Mengelola warehouse atau gudang tentu berkaitan erat dengan istilah inbound. Terlebih proses inbound warehouse pasti kerap dilakukan dalam sebuah bisnis. Secara umum proses inbound dan outbound memiliki definisi yang berbeda. Sehingga, bagi pemilik bisnis harus memahami apa itu inbound dan outbound agar bisnisnya berjalan lancar dan sukses.
Menarik bukan? Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai proses inbound dan proses outbound warehouse di sini!
Apa Itu Warehouse?
Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa proses inbound sangat erat berkaitan dengan pengelolaan warehouse. Terlebih setiap jenis usaha besar atau kecil umumnya membutuhkan gudang untuk menyimpan barang atau produk. Tapi, apakah Anda sudah mengetahui apa itu warehouse?
Secara bahasa warehouse adalah kata dari Bahasa Inggris yang berarti gudang atau pergudangan. Namun, secara spesifik warehouse bisa dijelaskan sebagai bagian dari sistem logistik sebuah bisnis atau perusahaan.
Warehouse biasanya dijadikan sebagai tempat menyimpan barang, seperti bahan baku, bahan setengah jadi, atau produk jadi. Selain itu, warehouse juga berguna untuk memberikan informasi mengenai status, ketersediaan, dan kondisi barang.
Kemudian, warehouse penting untuk mengkoordinasikan proses distribusi produk supaya tidak terjadi ketidakseimbangan antara permintaan dan penawaran. Oleh karena itu, warehouse erat kaitannya dengan proses sourcing, produksi dan distribusi. Gudang sebagai fasilitas yang digunakan untuk menyimpan bahan dan produk sementara.
Hal yang tidak boleh dilupakan dari warehouse adalah fungsi dan manfaat warehouse. Berikut fungsi yang bisa didapatkan perusahaan dari warehouse, yaitu:
- Menyimpan barang.
- Terminal konsolidasi.
- Pusat distribusi.
- Meningkatkan inventory.
Selain itu, manfaat warehouse yang bisa dirasakan pengusaha, yaitu:
- Sebagai penyimpanan bahan baku.
- Sebagai penyimpanan bahan setengah jadi.
- Sebagai penyimpanan bahan hasil produksi.
- Sebagai cross docking.
- Sebagai pusat transhipment.
Baca juga: 5 Fitur Wajib dan Alur Kerja Warehouse Management System
Inbound, Outbound & Storage dalam Proses Gudang
Sebenarnya proses pergudangan tidak serumit yang dipikirkan. Hanya saja perlu mengetahui apa itu inbound, outbound, storage, proses outbound logistik, dan tugas admin inbound. Alasannya, karena proses tersebut sangat mempengaruhi biaya penyimpanan atau biaya sewa gudang. Sehingga, dengan memahami inbound, outbound, dan storage dapat memberikan informasi yang berguna dalam strategi pengelolaan gudang dan bisnis.
Proses Inbound
Proses inbound artinya adalah memasukkan barang. Proses inbound gudang lebih berfokus kepada hal-hal, seperti proses penerimaan barang dan penyimpanan barang di gudang
Selain itu ada beberapa hal yang penting dalam proses inbound. Berikut hal-hal penting dalam proses inbound.
Jenis-Jenis Barang
Mengenali jenis-jenis barang yang masuk di gudang adalah hal yang penting untuk diperhatikan. Penting mengetahui jenis barang untuk menentukan value dan memutuskan apakah barang tersebut cocok disimpan di dalam gudang atau tidak. Perlu menyesuaikan antara jenis barang dengan proses penyimpanan barang yang tepat agar tidak terjadi kerusakan.
Waktu Kirim Barang
Mengetahui waktu kirim barang akan memudahkan penerimaan barang di gudang. Warehouse bisa disiapkan terlebih dahulu untuk melakukan proses inbound gudang agar benar-benar siap. Sehingga, bisa mengurangi risiko kendala di gudang. Ketika truk datang membawa barang, gudang sudah siap dan barang bisa segera diturunkan, kemudian memasukkan barang ke gudang dengan baik.
Lokasi Penyimpanan
Ternyata terdapat beberapa jenis gudang untuk disewakan. Secara umum dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu dedicated dan gudang sharing. Fungsi warehouse dedicated adalah menyimpan barang klien secara khusus. Sedangkan, fungsi warehouse sharing adalah menyimpan barang lebih dari satu klien. Sehingga, pastikan pengusaha memilih jenis gudang mana yang cocok, karena akan berpengaruh kepada biaya sewa gudang.
Tujuan Barang Disimpan
Setiap perusahaan punya tujuan berbeda untuk melakukan sewa gudang. Misalnya, sewa gudang untuk proses penyimpanan barang atau untuk cross docking dan lain sebagainya. Mengetahui tujuan barang disimpan akan memudahkan kerja operator gudang dalam mengatur tata letak dan pergerakan barang.
Inbound
Setelah menyelesaikan keempat hal tersebut melalui purchasing order dan packing list. Selanjutnya, operator gudang akan melakukan input packing list ke sistem yang dimiliki oleh warehouse tersebut. Setelah itu, barang bisa dimasukkan ke gudang sambil mencocokan data dengan kondisi barang.
Secara garis besar, inbound meliputi penerimaan produk dari supplier, mengecek kondisi dan kualitas produk, mendata stok produk dan mengirim laporan ke pencatatan gudang.
Proses Outbound
Proses outbound gudang berarti proses mengeluarkan produk dari dalam gudang. Proses outbound lebih berfokus kepada penerimaan barang dari klien, maka proses outbound gudang lebih fokus ke pengiriman produk untuk pelanggan. Oleh karena itu, Anda harus memperhatikan beberapa hal dalam proses outbound.
Jumlah dan Jenis Produk
Klien harus mempertimbangkan jumlah dan jenis produk yang akan didistribusikan. Tujuannya untuk merencanakan pengiriman yang tepat. Layanan outbound biasanya menangani produk yang lebih rentan kerusakannya. Sehingga, sangat membutuhkan perhatian khusus mengenai rencana pengiriman yang aman.
Daftar Pesanan
Proses outbound gudang dilakukan berdasarkan permintaan konsumen agar bisa menyediakan produk tepat waktu. Klien mengirim daftar pesanan dari konsumen ke admin layanan warehouse, kemudian data masuk ke sistem. Maka, dimulailah proses outbound gudang
Outbound
Biasanya perusahaan menekan biaya penyimpanan dan pengiriman dengan manajemen yang tepat. Caranya adalah dengan menentukan waktu pengiriman yang tepat dan mengoptimalkan proses distribusi outbound. Pengiriman yang tertunda akan berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Maka, penting memastikan pilihan ekspedisi yang tepat.
Proses Storage
Dibandingkan proses inbound dan outbound, proses storage adalah proses yang paling murah biayanya. Proses pergudangan ini lebih fokus pada menyimpan barang saja. Barang akan disimpan di gudang dan ditempatkan di rak yang tersedia dengan jaminan produk aman dan tetap terjaga kualitasnya.
Biaya yang dikeluarkan dihitung berdasarkan tarif per produk dalam satu hari. Sehingga, anggaran operasional bisnis menjadi lebih hemat.
Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Proses Inbound Warehouse
Sebenarnya proses inbound juga tidaklah terlalu rumit. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses inbound. Berikut 5 hal yang harus diperhatikan dalam proses inbound di warehouse.
Mengenali Jenis-Jenis Barang
Sangat penting bagi operator gudang dalam mengetahui jenis barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang. Apakah barang tersebut memiliki nilai yang tinggi atau tidak sama sekali. Jenis barang tertentu harus diperlakukan dengan sangat hati-hati untuk mengurangi resiko kerusakan.
Waktu Pengiriman Barang
Mengetahui kapan pengiriman barang tersebut akan dikirimkan dan akan tiba di gudang. Mengetahui kapan waktu pengiriman sangat penting agar sebelum barang tiba, gudang sudah benar-benar dikondisikan untuk melakukan inbound. Sehingga dapat mengurangi resiko atau kendala yang berarti selama proses inbound.
Menentukan Lokasi Penyimpanan Barang
Menentukan lokasi penyimpanan barang perlu diperhatikan terutama sebelum truk yang membawa barang sampai di gudang. Penentuan lokasi ini biasanya akan disesuaikan dengan luas area penyimpanan yang dibutuhkan. Mengetahui lokasi penyimpanan di gudang sebelum inbound coming dapat mempercepat proses pemasukan barang.
Tujuan Barang Disimpan
Memahami tujuan barang disimpan di dalam gudang ternyata sangat penting. Banyak sekali orang yang menyewa gudang untuk tempat cross docking. Misalkan barang dari gudang akan langsung dikirim lagi kepada customer, maka penyusunan barang dalam gudang akan menggunakan metode FIFO atau first in, first out. Dengan begitu operator gudang lebih mudah mengatur bagaimana pergerakan barang dan prosesnya menjadi lebih cepat.
Proses Inbound
Diharapkan dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai keempat hal di atas kepada purchasing order, serta packing list dan kelengkapan dokumen. Kemudian, packing list menerimanya, maka akan diperiksa dan diinput ke dalam sistem. Setelah itu, barang dimasukkan ke dalam gudang dan didata kembali. Tujuannya untuk mencocokkan kembali data dan kondisi barang di dalam packing list dengan yang ada di gudang agar sinkron.
Baca juga: 5 Pentingnya Manajemen Gudang, Anti Repot Kelola Banyak Barang
Mau Buat Inbound Warehouse Mudah? Pakai Ginee WMS
Mengetahui hal-hal yang penting dalam pengelolaan inbound warehouse memang dapat membantu jasa penyimpanan sukses. Namun, Anda juga tidak boleh ketinggalan untuk menggunakan fitur dari Ginee Indonesia untuk membuat proses inbound semakin mudah. Ginee WMS adalah fitur yang memudahkan Anda dalam mengatur manajemen produk, logistik, keluar masuk barang, dan pesanan & stok dalam proses inbound.
Terlebih cara menggunakan Ginee WMS sangat mudah. Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah, yaitu:
- Masuk ke akun Anda dan atur bahasa.
- Mengatur gudang baru.
- Mengatur area produk dan lokasi.
- Membuat produk.
Mudah banget, bukan? Yuk, daftar di Ginee sekarang! Tersedia berbagai fitur lengkap yang terhubung dengan mudah, lho! Jika Anda tertarik bergabung, Ginee memberikan fitur yang banyak dan rasakan beragam kemudahan dalam berbisnis.
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
