Gudang, Anti Repot Kelola Banyak Barang
Pengertian Stok Barang
Sebuah perusahaan penyedia barang sangat bergantung dengan adanya stok barang. Lalu, apa arti dari stok barang itu sendiri? Stok barang adalah persediaan barang atau barang yang disimpan dalam gudang untuk kemudian dijual atau digunakan pada waktu-waktu tertentu. Contoh stok barang bisa ditemukan di lingkungan sekitar, seperti stok makanan di gudang minimarket, stok baju di gudang toko baju, dan lain sebagainya.
Karena stok barang memegang peran penting dalam berjalannya sebuah bisnis, maka pengelolaannya pun perlu diperhatikan, seperti dengan melakukan pengecekan secara berkala agar tidak ada barang yang kualitasnya menurun, dan melakukan maintenance agar barang terjaga kualitasnya.
Pengertian Pencatatan Stok Barang
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, stok barang perlu untuk diperhatikan agar bisnis juga berjalan dengan lancar. Salah satu cara untuk mengelola stok barang dengan baik adalah dengan membuat catatan stok barang. Catatan stok barang adalah laporan atau dokumen yang dibuat untuk mendata jumlah stok barang yang ada di gudang.
Cara mencatat stok barang secara manual biasanya berbeda di setiap perusahaan. Jika Anda baru ingin mulai membuat catatan stok barang untuk gudang Anda, banyak website di internet yang membagikan template contoh stok barang manual maupun contoh laporan stok barang gudang excel yang bisa Anda gunakan sebagai patokan.
Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi pencatatan stok barang atau aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar yang sudah terintegrasi dengan Warehouse Management System atau WMS, seperti Ginee WMS, untuk mempermudah pengelolaan gudang Anda.
Biasanya, catatan stok barang dilakukan setelah proses stock opname. Stock opname gudang adalah proses penghitungan jumlah stok barang yang ada di gudang agar sesuai dengan yang sudah didata. Contoh pencatatan stok barang yang baik akan membuat gudang terhindar dari permasalahan saat stock opname, seperti munculnya selisih stock opname, dan juga akan membantu memperlancar proses keluar masuk barang.
Pengertian barang masuk dan keluar adalah ketika stok dalam gudang dikeluarkan untuk dijual atau ditransfer ke gudang lain, dan juga ketika ada stok baru yang masuk dimana penerimaan barang di gudang juga perlu diperhatikan.
Pentingnya Melakukan Pencatatan Stok Barang
Pencatatan stok barang disebut sebagai aspek penting dalam gudang karena manfaat yang dibawanya. Ini dia beberapa manfaat yang akan Anda rasakan setelah mulai menerapkan pencatatan stok barang!
Mempermudah dalam Mencocokkan Jumlah Barang
Manfaat pertama yang bisa Anda rasakan setelah membuat pencatatan barang adalah mempermudah mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dan yang sudah didata. Dengan begitu, Anda bisa dengan mudah mengetahui jika ada barang yang kurang atau hilang karena jumlah stok nyata tidak sesuai dengan yang berada dalam catatan stok.
Menghindari Masalah Selisih Stock Opname
Manfaat mencatat stok barang selanjutnya adalah menghindarkan Anda dari adanya selisih stock opname. Pencatatan stok barang merupakan cara mengatasi selisih stock opname, karena dengan pencatatan stok barang yang akurat, perhitungan stock opname juga bisa berjalan dengan lebih lancar, sehingga terjadinya selisih antara stok nyata dengan yang dicatat bisa diminimalisir.
Meminimalisir Kesalahan
Memanfaatkan catatan stok barang juga akan membantu Anda terhindar dari masalah yang sering terjadi di gudang, salah satunya adalah kesalahan meletakkan barang. Hal tersebut karena catatan stok barang bisa Anda jadikan sebagai patokan, sehingga apabila jumlah stok nyata ternyata lebih atau kurang, bisa disimpulkan bahwa ada kesalahan dalam peletakan barang yang bisa langsung diketahui melalui catatan stok barang.
Mempercepat Pengambilan Keputusan
Catatan stok barang bisa membantu Anda dalam mengambil keputusan dengan lebih cepat. Maksudnya, jika Anda menemukan barang yang hilang atau rusak, Anda bisa langsung mengambil keputusan untuk membuang atau mencari barang yang hilang, dikarenakan jumlah stok yang tidak sesuai dengan yang terdapat dalam data. Aktivitas gudang pun tidak perlu terhambat dan bisa tetap berjalan lancar.
Meningkatkan Efisiensi Gudang
Pencatatan stok barang juga akan membantu Anda dalam meningkatkan efektivitas gudang Anda, karena Anda tidak perlu lagi menghitung stok barang setiap dibutuhkan dan hanya tinggal melihat catatan stok barang saja. Apalagi jika pencatatan stok Anda menggunakan sistem barcode gudang yang juga akan memudahkan Anda dalam mengontrol keluar masuk barang gudang.
Pentingnya Memahami Cara Mengelola Stok Barang
Selain mencatat stok barang, Anda dan staff gudang Anda juga perlu memahami cara mengelola stok barang dengan baik. Menerapkan sistem pergudangan yang baik merupakan langkah besar untuk meningkatkan pengelolaan gudang. Alasan mengapa Anda perlu tahu cara mengelola gudang dengan baik adalah agar bisnis Anda juga bisa berjalan dengan baik.
Dengan mengetahui cara mengelola gudang Anda dengan baik, artinya Anda juga mengerti kebutuhan gudang Anda sendiri, sehingga pengambilan keputusan di masa depan akan berjalan dengan lebih baik. Selain itu, Anda juga akan lebih mudah mengalokasikan dana bisnis yang dibutuhkan gudang Anda jika Anda tahu cara mengelolanya dengan baik. Bisnis pun bisa berjalan lancar dan termaksimalkan.
Baca juga: Strategi Mengelola Stok Barang di Gudang Penyimpanan
Kapan Perlu Mengontrol Stok Barang?
Pengontrolan stok barang dapat dilakukan dalam kurun waktu tertentu, tergantung dari kebijakan perusahaan. Namun, ada waktu-waktu tertentu dimana Anda harus melakukan pengontrolan stok barang, seperti saat barang akan dikeluarkan atau dimasukkan, dan saat akan dilakukan stock opname.
Ketika barang akan dikeluarkan atau dimasukkan, penting bagi Anda untuk melakukan kontrol stok barang untuk memastikan apakah stok dalam gudang Anda memang sudah menipis dan butuh dilakukan restock, atau jika stok barang gudang Anda sudah harus dijual ke pembeli.
Sedangkan untuk stock opname, pengontrolan stok barang penting dilakukan sebelum stock opname agar prosesnya dapat berjalan dengan lebih lancar dan meminimalisir masalah, seperti terjadinya selisih antara stock nyata dan stock dalam catatan stok barang gudang.
Buat Catatan Stok Barang Lebih Mudah Pakai Ginee WMS!
Membuat catatan stok barang memang bukanlah hal mudah, apalagi jika Anda baru memiliki sebuah gudang. Namun, kini Anda bisa melakukannya dengan lebih praktis dan efisien menggunakan Ginee WMS!
Ginee WMS adalah software pergudangan berbasis WMS yang akan membantu pengelolaan gudang Anda, termasuk dalam membuat catatan stok barang. Tidak sampai di situ, Ginee WMS juga bisa membantu Anda dalam mengelola stok, mengontrol keluar masuk barang, hingga melacak pengiriman barang gudang Anda. Tunggu apa lagi? Yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!
