Guides

Cara Membuat Purchase Order Akurat beserta Contoh Real

Baru memulai bisnis? Selain harus menguasai teknik marketing, Anda juga perlu, lho, untuk mengetahui pengertian, fungsi, hingga cara membuat purchase order dengan contohnya. Meskipun terlihat sederhana, namun purchase order merupakan salah satu komponen penting dalam menjalankan usaha.

Bagi Anda yang masih bingung tentang sistem Purchase Order, jangan khawatir karena Anda telah membuka artikel yang tepat. Ayo simak cara membuat purchase order akurat beserta dengan contoh real dalam pembahasan artikel ini.

Omnichannel dengan Sistem All-in-One

Memaksimalkan efisiensi bisnis dan ciptakan pengalaman personal untuk pelanggan dari beragam Multi-channel dalam penjualan Online dan Offline.

Apa yang Dimaksud dengan Purchase Order?

Sebelum memulai lebih jauh, terlebih dahulu kenali apa itu Purchase Order dan apa fungsi utama dari Purchase Order? Purchase Order atau PO adalah dokumen atau surat yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok.

Dalam dokumen PO akan tercantum jenis barang, kuantitas atau jumlah barang, harga barang, dan juga nomor PO dan/atau tanggal. Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak rincian yang disertakan karena akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Pihak pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian kepada penjual secara jelas agar terhindar dari kesalahan ketika PO diterima dan diproses penjual. Ketika penjual / vendor / pemasok menerima PO, kedua belah pihak akan dibuatkan kontrak berdasarkan hukum yang sifatnya mengikat.

Membuat pesanan barang melalui pemasok dengan menggunakan PO mungkin bukanlah hal yang sulit bagi sebagian orang apalagi yang sudah terbiasa dan sering membuat PO. Namun bagi yang belum memahami fungsi dari purchase order memilih untuk melewati proses ini karena terlalu rumit. Maka dari itu, Anda perlu memahami bahwa fungsi purchase order adalah:

Untuk Menghindari Double Order

Form purchase order yang benar membantu perusahaan untuk mendata dan melacak produk apa saja yang telah dipesan dan siapa yang memesan produk tersebut. Purchase order juga membantu perusahaan dalam cross-check faktur untuk penagihan ketika terdapat jumlah order oleh pemesan barang yang sama.

Baca juga: Apa Itu Faktur Penjualan? Apa Pula Fungsinya bagi Bisnis?

Untuk Melacak Pesanan yang Masuk

Purchase order yang benar dan terorganisir juga membantu bagian inventory dalam menyederhanakan proses pencatatan dan pengiriman barang.

Sebagai Dokumen Hukum

Seperti yang telah disebutkan di awal, ketika vendor / pemasok menerima purchase order dari pembeli, akan terbentuk kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum. Apabila di kemudian hari terdapat perselisihan atau sengketa terkait transaksi, purchase order dapat menjadi dokumen penting untuk menyelesaikan sengketa.

Nah, sekarang Anda sudah tahu kan kalau purchase order merupakan salah satu elemen penting yang tidak boleh dilewatkan dalam proses melakukan pemesanan barang? Selanjutnya akan dibahas bagaimana cara membuat PO namun sebelum itu, simak dulu pembahasan di bawah ini yang tidak kalah pentingnya.

Perbedaan PO dengan Purchase Requisition (PR)

Selain purchase order, tahukah Anda jika dalam pendataan masih ada elemen yang dinamakan purchase requisition? Meskipun sama-sama merupakan elemen dalam mendokumentasikan aktivitas pemesanan, namun keduanya memiliki perbedaan dalam tingkat persetujuan.

Dalam PR atau purchase requisition, yang dicatat atau didokumentasikan hanyalah list barang-barang pesanan dari pembeli. Sedangkan purchase order hanya dapat dibuat ketika perusahaan atau pengusaha sebagai pihak pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Sederhananya, PO hanya dapat dibuat dan diterbitkan ketika PR telah disetujui oleh manajemen dan department akuntansi dari sebuah perusahaan. Prosesnya adalah, setelah menerima dokumen PR, bagian manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan ketersediaan barang yang tertera dalam list PR.

Setelah pemasok mengkonfirmasi ketersediaan barang, saat itulah PO baru akan dibuat dan ditAndatangani. Tujuan adanya sistem pencatatan seperti ini adalah untuk menghindari pembatalan pesanan dari pemasok.

Apa Itu Nomor Purchase Order?

Nomor purchase order merupakan serangkaian nomor seri unik yang fungsinya sangat penting karena membantu dalam pelacakan dan penelusuran ketika terjadi kesalahan ataupun kekeliruan saat menerima barang pesanan.

Selain untuk menelusuri kekeliruan yang terjadi saat penerimaan barang pesanan, nomor PO juga dapat membantu dalam urusan penagihan dan pelunasan tagihan atas pesanan yang terjadi.

Apa Saja yang Harus Ada dalam Purchase Order Selain Nomor?

Bagi Anda yang masih mencetak PO secara manual, selain nomor purchase order, masih ada beberapa elemen yang tidak kalah pentingnya dan harus tercetak dalam lembar purchase order. Elemen yang dimaksud adalah:

Header

Header atau kop surat harus mencantumkan detail yang dibuat serinci mungkin. Isi dari header seperti nama perusahaan, alamat jalan, hingga nomor telepon.

Ship To

Kolom ini digunakan untuk mengisi nama lengkap perusahaan / toko penerima. Pastikan Anda mengisi alamat yang tepat dan rinci berikut dengan alamat lengkap dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Order

Kolom ini berisi nama barang, jenis barang, jumlah pesanan, dan harga barang yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Summary

Merupakan jumlah total hitungan harga dari semua produk yang dipesan, berikut rincian lainnya seperti pajak, diskon, biaya lainnya.

Repot Atur Online Shop?

Ginee solusinya! Join Ginee bisa dapat promo terbaru. Yuk, segera tingkatkan omzet!

Langkah-Langkah Membuat Purchase Order

Setelah mengetahui definisi purchase order dan fungsinya bagi kemudahan pencatatan / dokumentasi, selanjutnya yang perlu Anda ketahui adalah langkah-langkah dalam pembuatan purchase order. Beberapa langkah / alur pembuatan purchase order yang umum adalah sebagai berikut:

Melakukan Pencatatan Barang yang Habis

Sebelum membuat PO, biasanya pemilik perusahaan / toko akan melakukan pendataan dan pencatatan barang-barang apa saja yang sudah habis dan perlu dibeli. Proses ini juga dikenal dengan proses pembuatan PR atau purchase requisition yang telah dibahas pada poin sebelumnya.

Setelah membuat PR, bagian manajemen akan menghubungi pihak vendor / pemasok untuk meminta pihak vendor / pemasok untuk menyediakan barang yang diinginkan. Dalam proses ini, departemen terkait akan menyebutkan jenis barang dan jumlah stok yang diperlukan. 

Setelah proses ini terotorisasi dan disetujui, selanjutnya PO akan diterbitkan dan dikirim ke pihak pemasok untuk disetujui/ditandatangani.

Supplier Memeriksa Purchase Order yang Dibuat

Selanjutnya, pihak vendor / pemasok / supplier akan memeriksa dokumen purchase order yang telah dibuat dan diajukan oleh pembeli. Pemeriksaan dokumen purchase order biasanya dilakukan secara bersamaan dengan pemeriksaan persediaan barang dalam gudang supplier.

Fungsinya adalah untuk menghitung apakah persediaan mereka mampu memenuhi permintaan yang diajukan oleh pihak pembeli. Apabila ketersediaan barang mampu memenuhi permintaan, biasanya, pihak supplier akan menyetujui purchase order yang diajukan.

Membuat Invoice

Setelah PO disetujui, biasanya barang akan segera disiapkan untuk pengiriman. PenAndatanganan persetujuan PO mengartikan bahwa kedua belah pihak telah menyetujui harga dan jumlah barang yang tercantum didalamnya. Selanjutnya pihak supplier akan membuat / mencetak invoice yang akan dikirimkan kembali ke pihak pemilik toko.

Pemilik Usaha (Pembeli) selanjutnya akan melunasi invoice / tagihan agar barang mereka dapat segera dikirimkan. Setelah invoice terbit, tandanya PO sudah menyelesaikan tugasnya.

Contoh Purchase Order

Secara garis besar, berikut merupakan contoh surat purchase order yang dapat Anda ikuti formatnya.

Dapat dilihat pada contoh po barang diatas, elemen yang dicantumkan harus memiliki detail seperti:

  • Header / Kop surat;
  • Nomor PO;
  • Nama Vendor;
  • Nama produk atau barang yang dipesan;
  • Kuantitas dari setiap produk yang dipesan;
  • Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan;
  • Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan;
  • Pajak Pertambahan Nilai (PPN);
  • Tanggal transaksi dan jatuh tempo pembayaran;
  • Kolom otorisasi.

Jika barang yang Anda pesan merupakan produk yang memiliki detail dan desain spesifik, Anda juga dapat mencantumkan gambaran rinci dari produk tersebut dalam lampiran purchase order Anda. Jika diperlukan, cantumkan juga metode pengiriman, waktu pengiriman, hingga metode pembayaran yang Anda inginkan untuk disetujui oleh supplier.

Ingin tahu cara kilat kelola toko online di marketplace?

Cuma sama Ginee, kelola toko marketplace makin cepat! Mulai dari manajemen produk sampai analisis laporan data, Ginee bisa bantu!

Berikut adalah kira-kira contoh purchase order excel yang bisa Anda jadikan sebagai referensi:

Contoh surat PO diatas merupakan contoh PO simple yang cara pembuatannya sangat mudah dan isinya juga menerangkan kebutuhan barang secara sederhana.

Kesimpulan

Purchase order merupakan formulir pemesanan resmi yang diisi oleh pembeli untuk mengkomunikasikan layanan dan produk tertentu yang disetujui pembeli untuk dibeli dari supplier. Di dalam purchase order tercantum deskripsi barang, jumlah barang, dan harga yang telah disepakati. Setelah purchase order dibuat, barulah invoice tagihan dapat diterbitkan.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Perbedaan PO dan Invoice Bagi Penjual

Tujuan purchase order adalah untuk mengkomunikasikan secara tepat apa yang ingin Anda beli dari penjual, bagaimana Anda ingin pesanan Anda ditangani, bagaimana Anda ingin pengiriman atas pesanan Anda dilakukan, dan untuk memberikan catatan resmi (kontrak) yang dapat membantu melindungi pembeli dan penjual jika terjadi masalah dalam pembayaran atau pengiriman.

Ada beberapa cara buat PO yang dapat dipilih oleh setiap perusahaan dalam membuat dokumen purchase ordernya yaitu:

Cara Membuat Purchase Order di Excel

Microsoft Excel merupakan program penting yang harus dimiliki oleh setiap jenis usaha. Cara membuat purchase order di Excel juga sangat mudah, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  • Sesuaikan PO dengan menambahkan nama, kontak, dan informasi pengiriman perusahaan Anda;
  • Tambahkan informasi kontak penjual pada bagian vendor;
  • Simpan salinan cadangan file Anda (salinan terpisah untuk setiap vendor);
  • Setelah melengkapi formulir pemesanan, simpan salinannya untuk keperluan arsip;
  • Simpan PO dalam bentuk PDF dan kirimkan melalui email ke supplier Anda.

Cara Membuat Purchase Order di Word

Jika kurang familiar dengan program Excel, maka alternatif lain yang dapat Anda pilih adalah dengan cara membuat purchase order di Word. Langkah-langkah untuk membuat PO melalui program Word adalah:

  • Buat dokumen baru di Ms.Word;
  • Atur ukuran kertas menjadi A4;
  • Buatlah dokumen dengan judul PURCHASE ORDER dengan jenis font Times New Roman ukuran 18 dan diberi efek tebal (bold);
  • Selanjutnya buat teks untuk isi dengan ukuran 12;
  • Buatlah tabel yang berisi Nomor, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga Barang, dan Diskon;
  • Isi sesuai dengan pemesanan Anda.

Selain membuat purchase order secara manual melalui program Excel atau Word, Anda juga bisa mencoba cara membuat purchase order di SAP atau program berbasis ERP lainnya.

Ginee Omnichannel menawarkan kemudahan bagi Anda karena dapat membantu Anda mengubah, melakukan sinkronisasi, dan memantau ketersediaan stok barang secara real-time. Ginee juga memiliki sistem pengingat stok yang membantu mengingatkan Anda ketika stok barang hampir habis sehingga Anda dapat lebih cepat membuat PO untuk disetujui oleh supplier. Yuk cobain freemium Ginee sekarang!

Ginee Omnichannel

Punya banyak online shop di beberapa marketplace tapi malah pusing mengatur laporan keuangan? Gak usah panik! Karena Ginee Omnichannel selalu bisa Anda andalkan untuk mengatur laporan data Anda! Dengan fitur Laporan Data, Anda bisa mengumpulkan semua data penjualan dan menganalisa hasil dari kerja keras Anda. Dengan begitu, laporan jadi makin rapi dan strategi pemasaran yang selanjutnya bisa disusun dengan mudah!

Manfaat dari Ginee bukan cuma itu aja, lho, tapi kalau Anda pakai fitur dari Ginee yang lainnya, Anda bisa merasakan mudahnya mengelola online shop Anda di berbagai marketplace dengan mudah dan efisien. Yuk, daftar Ginee sekarang dan dapatkan free trial 7 hari full!

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? Say no worry, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu dashboard!

Fitur Ginee beragam, mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee track alias Anda bisa lacak paket dengan lebih mudah, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

  1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
    • Update secara otomatis pesanan dan stok
    • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
    • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
  2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
    • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
    • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
    • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan

Ayo Daftar Ginee Sekarang!

Kamu bisa tingkatkan penjualan, menghemat biaya dan waktu hanya dengan Ginee!

Ginee Insights

Kenali 5 Manfaat Sistem Inventory untuk Gudang, Penting!

Belum menerapkan sistem inventory karena belum yakin akan manfaatnya untuk gudang Anda? Yuk, cari tahu manfaatnya untuk gudang Anda di artikel ini!

5 Solusi Kenapa Tidak Bisa Upload Produk di Tokopedia

Mengalami masalah produk tak bisa diupload? Tenang, di isini akan dijelaskan penyebab dan solusi kenapa tidak bisa upload produk di Tokopedia!

5 Contoh Deskripsi Toko di Tokopedia Buat Tokomu Dilirik!

Takut salah dalam membuat deskripsi toko? Artikel berikut bisa menjadi solusi penyelesaiannya, karena disini ada contoh deskripsi toko di Tokopedia!

Having trouble managing your online store?
ASK GINEE

Guides

Cara Membuat Purchase Order Akurat beserta Contoh Real

Baru memulai bisnis? Selain harus menguasai teknik marketing, Anda juga perlu, lho, untuk mengetahui pengertian, fungsi, hingga cara membuat purchase order dengan contohnya. Meskipun terlihat sederhana, namun purchase order merupakan salah satu komponen penting dalam menjalankan usaha.

Bagi Anda yang masih bingung tentang sistem Purchase Order, jangan khawatir karena Anda telah membuka artikel yang tepat. Ayo simak cara membuat purchase order akurat beserta dengan contoh real dalam pembahasan artikel ini.

Omnichannel dengan Sistem All-in-One

Memaksimalkan efisiensi bisnis dan ciptakan pengalaman personal untuk pelanggan dari beragam Multi-channel dalam penjualan Online dan Offline.

Apa yang Dimaksud dengan Purchase Order?

Sebelum memulai lebih jauh, terlebih dahulu kenali apa itu Purchase Order dan apa fungsi utama dari Purchase Order? Purchase Order atau PO adalah dokumen atau surat yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok.

Dalam dokumen PO akan tercantum jenis barang, kuantitas atau jumlah barang, harga barang, dan juga nomor PO dan/atau tanggal. Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak rincian yang disertakan karena akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Pihak pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian kepada penjual secara jelas agar terhindar dari kesalahan ketika PO diterima dan diproses penjual. Ketika penjual / vendor / pemasok menerima PO, kedua belah pihak akan dibuatkan kontrak berdasarkan hukum yang sifatnya mengikat.

Membuat pesanan barang melalui pemasok dengan menggunakan PO mungkin bukanlah hal yang sulit bagi sebagian orang apalagi yang sudah terbiasa dan sering membuat PO. Namun bagi yang belum memahami fungsi dari purchase order memilih untuk melewati proses ini karena terlalu rumit. Maka dari itu, Anda perlu memahami bahwa fungsi purchase order adalah:

Untuk Menghindari Double Order

Form purchase order yang benar membantu perusahaan untuk mendata dan melacak produk apa saja yang telah dipesan dan siapa yang memesan produk tersebut. Purchase order juga membantu perusahaan dalam cross-check faktur untuk penagihan ketika terdapat jumlah order oleh pemesan barang yang sama.

Baca juga: Apa Itu Faktur Penjualan? Apa Pula Fungsinya bagi Bisnis?

Untuk Melacak Pesanan yang Masuk

Purchase order yang benar dan terorganisir juga membantu bagian inventory dalam menyederhanakan proses pencatatan dan pengiriman barang.

Sebagai Dokumen Hukum

Seperti yang telah disebutkan di awal, ketika vendor / pemasok menerima purchase order dari pembeli, akan terbentuk kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum. Apabila di kemudian hari terdapat perselisihan atau sengketa terkait transaksi, purchase order dapat menjadi dokumen penting untuk menyelesaikan sengketa.

Nah, sekarang Anda sudah tahu kan kalau purchase order merupakan salah satu elemen penting yang tidak boleh dilewatkan dalam proses melakukan pemesanan barang? Selanjutnya akan dibahas bagaimana cara membuat PO namun sebelum itu, simak dulu pembahasan di bawah ini yang tidak kalah pentingnya.

Perbedaan PO dengan Purchase Requisition (PR)

Selain purchase order, tahukah Anda jika dalam pendataan masih ada elemen yang dinamakan purchase requisition? Meskipun sama-sama merupakan elemen dalam mendokumentasikan aktivitas pemesanan, namun keduanya memiliki perbedaan dalam tingkat persetujuan.

Dalam PR atau purchase requisition, yang dicatat atau didokumentasikan hanyalah list barang-barang pesanan dari pembeli. Sedangkan purchase order hanya dapat dibuat ketika perusahaan atau pengusaha sebagai pihak pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Sederhananya, PO hanya dapat dibuat dan diterbitkan ketika PR telah disetujui oleh manajemen dan department akuntansi dari sebuah perusahaan. Prosesnya adalah, setelah menerima dokumen PR, bagian manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan ketersediaan barang yang tertera dalam list PR.

Setelah pemasok mengkonfirmasi ketersediaan barang, saat itulah PO baru akan dibuat dan ditAndatangani. Tujuan adanya sistem pencatatan seperti ini adalah untuk menghindari pembatalan pesanan dari pemasok.

Apa Itu Nomor Purchase Order?

Nomor purchase order merupakan serangkaian nomor seri unik yang fungsinya sangat penting karena membantu dalam pelacakan dan penelusuran ketika terjadi kesalahan ataupun kekeliruan saat menerima barang pesanan.

Selain untuk menelusuri kekeliruan yang terjadi saat penerimaan barang pesanan, nomor PO juga dapat membantu dalam urusan penagihan dan pelunasan tagihan atas pesanan yang terjadi.

Apa Saja yang Harus Ada dalam Purchase Order Selain Nomor?

Bagi Anda yang masih mencetak PO secara manual, selain nomor purchase order, masih ada beberapa elemen yang tidak kalah pentingnya dan harus tercetak dalam lembar purchase order. Elemen yang dimaksud adalah:

Header

Header atau kop surat harus mencantumkan detail yang dibuat serinci mungkin. Isi dari header seperti nama perusahaan, alamat jalan, hingga nomor telepon.

Ship To

Kolom ini digunakan untuk mengisi nama lengkap perusahaan / toko penerima. Pastikan Anda mengisi alamat yang tepat dan rinci berikut dengan alamat lengkap dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Order

Kolom ini berisi nama barang, jenis barang, jumlah pesanan, dan harga barang yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Summary

Merupakan jumlah total hitungan harga dari semua produk yang dipesan, berikut rincian lainnya seperti pajak, diskon, biaya lainnya.

Repot Atur Online Shop?

Ginee solusinya! Join Ginee bisa dapat promo terbaru. Yuk, segera tingkatkan omzet!

Langkah-Langkah Membuat Purchase Order

Setelah mengetahui definisi purchase order dan fungsinya bagi kemudahan pencatatan / dokumentasi, selanjutnya yang perlu Anda ketahui adalah langkah-langkah dalam pembuatan purchase order. Beberapa langkah / alur pembuatan purchase order yang umum adalah sebagai berikut:

Melakukan Pencatatan Barang yang Habis

Sebelum membuat PO, biasanya pemilik perusahaan / toko akan melakukan pendataan dan pencatatan barang-barang apa saja yang sudah habis dan perlu dibeli. Proses ini juga dikenal dengan proses pembuatan PR atau purchase requisition yang telah dibahas pada poin sebelumnya.

Setelah membuat PR, bagian manajemen akan menghubungi pihak vendor / pemasok untuk meminta pihak vendor / pemasok untuk menyediakan barang yang diinginkan. Dalam proses ini, departemen terkait akan menyebutkan jenis barang dan jumlah stok yang diperlukan. 

Setelah proses ini terotorisasi dan disetujui, selanjutnya PO akan diterbitkan dan dikirim ke pihak pemasok untuk disetujui/ditandatangani.

Supplier Memeriksa Purchase Order yang Dibuat

Selanjutnya, pihak vendor / pemasok / supplier akan memeriksa dokumen purchase order yang telah dibuat dan diajukan oleh pembeli. Pemeriksaan dokumen purchase order biasanya dilakukan secara bersamaan dengan pemeriksaan persediaan barang dalam gudang supplier.

Fungsinya adalah untuk menghitung apakah persediaan mereka mampu memenuhi permintaan yang diajukan oleh pihak pembeli. Apabila ketersediaan barang mampu memenuhi permintaan, biasanya, pihak supplier akan menyetujui purchase order yang diajukan.

Membuat Invoice

Setelah PO disetujui, biasanya barang akan segera disiapkan untuk pengiriman. PenAndatanganan persetujuan PO mengartikan bahwa kedua belah pihak telah menyetujui harga dan jumlah barang yang tercantum didalamnya. Selanjutnya pihak supplier akan membuat / mencetak invoice yang akan dikirimkan kembali ke pihak pemilik toko.

Pemilik Usaha (Pembeli) selanjutnya akan melunasi invoice / tagihan agar barang mereka dapat segera dikirimkan. Setelah invoice terbit, tandanya PO sudah menyelesaikan tugasnya.

Contoh Purchase Order

Secara garis besar, berikut merupakan contoh surat purchase order yang dapat Anda ikuti formatnya.

Dapat dilihat pada contoh po barang diatas, elemen yang dicantumkan harus memiliki detail seperti:

  • Header / Kop surat;
  • Nomor PO;
  • Nama Vendor;
  • Nama produk atau barang yang dipesan;
  • Kuantitas dari setiap produk yang dipesan;
  • Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan;
  • Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan;
  • Pajak Pertambahan Nilai (PPN);
  • Tanggal transaksi dan jatuh tempo pembayaran;
  • Kolom otorisasi.

Jika barang yang Anda pesan merupakan produk yang memiliki detail dan desain spesifik, Anda juga dapat mencantumkan gambaran rinci dari produk tersebut dalam lampiran purchase order Anda. Jika diperlukan, cantumkan juga metode pengiriman, waktu pengiriman, hingga metode pembayaran yang Anda inginkan untuk disetujui oleh supplier.

Ingin tahu cara kilat kelola toko online di marketplace?

Cuma sama Ginee, kelola toko marketplace makin cepat! Mulai dari manajemen produk sampai analisis laporan data, Ginee bisa bantu!

Berikut adalah kira-kira contoh purchase order excel yang bisa Anda jadikan sebagai referensi:

Contoh surat PO diatas merupakan contoh PO simple yang cara pembuatannya sangat mudah dan isinya juga menerangkan kebutuhan barang secara sederhana.

Kesimpulan

Purchase order merupakan formulir pemesanan resmi yang diisi oleh pembeli untuk mengkomunikasikan layanan dan produk tertentu yang disetujui pembeli untuk dibeli dari supplier. Di dalam purchase order tercantum deskripsi barang, jumlah barang, dan harga yang telah disepakati. Setelah purchase order dibuat, barulah invoice tagihan dapat diterbitkan.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Perbedaan PO dan Invoice Bagi Penjual

Tujuan purchase order adalah untuk mengkomunikasikan secara tepat apa yang ingin Anda beli dari penjual, bagaimana Anda ingin pesanan Anda ditangani, bagaimana Anda ingin pengiriman atas pesanan Anda dilakukan, dan untuk memberikan catatan resmi (kontrak) yang dapat membantu melindungi pembeli dan penjual jika terjadi masalah dalam pembayaran atau pengiriman.

Ada beberapa cara buat PO yang dapat dipilih oleh setiap perusahaan dalam membuat dokumen purchase ordernya yaitu:

Cara Membuat Purchase Order di Excel

Microsoft Excel merupakan program penting yang harus dimiliki oleh setiap jenis usaha. Cara membuat purchase order di Excel juga sangat mudah, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  • Sesuaikan PO dengan menambahkan nama, kontak, dan informasi pengiriman perusahaan Anda;
  • Tambahkan informasi kontak penjual pada bagian vendor;
  • Simpan salinan cadangan file Anda (salinan terpisah untuk setiap vendor);
  • Setelah melengkapi formulir pemesanan, simpan salinannya untuk keperluan arsip;
  • Simpan PO dalam bentuk PDF dan kirimkan melalui email ke supplier Anda.

Cara Membuat Purchase Order di Word

Jika kurang familiar dengan program Excel, maka alternatif lain yang dapat Anda pilih adalah dengan cara membuat purchase order di Word. Langkah-langkah untuk membuat PO melalui program Word adalah:

  • Buat dokumen baru di Ms.Word;
  • Atur ukuran kertas menjadi A4;
  • Buatlah dokumen dengan judul PURCHASE ORDER dengan jenis font Times New Roman ukuran 18 dan diberi efek tebal (bold);
  • Selanjutnya buat teks untuk isi dengan ukuran 12;
  • Buatlah tabel yang berisi Nomor, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga Barang, dan Diskon;
  • Isi sesuai dengan pemesanan Anda.

Selain membuat purchase order secara manual melalui program Excel atau Word, Anda juga bisa mencoba cara membuat purchase order di SAP atau program berbasis ERP lainnya.

Ginee Omnichannel menawarkan kemudahan bagi Anda karena dapat membantu Anda mengubah, melakukan sinkronisasi, dan memantau ketersediaan stok barang secara real-time. Ginee juga memiliki sistem pengingat stok yang membantu mengingatkan Anda ketika stok barang hampir habis sehingga Anda dapat lebih cepat membuat PO untuk disetujui oleh supplier. Yuk cobain freemium Ginee sekarang!

Ginee Omnichannel

Punya banyak online shop di beberapa marketplace tapi malah pusing mengatur laporan keuangan? Gak usah panik! Karena Ginee Omnichannel selalu bisa Anda andalkan untuk mengatur laporan data Anda! Dengan fitur Laporan Data, Anda bisa mengumpulkan semua data penjualan dan menganalisa hasil dari kerja keras Anda. Dengan begitu, laporan jadi makin rapi dan strategi pemasaran yang selanjutnya bisa disusun dengan mudah!

Manfaat dari Ginee bukan cuma itu aja, lho, tapi kalau Anda pakai fitur dari Ginee yang lainnya, Anda bisa merasakan mudahnya mengelola online shop Anda di berbagai marketplace dengan mudah dan efisien. Yuk, daftar Ginee sekarang dan dapatkan free trial 7 hari full!

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? Say no worry, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu dashboard!

Fitur Ginee beragam, mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee track alias Anda bisa lacak paket dengan lebih mudah, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

  1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
    • Update secara otomatis pesanan dan stok
    • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
    • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
  2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
    • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
    • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
    • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan

Ayo Daftar Ginee Sekarang!

Kamu bisa tingkatkan penjualan, menghemat biaya dan waktu hanya dengan Ginee!

Ginee Insights

Kenali 5 Manfaat Sistem Inventory untuk Gudang, Penting!

Belum menerapkan sistem inventory karena belum yakin akan manfaatnya untuk gudang Anda? Yuk, cari tahu manfaatnya untuk gudang Anda di artikel ini!

5 Solusi Kenapa Tidak Bisa Upload Produk di Tokopedia

Mengalami masalah produk tak bisa diupload? Tenang, di isini akan dijelaskan penyebab dan solusi kenapa tidak bisa upload produk di Tokopedia!

Having trouble managing your online store?

ASK GINEE