Format dari Purchase Order memang bisa berbeda-beda, tergantung keputusan perusahaan. Namun, ada beberapa komponen penting yang harus ada dalam tabel PO yang Anda buat atau dapatkan, yaitu:
- Nomor PO: Identifikasi unik untuk Purchase Order, yang digunakan untuk melacak dan referensi.
- Tanggal: Tanggal saat Purchase Order dikeluarkan.
- Informasi Supplier: Informasi tentang supplier, termasuk nama, alamat, dan detail kontak.
- Informasi Pembeli: Informasi tentang organisasi yang melakukan pemesanan, termasuk nama, alamat, dan detail kontak.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk kuantitas dan harga satuan.
- Informasi Pengiriman: Informasi tentang pengiriman barang atau jasa, termasuk tanggal pengiriman, alamat pengiriman, dan instruksi khusus.
- Syarat Pembayaran: Syarat pembayaran, termasuk tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan diskon atau insentif pembayaran dini.
- Tanda Tangan: Tanda tangan atau tanda tangan elektronik dari perwakilan yang berwenang dari organisasi yang melakukan pemesanan, yang menunjukkan penerimaan syarat dan ketentuan.
Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice?
Purchase Order dan Invoice sama-sama merupakan dokumen penting dalam proses pembelian dan penagihan. Meskipun kedua dokumen ini memiliki beberapa kesamaan, mereka juga memiliki beberapa perbedaan penting, yakni:
- Purchase order adalah dokumen yang mengkomunikasikan keinginan pembeli untuk membeli barang atau jasa. Invoice, di sisi lain, adalah dokumen yang mengkomunikasikan tagihan atas barang atau jasa yang dibeli.
- Purchase Order adalah dokumen pembelian sedangkan invoice adalah dokumen penagihan.
- Purchase order bertindak sebagai kontrak antara pembeli dan supplier, sementara invoice bertindak sebagai permintaan pembayaran dari supplier kepada pembeli.
- Purchase order diterbitkan sebelum barang atau jasa diterima, sementara invoice diterbitkan setelah barang atau jasa diterima dan disetujui.
Singkatnya, Purchase Order adalah dokumen yang memandu proses pembelian, sementara invoice adalah dokumen yang memandu proses penagihan dan pembayaran.
Cara Membuat Purchase Order dan Proses PO
Sekarang, kita akan membahas salah satu hal yang paling penting dari artikel ini, yakni cara membuat PO. Seperti apa, ya? Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Purchase Order sekaligus proses Purchase Order:
1. Tentukan Barang atau Jasa yang Dibutuhkan
Langkah pertama dalam membuat Purchase Order adalah menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Ini mungkin melibatkan penelitian untuk mengidentifikasi potensial supplier, memeriksa spesifikasi dan persyaratan, dan membandingkan harga dan waktu pengiriman.
2. Pilih Supplier
Setelah barang atau jasa yang dibutuhkan ditentukan, langkah berikutnya adalah memilih supplier. Anda mungkin harus mempertimbangkan berbagai penawaran dari beberapa supplier, evaluasi syarat dan ketentuan dari setiap penawaran, dan memilih opsi terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
3. Persiapkan Dokumen Purchase Order
Sebelumnya telah dibahas mengenai komponen-komponen penting dalam dokumen PO. Pastikan Anda telah melengkapi seluruh komponen tersebut ketika membuat dokumen Purchase Order ini, agar tidak terjadi kesalahpahaman.
4. Kirim Purchase Order Kepada Supplier
Purchase order harus dikirimkan kepada supplier untuk direview. Beberapa cara untuk melakukan pengiriman Purchase Order dapat melalui email, fax, atau surat, tergantung pada metode komunikasi supplier tersebut.
5. Tinjau dan Setujui Purchase Order
Supplier akan meninjau Purchase Order dan mungkin membuat revisi apa pun yang diperlukan. Setelah Purchase Order ditinjau dan disetujui, supplier akan mengirimkan salinan Purchase Order yang disetujui kembali ke organisasi.
6. Konfirmasi Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah barang atau jasa diterima, Anda harus mengkonfirmasi penerimaan dan memeriksa barang-barang tersebut untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan spesifikasi yang diterangkan dalam Purchase Order. Jika ada masalah yang ditemukan, Anda harus menghubungi supplier secepatnya.
7. Lakukan Pembayaran
Setelah barang atau jasa diterima dan disetujui, langkah terakhir adalah memproses pembayaran sesuai dengan syarat yang dijelaskan dalam Purchase Order.
Hal Penting untuk Diperhatikan Ketika Membuat Purchase Order
Dalam membuat Purchase Order, Anda tidak bisa sembarangan melakukannya, karena ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan. Apa saja? Simak berikut ini!
1. Sebutkan Identitas Perusahaan dengan Jelas
Sebagai seorang pembeli yang ingin membeli barang dari supplier, dalam mengajukan Purchase Order, Anda harus menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas. Hal tersebut bertujuan agar supplier tidak bingung siapa yang memesan dan tahu harus menghubungi siapa. Selain itu, pihak supplier juga bisa lebih mudah menemukan alamat yang dituju jika Anda menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas.
Selain mencantumkan identitas perusahaan Anda, Anda juga harus mencantumkan identitas perusahaan supplier yang Anda tuju dengan jelas pula. Hal tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman antara Anda dan supplier, sehingga proses pembelian barang dapat berjalan dengan lancar.
2. Cantumkan Detail Pesanan Anda dengan Jelas
Ketika menyusun daftar produk apa saja yang ingin Anda beli, Anda harus mencantumkan detailnya sejelas mungkin. Anda bisa membuatnya dalam bentuk tabel agar lebih jelas, dimana tabel tersebut berisi informasi produk, seperti merek, nama barang, jumlah, harga, dan informasi lain yang Anda rasa penting untuk dimasukkan.
Langkah tersebut akan memudahkan pihak supplier dalam memenuhi pesanan Anda, sehingga nanti tidak akan ada kesalahan yang terjadi.
Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan detail terkait pesanan Anda, seperti metode pengiriman barang, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lainnya, guna mempermudah supplier dalam mengirimkan pesanan Anda, sehingga tidak akan ada barang yang rusak dan semua pesanan sampai dengan selamat.
3. Cantumkan Nomor PO
Hal penting terakhir yang perlu Anda lakukan adalah membuat nomor PO untuk setiap Purchase Order yang Anda keluarkan. Membuat nomor PO akan memudahkan Anda dan pihak supplier dalam pelacakan pengiriman barang Anda, sehingga tidak akan ada kesalahan yang terjadi dalam pengiriman.
Contoh Purchase Order yang Dapat Anda Ikuti
Berikut adalah contoh dokumen PO yang dapat Anda jadikan pedoman dalam membuat Purchase Order milik sendiri:
Proses Inbound Jadi Lebih Lancar Pakai Ginee WMS
Selain menggunakan Purchase Order, Anda juga bisa memperlancar proses inbound gudang Anda menggunakan software WMS. Anda ingin mencobanya, tapi bingung memilih software yang tepat untuk Anda? Ginee WMS adalah solusi jawaban untuk Anda!
Dengan Ginee WMS, Anda bisa lebih mudah mengontrol pergerakan barang gudang Anda, termasuk memperlancar proses outbound dan inbound Anda. Bukan hanya itu, Ginee WMS juga bisa membantu Anda dalam pengelolaan stok, tata letak gudang, bahkan pelacakan barang yang Anda kirim ke pembeli. Menarik, bukan? Yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!
