Pencatatan Keuangan Sederhana untuk Usaha Kue dan Restoran Skala Mikro

Rahasia bisnis yang sukses tidak hanya terletak pada cara menjual produk atau jasa yang dimiliki namun bisnis yang sukses juga memiliki keuangan yang sehat dan pencatatan yang tepat. Untuk memantau kondisi keuangannya, pelaku usaha perlu melakukan pencatatan keuangan. Pada usaha yang masih baru dirintis dan berskala kecil, pelaku usaha cukup melakukan pencatatan keuangan sederhana secara rinci dan teratur.

Laporan keuangan yang dihasilkan nantinya dapat menjadi panduan bagi pelaku usaha untuk menentukan arah usahanya.

Pengertian Pencatatan Keuangan Sederhana

Secara ringkas, pencatatan keuangan sederhana merupakan rangkuman dari keseluruhan proses pencatatan atas transaksi- transaksi yang terjadi dalam sebuah periode. Laporan keuangan tersebut disusun secara berkala.

Laporan keuangan tahunan memuat rangkuman transaksi dari Januari hingga Desember pada tahun berjalan, sementara laporan keuagan kuartalan memuat rangkuman transaksi per kuartal (tiga bulanan). 

Pentingnya Pencatatan Keuangan Sederhana

Tanpa adanya pencatatan keuangan dalam sebuah usaha, usaha tersebut tidak akan berjalan lancar. Pelaku usaha tidak mendapatkan gambaran jelas atas aktivitas usaha yang sedang berlangsung.

Pencatatan ini akan membantu pelaku usaha untuk melihat sudah sejauh mana aktiva berperan, sebanyak apa utang yang dimiliki, dan hal terpenting lainnya adalah apakah arus kas (cash flow) sudah berjalan sesuai dengan standar dan apakah aktivitas usahanya telah mencetak laba atau malahan rugi karena beban yang terlalu besar sementara penjualan belum mencapai target.

Membuat laporan keuangan sederhana akan membantu pelaku usaha agar dapat :

1. Mengetahui gambaran kondisi usaha
2. Memberikan informasi mengenai keuangan usaha
3. Dijadikan sebagai salah satu syarat untuk mengajukan pinjaman
4. Dijadikan sebagai pijakan untuk pengambilan keputusan

Dalam melakukan pencatatan transaksi, pelaku usaha dapat menggunakan cara manual ataupun komputerisasi. Cara manual tentunya sangat merepotkan dan berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan.

Pencatatan dengan sistem komputerisasi akan membantu mempercepat dan meminimalisir kesalahan pencatatan. Jika ada pun akan lebih mudah ditemukan. Pencatatan dengan komputerisasi dapat menggunakan Microsoft Excel. Contoh- contoh laporan keuangan sederhana excel akan dibahas pada bagian selanjutnya di artikel ini.

Buku Catatan Transaksi Keuangan

Dalam membuat dan menyusun laporan keuangan usaha, perlu adanya buku- buku yang digunakan sebagai catatan keuangan, antara lain :

1. Buku Kas

Buku kas mencatat arus kas yang terjadi pada satu periode. Transaksi yang dicatat meliputi transaksi keluar masuk uang kas.

2. Buku Persediaan Barang

Dalam mencatat persediaan barang terdapat dua metode, yaitu pencatatan dengan metode fisik dimana penghitungan barang yang masih ada dilakukan pada tanggal penyusunan laporan, dan metode perpetual dimana setiap jenis barang dibuatkan rekening masing- masing yang merupakan buku pembantu persediaan.

3. Buku Pembelian

Buku pembelian mencatat pembelian- pembelian kredit, yaitu pembelian yang bersifat utang dan tidak mengeluarkan uang kas pada saat terjadinya pembelian. Bukti transaksinya berupa faktur atau nota pembelian.

4. Buku Penjualan

Buku penjualan mencatat penjualan yang telah terjadi pada periode tertentu.

5. Buku Biaya

Buku biaya mencatatkan transaksi- transaksi biaya yang terjadi selama proses produksi, pemasaran, dan penjualan, seperti biaya sewa, biaya listrik, biaya gaji, dan sebagainya.

6. Buku Utang

Buku utang mencatat jumlah utang yang masih harus dibayarkan kepada pihak lain. Dengan melihat buku utang, pelaku usaha dapat mengetahui jumlah utang yang masih harus dilunasi kepada pihak lain.

7. Buku Piutang

Berbeda dengan buku utang, buku piutang berisi catatan transaksi pembayaran yang belum diterima. Pelaku usaha dapat melihat seberapa banyak pendapatan yang belum diterima dan sudah berapa lama piutang tersebut belum tertagih.

Tahapan Pencatatan Keuangan Sederhana

Sebuah laporan keuangan memerlukan siklus untuk sampai kepada penyajian final laporan keuangan. Pencatatannya pun tidak asal dilakukan, namun sesuai dengan siklus yang sistematis. Inilah seni dari akuntansi keuangan. Beberapa langkah di bawah ini dapat dilakukan hingga menghasilkan laporan keuangan :

1. Mencatat transaksi- transaksi ke dalam jurnal

Penjurnalan merupakan tahapan awal dalam pencatatan keuangan sederhana. Akun- akun pada jurnal diperoleh dari transaksi- transaksi yang terjadi. Semua transaksi yang terjadi harus memiliki bukti yang disebut dengan bukti transaksi. Bukti transaksi itulah yang menjadi dokumen pendukung dalam penjurnalan. Contoh bukti transaksi meliputi, faktur, nota, kuitansi, dan sebagainya.

2. Mencatat data- data yang diperlukan untuk dilakukan penyesuaian

Beberapa saldo akun dalam buku besar dapat langsung dilaporkan ke dalam laporan keuangan tanpa mengalami perubahan pada akhir periode akuntansi. Namun ada beberapa akun yang memerlukan penyesuaian. Di sinilah perlu dilakukan penyesuaian untuk memperbaharui data agar sesuai dengan konsep akrual dan konsep penandingan yang berlaku dalam akuntansi.

3. Membuat laporan keuangan

Semua akun yang sudah dikelompokkan ke dalam buku masing- masing siap untuk disusun menjadi laporan keuangan dengan standar yang telah ditetapkan. Laporan keuangan harus disusun dengan rapi dan akurat pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif.

Agar dapat lebih memahami pencatatan keuangan sederhana, berikut ini kami sajikan contoh laporan keuangan usaha kue milik kue Toko Kue Dona.

Dona memulai bisnis penjualan kue pada Mei 2020 lalu dengan modal awal sebesar Rp 8.000.000,-  Selama bulan Mei, kue Dona terjual sebanyak 150 loyang. Maka pencatatan keuangan dari bisnis kue Dona adalah sebagai berikut :

Laporan Penjualan

Laporan Arus Kas

Buku Persediaan Barang

Laporan Laba Rugi

Contoh di atas merupakan contoh pembukuan keuangan sederhana dengan format laporan keuangan sederhana yang bisa digunakan untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan usaha skala mikro. Tentunya pencatatan harus dilakukan secara kontinu dan pastikan pos- pos dicatat dengan benar untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat. 

Laporan Keuangan Bisnis Restoran

Selain usaha kue, beberapa usaha yang mulai marak adalah bisnis restoran. Bisnis restoran pun tentunya tidak terlepas dari penyusunan laporan keuangan guna mendapatkan informasi mengenai kondisi keuangan restoran. Berikut ini akan disajikan contoh laporan keuangan restoran excel. Namun sebelumnya, kita perlu memerhatikan beberapa unsur penting dalam laporan keuangan yang berkaitan dengan bisnis restoran.

Laporan Laba Rugi

Laporan laba dan rugi menunjukkan apakah restoran yang dikelola mencetak keuntungan atau mengalami kerugian. Dengan konsep sederhana  pun laporan laba rugi dapat disusun dengan persamaan :

Total penjualan – Total Biaya = Laba

Neraca Saldo

Neraca saldo akan menampilkan aset pada sebuah restoran. Akun yang terdapat dalam neraca saldo adalah aktiva, kewajiban, dan ekuitas.

Aktiva disebut juga dengan utang. Contoh utang adalah pinjaman. Pinjaman, baik pinjaman jangka pendek ataupun jangka panjang akan dimasukkan ke kolom kewajiban.

Akan tetapi, properti (bangunan) yang dibeli atau peralatan yang dipakai dalam jangka waktu panjang akan dikelompokkan ke dalam kolom aktiva (aset).

Sementara ekuitas merupakan modal yang disetorkan oleh pemilik usaha dalam menjalankan bisnisnya.

Laporan Arus Kas

Laporan arus kas digunakan untuk mencatat arus kas masuk dan keluar dalam sebuah aktivitas operasional. Sederhananya, saat uang masuk ke kas, maka disebut sebagai arus kas masuk, begitu pula sebaliknya apabila terjadi pengeluaran kas maka akan dicatat sebagai arus kas keluar.

Karena laporan arus kas mencatat segala bentuk kas keluar dan masuk, untuk transaksi piutang usaha tidak dicatatkan pada laporan ini karena bersifat penjualan kredit. Piutang baru akan dicatat di laporan arus kas apabila telah tertagih.

Demikian juga dengan utang. Utang akan dicatat di dalam laporan arus kas apabila pemilik usaha telah membayar utang dalam bentuk tunai dan memengaruhi jumlah kas.

Apa Saja yang Dicatat Pada Laporan Arus Kas?

Ada beberapa jenis aktivitas pada keuangan restoran yang dicatat pada laporan arus kas, yaitu : arus kas dari aktivitas operasional, arus kas dari aktivitas  investasi, dan arus kas dari aktivitas pendanaan.

Arus Kas dari Aktivitas Operasional

Arus kas dari aktivitas operasional meliputi arus kas yang berasal dari kegiatan usaha itu sendiri. Contoh arus kas dari aktivitas ini adalah penerimaan pembayaran dari tamu restoran, pembayaran gaji pegawai, pembayaran biaya listrik, air, dan sebagainya.

Arus Kas dari Aktivitas Investasi

Arus kas dari aktivitas investasi biasanya memengaruhi investasi dalam bentuk aktiva tetap. Misalnya pembelian tunai peralatan dapur ataupun penjualan bangunan rumah makan yang diterima tunai dari pembeli.

Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan

Arus kas dari aktivitas pendanaan biasanya memengaruhi ekuitas dan kewajiban dalam sebuah usaha. Contohnya adalah pelunasan kredit bank, penjualan obligasi, dan sebagainya.

Beberapa langkah untuk menghitung arus kas restoran :

1. Hitung pendapatan bersih restoran pada periode tersebut.
2. Tambahkan pemasukan dari penjualan makanan, minuman, ataupun souvenir (bila ada), dan juga pendapatan biaya antar.
3. Catat pemasukan investasi dari penjualan aktiva. Langkah ini merupakan langkah terakhir pencatatan arus kas masuk.
4. Catat pengeluaran- pengeluaran untuk investasi dan pelunasan utang. Ini merupakan jumlah arus kas keluar pada periode tersebut.
5. Jumlahkan nilainya untuk mendapatkan perbandingan antara kas akhir dengan kas awal. Hasilnya merupakan perubahan nilai arus kas.

Contoh di atas merupakan contoh pembukuan kas masuk dan keluar untuk usaha restoran. Pada usaha yang baru berjalan, pemilik restoran dapat membuat pembukuan sederhana excel untuk merekap dan melihat kondisi keuangan restoran.

Kesimpulan

Pencatatan keuangan pada UMKM penting adanya. Dengan adanya pencatatan keuangan, pemilik usaha dapat mengetahui kondisi keuangan perusahaan dan cara memperbaiki sistem usaha apabila terjadi ketidakcocokan pada praktik usaha. Pencatatan keuangan dapat dilakukan secara sederhana dengan Microsoft Excel untuk menyusun laporan- laporan keuangan yang diperlukan. 

Untuk membantu penyusunan laporan keuangan, tentunya harus ada manajemen produk yang baik. Untuk itu, Ginee siap membantu Anda. Anda bisa mengakses info seputar manajemen produk dan solusi- solusi yang kami tawarkan di Ginee!

Dapatkan juga gratis coba 7 hari. Jangan lewatkan kesempatan ini ya!

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!

Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!