Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Jika Anda memiliki sebuah bisnis yang sering berhubungan dengan para supplier dalam memasok stok produk Anda, tentu istilah Purchase Order atau PO tidak akan asing bagi Anda.

PO adalah salah satu dokumen terpenting dalam memandu hubungan transaksi jual beli, terutama dalam jumlah besar dan melibatkan supplier tertentu.

Dalam artikel ini, Ginee akan membahas secara lengkap mulai dari definisi Purchase Order, fungsi Purchase Order, komponen penting dalam PO, cara membuat PO, dan perbedaan antara purchase order dan invoice.

Selamat membaca!

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang digunakan untuk meminta barang atau jasa dari penjual. PO akan menentukan jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan, tanggal pengiriman, hingga syarat pembayarannya. 

Siapa yang membuat Purchase Order? Tentunya PO dibuat oleh pihak pembeli untuk memberikan rincian barang apa saja yang diperlukan. Dokumen PO akan membantu Anda sebagai pembeli dalam pemesanan barang dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dari bisnis Anda.

Adapun, tujuan dari dokumen Purchase Order adalah untuk menjadi perjanjian yang mengikat antara pembeli dan penjual, memastikan kedua belah pihak memenuhi kewajiban mereka dalam transaksi tersebut. Dengan menggunakan PO, pembeli dapat dengan jelas mengkomunikasikan kebutuhan mereka kepada penjual, dan penjual dapat memberikan kutipan yang jelas dan akurat untuk barang atau jasa yang diminta.

Baca juga: Arti PO dalam Jualan Online, Jangan Sampai Salah Tangkap!

Sistem proses PO yang baik dirancang untuk dapat membantu organisasi melacak pembelian mereka, memantau kinerja penjual, dan memastikan mereka memperoleh nilai terbaik dari uang mereka. Selain itu, menggunakan PO dapat menyediakan komunikasi dan kerja sama yang lebih baik antara pembeli dan penjual, serta akurasi dan efisiensi yang lebih baik dalam proses pengadaan. 

Dengan menggunakan PO, organisasi dapat menetapkan prosedur pembelian yang jelas dan efektif, yang dapat mengarah pada pengelolaan yang lebih baik dari keuangan dan operasi mereka.

Berbagai Fungsi Purchase Order atau Pesanan Pembelian

Setelah mengetahui tentang pengertian dan dasar-dasar dari Purchase Order, Anda juga perlu tahu tentang fungsi PO. Ada apa saja, ya? Berikut di antaranya:

1. Meminta Barang atau Jasa

Purchase order artinya adalah alat penting untuk meminta barang atau jasa tertentu dari vendor. Dalam sebuah PO, terdapat rincian jenis, jumlah, dan tanggal pengiriman item yang diminta, sehingga vendor dapat memproses pembelian secara jelas dan akurat untuk item yang diminta. Informasi ini akan membantu memastikan bahwa pembeli mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan tepat.

2. Menetapkan Perjanjian yang Mengikat

PO juga berfungsi sebagai perjanjian yang sah antara pembeli dan penjual, karena  berisikan syarat-syarat transaksi. Perjanjian ini penting untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memenuhi kewajiban mereka dalam transaksi, dan membantu mencegah salah paham atau sengketa. 

Purchase order adalah dokumen penting untuk menetapkan syarat-syarat transaksi dan menciptakan perjanjian yang jelas dan dapat diterapkan antara pembeli dan penjual.

3. Melacak Pembelian

Selain itu, PO memberikan catatan barang atau jasa yang diminta, sehingga bisnis Anda dapat melacak kemajuan transaksi yang diminta. Catatan ini dapat digunakan untuk memantau tanggal pengiriman, memeriksa apakah item yang diterima sesuai dengan item yang diminta, dan memantau pembayaran. 

Dengan menggunakan PO untuk melacak pembelian mereka, bisnis Anda dapat memperoleh transparansi yang lebih baik tentang pengeluaran mereka, memastikan bahwa mereka mendapatkan value terbaik untuk uang yang mereka keluarkan.

4. Memfasilitasi Pembayaran

Purchase Order mencakup syarat pembayaran, memudahkan bisnis Anda untuk memproses pembayaran ke vendor. Informasi ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa vendor dibayar tepat waktu, membantu mempertahankan hubungan yang positif antara pembeli dan penjual. 

Penggunaan PO dapat membantu bisnis Anda untuk mempermudah proses pembayaran, mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi dari transaksi yang dilakukan.

5. Menjaga Kontrol Keuangan

Purchase order memberikan catatan tentang barang atau jasa yang dibeli, sehingga Anda dapat mempertahankan kontrol atas pengeluaran Anda. 

Dengan menggunakan Purchase Order untuk melacak pembelian, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang pengeluaran yang dilakukan, sehingga memudahkan pengelolaan dan pengawasan keuangan.

Komponen Purchase Order

Format dari Purchase Order memang bisa berbeda-beda, tergantung keputusan perusahaan. Namun, ada beberapa komponen penting yang harus ada dalam tabel PO yang Anda buat atau dapatkan, yaitu:

1. Nomor PO: Identifikasi unik untuk Purchase Order, yang digunakan untuk melacak dan referensi.
2. Tanggal: Tanggal saat Purchase Order dikeluarkan.
3. Informasi Supplier: Informasi tentang supplier, termasuk nama, alamat, dan detail kontak.
4. Informasi Pembeli: Informasi tentang organisasi yang melakukan pemesanan, termasuk nama, alamat, dan detail kontak.
5. Deskripsi Barang atau Jasa: Deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk kuantitas dan harga satuan.
6. Informasi Pengiriman: Informasi tentang pengiriman barang atau jasa, termasuk tanggal pengiriman, alamat pengiriman, dan instruksi khusus.
7. Syarat Pembayaran: Syarat pembayaran, termasuk tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan diskon atau insentif pembayaran dini.
8. Tanda Tangan: Tanda tangan atau tanda tangan elektronik dari perwakilan yang berwenang dari organisasi yang melakukan pemesanan, yang menunjukkan penerimaan syarat dan ketentuan.

Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice?

Purchase Order dan Invoice sama-sama merupakan dokumen penting dalam proses pembelian dan penagihan. Meskipun kedua dokumen ini memiliki beberapa kesamaan, mereka juga memiliki beberapa perbedaan penting, yakni:

1. Purchase order adalah dokumen yang mengkomunikasikan keinginan pembeli untuk membeli barang atau jasa. Invoice, di sisi lain, adalah dokumen yang mengkomunikasikan tagihan atas barang atau jasa yang dibeli.
2. Purchase Order adalah dokumen pembelian sedangkan invoice adalah dokumen penagihan. 
3. Purchase order bertindak sebagai kontrak antara pembeli dan supplier, sementara invoice bertindak sebagai permintaan pembayaran dari supplier kepada pembeli.
4. Purchase order diterbitkan sebelum barang atau jasa diterima, sementara invoice diterbitkan setelah barang atau jasa diterima dan disetujui. 

Singkatnya, Purchase Order adalah dokumen yang memandu proses pembelian, sementara invoice adalah dokumen yang memandu proses penagihan dan pembayaran.

Cara Membuat Purchase Order dan Proses PO

Sekarang, kita akan membahas salah satu hal yang paling penting dari artikel ini, yakni cara membuat PO. Seperti apa, ya? Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Purchase Order sekaligus proses Purchase Order:

1. Tentukan Barang atau Jasa yang Dibutuhkan

Langkah pertama dalam membuat Purchase Order adalah menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Ini mungkin melibatkan penelitian untuk mengidentifikasi potensial supplier, memeriksa spesifikasi dan persyaratan, dan membandingkan harga dan waktu pengiriman.

2. Pilih Supplier

Setelah barang atau jasa yang dibutuhkan ditentukan, langkah berikutnya adalah memilih supplier. Anda mungkin harus mempertimbangkan berbagai penawaran dari beberapa supplier, evaluasi syarat dan ketentuan dari setiap penawaran, dan memilih opsi terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

3. Persiapkan Dokumen Purchase Order

Sebelumnya telah dibahas mengenai komponen-komponen penting dalam dokumen PO. Pastikan Anda telah melengkapi seluruh komponen tersebut ketika membuat dokumen Purchase Order ini, agar tidak terjadi kesalahpahaman.

4. Kirim Purchase Order Kepada Supplier

Purchase order harus dikirimkan kepada supplier untuk direview. Beberapa cara untuk melakukan pengiriman Purchase Order dapat melalui email, fax, atau surat, tergantung pada metode komunikasi supplier tersebut.

5. Tinjau dan Setujui Purchase Order

Supplier akan meninjau Purchase Order dan mungkin membuat revisi apa pun yang diperlukan. Setelah Purchase Order ditinjau dan disetujui, supplier akan mengirimkan salinan Purchase Order yang disetujui kembali ke organisasi.

6. Konfirmasi Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa

Setelah barang atau jasa diterima, Anda harus mengkonfirmasi penerimaan dan memeriksa barang-barang tersebut untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan spesifikasi yang diterangkan dalam Purchase Order. Jika ada masalah yang ditemukan, Anda harus menghubungi supplier secepatnya.

7. Lakukan Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima dan disetujui, langkah terakhir adalah memproses pembayaran sesuai dengan syarat yang dijelaskan dalam Purchase Order.

Hal Penting untuk Diperhatikan Ketika Membuat Purchase Order

Dalam membuat Purchase Order, Anda tidak bisa sembarangan melakukannya, karena ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan. Apa saja? Simak berikut ini!

1. Sebutkan Identitas Perusahaan dengan Jelas

Sebagai seorang pembeli yang ingin membeli barang dari supplier, dalam mengajukan Purchase Order, Anda harus menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas. Hal tersebut bertujuan agar supplier tidak bingung siapa yang memesan dan tahu harus menghubungi siapa. Selain itu, pihak supplier juga bisa lebih mudah menemukan alamat yang dituju jika Anda menyebutkan identitas perusahaan Anda dengan jelas.

Selain mencantumkan identitas perusahaan Anda, Anda juga harus mencantumkan identitas perusahaan supplier yang Anda tuju dengan jelas pula. Hal tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman antara Anda dan supplier, sehingga proses pembelian barang dapat berjalan dengan lancar.

2. Cantumkan Detail Pesanan Anda dengan Jelas

Ketika menyusun daftar produk apa saja yang ingin Anda beli, Anda harus mencantumkan detailnya sejelas mungkin. Anda bisa membuatnya dalam bentuk tabel agar lebih jelas, dimana tabel tersebut berisi informasi produk, seperti merek, nama barang, jumlah, harga, dan informasi lain yang Anda rasa penting untuk dimasukkan. 

Langkah tersebut akan memudahkan pihak supplier dalam memenuhi pesanan Anda, sehingga nanti tidak akan ada kesalahan yang terjadi.

Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan detail terkait pesanan Anda, seperti metode pengiriman barang, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lainnya, guna mempermudah supplier dalam mengirimkan pesanan Anda, sehingga tidak akan ada barang yang rusak dan semua pesanan sampai dengan selamat.

3. Cantumkan Nomor PO

Hal penting terakhir yang perlu Anda lakukan adalah membuat nomor PO untuk setiap Purchase Order yang Anda keluarkan. Membuat nomor PO akan memudahkan Anda dan pihak supplier dalam pelacakan pengiriman barang Anda, sehingga tidak akan ada kesalahan yang terjadi dalam pengiriman.

Contoh Purchase Order yang Dapat Anda Ikuti

Berikut adalah contoh dokumen PO yang dapat Anda jadikan pedoman dalam membuat Purchase Order milik sendiri:

Proses Inbound Jadi Lebih Lancar Pakai Ginee WMS

Selain menggunakan Purchase Order, Anda juga bisa memperlancar proses inbound gudang Anda menggunakan software WMS. Anda ingin mencobanya, tapi bingung memilih software yang tepat untuk Anda? Ginee WMS adalah solusi jawaban untuk Anda!

Dengan Ginee WMS, Anda bisa lebih mudah mengontrol pergerakan barang gudang Anda, termasuk memperlancar proses outbound dan inbound Anda. Bukan hanya itu, Ginee WMS juga bisa membantu Anda dalam pengelolaan stok, tata letak gudang, bahkan pelacakan barang yang Anda kirim ke pembeli. Menarik, bukan? Yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!