Proses keluar masuk barang dalam gudang biasa disebut sebagai proses inbound dan outbound. Kedua proses tersebut memiliki komponen penting untuk mendukung kelancarannya. Dalam proses inbound sendiri, purchase order merupakan salah satu sekaligus sumber utama untuk mendukung berjalannya proses tersebut.

Proses inbound adalah proses masuknya barang ke dalam gudang, dimana proses ini bukan hanya meliputi soal penerimaan barang, namun juga cara penyimpanan barang di gudang. Sumber utama proses inbound gudang ada 3, yaitu purchase order atau PO, transfer masuk atau mutasi barang, dan retur pembelian. Purchase order merupakan sumber utama proses inbound jika dibandingkan 2 sumber lainnya.

Jika Anda memiliki gudang dan sering melakukan proses penerimaan barang di gudang, namun belum tahu apa itu Purchase Order, Anda tidak perlu khawatir! Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai apa itu purchase order, fungsi, komponen, contoh, hingga hal yang harus diperhatikan ketika Anda membuat purchase order. Yuk, baca selengkapnya di bawah ini!

Baca juga: 5 Hal Penting dalam Proses Inbound Warehouse, Wajib Tahu!

Salah kirim barang, pembeli bisa garang!

Gak mau dapat komplain kan? Makanya, pakai jasa Ginee WMS biar gudang rapi dan gak salah kirim barang ke pembeli!

Pengertian Purchase Order

Apabila diartikan secara harfiah, purchase adalah pembelian atau membeli, sementara order adalah pemesanan atau memesan, sehingga jika disatukan, arti purchase order adalah pembelian pesanan. Sementara itu, pengertian purchase order yang sebenarnya adalah sebuah dokumen yang dibuat untuk merujuk pada barang-barang apa yang ingin dibeli dan ditujukan kepada penjual.

Dengan kata lain, purchase order PO adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai kontrak antara pembeli dan penjual yang menunjukkan kesepakatan atas pembelian suatu barang. Biasanya, dalam sebuah purchase order memuat informasi mengenai jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor PO atau tanggal dibuatnya, agar proses pembelian dapat berjalan sesuai yang diinginkan dan tidak ada kesalahan di dalamnya.

Fungsi Purchase Order

Sebagai sumber utama proses inbound dalam sistem pergudangan, purchase order memiliki beberapa fungsi yang penting. Ini dia beberapa fungsi purchase order yang perlu Anda ketahui!

Sebagai Bukti Pemesanan Barang yang Sah

Fungsi pertama dari purchase order adalah sebagai bukti pembelian barang yang sah. Jika Anda memiliki purchase order untuk Anda serahkan ke pihak supplier, atau malah Anda yang mendapatkan purchase order dari pembeli untuk membeli produk Anda, maka purchase order tersebut adalah sebuah komitmen pembelian yang sah yang harus Anda tepati.

Selain untuk menunjukkan komitmen kerja sama yang sah, purchase order sebagai bukti pembelian yang sah juga berperan sebagai dokumen sah yang bisa Anda gunakan untuk menunjukkan bahwa perusahaan Anda melakukan pembelian barang dengan langkah yang benar kepada auditor, bank (kreditur), dan lembaga perpajakan.

Menghindari Kesalahan Pembelian

Fungsi purchase order lainnya adalah sebagai komponen yang membantu Anda terhindar dari kesalahan pengiriman. Hal tersebut karena purchase order memuat dengan detail pesanan yang Anda buat atau terima.

Baik sebagai penjual atau pembeli, purchase order akan membantu Anda dalam mengetahui detail pesanan sehingga sebagai penjual, Anda tidak akan melakukan kesalahan seperti salah mengirim barang atau salah tanggal kirim, dan sebagai pembeli, Anda bisa tahu apakah supplier Anda melakukan kesalahan pengiriman barang atau tidak.

Detail harga yang dicantumkan dalam purchase order juga bisa membantu Anda menghindari perbedaan harga yang ditagih supplier saat Anda membeli sebuah barang. Jika ada perbedaan harga dari supplier, Anda bisa mengacu pada purchase order untuk menunjukkan harga yang sudah Anda dan supplier sepakati sebelumnya.

Sebagai Dokumen Penting Perusahaan

Fungsi terakhir purchase order adalah sebagai dokumen penting perusahaan Anda. Purchase order dapat memudahkan bagian keuangan untuk menyiapkan dana secara detail pada saat Anda ingin membeli barang dari supplier. Jika barang sudah datang, maka proses inbound pun bisa dilakukan dengan lebih mudah menggunakan nomor purchase order yang sudah dirilis sebelumnya, sehingga pendataan barang masuk pun menjadi lebih akurat.

Barang gudang numpuk, hati-hati salah kirim!

Jangan sampai salah kirim produk ke pembeli karena kelola gudang gak beres! Atur gudang dengan bantuan Ginee!

Komponen Purchase Order

Purchase order formatnya memang berbeda-beda, tergantung keputusan perusahaan. Namun, ada beberapa komponen penting yang harus ada dalam tabel purchase order yang Anda buat atau dapatkan, yaitu:

  • Nama produk yang dipesan. 
  • Kuantitas setiap produk yang dipesan.
  • Harga setiap unit produk yang dipesan. 
  • Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas produk yang dipesan.
  • Pajak Pertambahan Nilai (PPN). 
  • Nomor PO.
  • Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
  • Kolom otorisasi.

Contoh Purchase Order

Membuat purchase order bisa menjadi hal yang membingungkan jika Anda baru pertama kali melakukannya. Jika Anda ingin mendapatkan purchase order contoh yang bisa Anda jadikan patokan, kini sudah banyak website di internet yang menyediakan contoh purchase order yang dibuat di Excel dan bisa Anda gunakan sebebasnya. 

Anda bisa download contoh purchase order Excel di internet yang bisa berupa contoh PO simple ataupun mendetail, sesuai kebutuhan Anda.

Baca juga: Cara Membuat Purchase Order Akurat beserta Contoh Real

Hal yang Harus Diperhatikan Ketika Membuat Purchase Order

Dalam membuat purchase order, Anda tidak bisa sembarangan melakukannya, karena ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan. Apa saja? Simak berikut ini!

Sebutkan Identitas Perusahaan dengan Jelas

Sebagai seorang pembeli yang ingin membeli barang dari supplier, dalam mengajukan purchase order, Anda harus menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas. Hal tersebut bertujuan agar supplier tidak bingung siapa yang memesan dan tahu harus menghubungi siapa. Selain itu, pihak supplier juga bisa lebih mudah menemukan alamat yang dituju jika Anda menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas.

Selain mencantumkan identitas perusahaan Anda, Anda juga harus mencantumkan identitas perusahaan supplier yang Anda tuju dengan jelas pula. Hal tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman antara Anda dan supplier, sehingga proses pembelian barang dapat berjalan dengan lancar.

Cantumkan Detail Pesanan Anda dengan Jelas

Ketika menyusun daftar produk apa saja yang ingin Anda beli, Anda harus mencantumkan detailnya sejelas mungkin. Anda bisa membuatnya dalam bentuk tabel agar lebih jelas, dimana tabel tersebut berisi informasi produk, seperti merek, nama barang, jumlah, harga, dan informasi lain yang Anda rasa penting untuk dimasukkan. 

Langkah tersebut akan memudahkan pihak supplier dalam memenuhi pesanan Anda, sehingga nanti tidak akan ada kesalahan yang terjadi.

Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan detail terkait pesanan Anda, seperti metode pengiriman barang, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lainnya, guna mempermudah supplier dalam mengirimkan pesanan Anda, sehingga tidak akan ada barang yang rusak dan semua pesanan sampai dengan selamat.

Cantumkan Nomor PO

Hal penting terakhir yang perlu Anda lakukan adalah membuat nomor PO untuk setiap purchase order yang Anda keluarkan. Membuat nomor PO akan memudahkan Anda dan pihak supplier dalam pelacakan pengiriman barang Anda, sehingga tidak akan ada kesalahan yang terjadi dalam pengiriman.

Proses Inbound Jadi Lebih Lancar Pakai Ginee WMS

Selain menggunakan purchase order, Anda juga bisa memperlancar proses inbound gudang Anda menggunakan software WMS. Anda ingin mencobanya, tapi bingung memilih software yang tepat untuk Anda? Ginee WMS adalah solusi jawaban untuk Anda!

Dengan Ginee WMS, Anda bisa lebih mudah mengontrol pergerakan barang gudang Anda, termasuk memperlancar proses outbound dan inbound Anda. Bukan hanya itu, Ginee WMS juga bisa membantu Anda dalam pengelolaan stok, tata letak gudang, bahkan pelacakan barang yang Anda kirim ke pembeli. Menarik, bukan? Yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!

Duh, stok gudang berantakan…

Eits, jangan ngeluh lagi! Sekarang, ada Ginee WMS (Warehouse Management System) yang bakalan bantu kamu manajemen gudang mulai dari ngurusin stok, multi gudang, hingga logistik.