Di zaman serba digital seperti sekarang ini, proses pembuatan laporan keuangan sudah menjadi lebih mudah dan praktis. Semua data transaksi yang ada cukup diinput ke komputer dan data-datanya sudah dapat diolah melalui program. Dalam artikel ini kita akan membahas fungsi yang digunakan untuk mengisi data transaksi di buku besar adalah apa saja. Ayo baca artikelnya sampai selesai ya!
Mengenal Apa itu Data Transaksi
Sebelum membahas mengenai fungsi dan sistematis pengolahan data, pertama kita perlu mengetahui apa sih data transaksi itu?
Menurut Indra Bastian (2007:27) transaksi adalah pertemuan antara dua belah pihak (penjual dan pembeli) yang saling menguntungkan dan disertai bukti pendukung dan dimasukkan ke dalam jurnal setelah melalui pencatatan.
Dari pengertian diatas, kita dapat menyimpulkan bahwa data transaksi merupakan kumpulan bukti terjadinya peristiwa jual-beli antara penjual dengan pembeli yang mana harus dicatat guna menghasilkan sebuah laporan keuangan.
Bagaimana Cara Mencatat Data Transaksi
Setelah mengenal apa itu data transaksi, langkah berikutnya kita perlu mengetahui bagaimana cara mencatat data transaksi tersebut agar dapat menghasilkan sebuah laporan yang mudah dibaca dan dapat dianalisa.
Berbicara mengenai pencatatan data transaksi, maka kita harus mengetahui fasilitas yang digunakan untuk memasukkan suatu transaksi ke dalam buku besar adalah data yang ada pada jurnal. Jurnal merupakan catatan transaksi perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun di debit ataupun di kredit.
Sebelum melakukan pencatatan data transaksi, terlebih dahulu kita harus mengumpulkan bukti-bukti transaksi dan memastikan bahwa semua bukti transaksi yang dikumpulkan sudah benar dan asli. Setelahnya, kita perlu mengikuti aturan akuntansi guna menghasilkan jurnal yang kemudian dapat diangkat ke buku besar untuk menghasilkan laporan keuangan dan neraca.
Apabila kalian menggunakan program excel dalam mencatat dan memproses data transaksi, maka ketahuilah bahwa fungsi yang digunakan untuk membuat jurnal umum adalah fungsi VLOOKUP.
Adapun rumus yang digunakan pada jurnal umum yang benar adalah rumus VLOOKUP(NilaiYangDicari;TabelReferensi;NomorKolom;RangeLookup).
Nilai Yang Dicari
Merupakan nilai yang akan kita cari pada kolom pertama sebuah tabel atau kolom paling kanan dari tabel referensi
Tabel Referensi
Sebuah tabel data yang terdiri dari dua atau lebih. NilaiYangDicari biasanya berada pada kolom pertama tabel ini.
Nomor Kolom
Nomor kolom merupakan nilai argumen dari tabel referensi yang mengandung data yang ingin kita cari.
Range Lookup
Biasanya diisi dengan nilai boolean True atau False namun sering juga diisi dengan angka 0.
Sedangkan rumus yang digunakan untuk memasukkan data pada lajur penyesuaian debet adalah SUMIF(penyesuaian;No.akun neraca lajur;kolom debet penyesuaian)
Fungsi yang digunakan untuk Mengisi Data Transaksi di Buku Besar
Setelah proses penjurnalan selesai, langkah selanjutnya adalah menghasilkan buku besar.
Fungsi yang digunakan untuk mengisi data transaksi di buku besar adalah data filter, form, advance, short, dan validation.
Data Filter
Data filter digunakan untuk menampilkan data atas transaksi tertentu. Perintah ini diperlukan ketika ingin memindahkan data dari jurnal ke masing-masing pos akun pada buku besar
Data Form
Data form merupakan fitur dari program microsoft excel. Perintah ini muncul dalam bentuk kotak dialog yang secara otomatis menampilkan maksimal 32 header kolom sebagai label dan terdapat kotak isian pada setiap label tersebut dimana pengguna dapat memanfaatkannya untuk menambah ataupun mengedit data terkait.
Data Advance
Tidak begitu berbeda dengan data filter, tujuan utama dari data advance juga untuk menyaring data yang ingin kita tampilkan. Bedanya, dalam data advance kita dapat menuliskan kriteria range data yang ingin kita lihat.
Data Sort
Perintah ini digunakan untuk mengurutkan data-data yang kita miliki dalam sebuah spreadsheet. Kita dapat mengurutkannya berdasarkan tanggal maupun abjad. Tentu saja ini sangat dibutuhkan ketika ingin memindahkan jurnal ke buku besar. Tujuannya adalah agar data yang kita pindahkan sudah tertata rapi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi.
Data Validation
Perintah data validation dalam excel merupakan fitur penting ketika kita ingin membuat buku besar. Pasalnya, fitur ini membantu kita memastikan apakah data yang dimasukkan dalam sel atau range sudah memenuhi kriteria tertentu atau belum.
Menambah Record Baru
Jika ingin menambahkan record baru, tombol yang digunakan adalah NEW -> Record.
Setelah mengetahui proses penyusunan buku besar, simaklah contoh jurnal umum dan buku besar dibawah ini:
Data Transaksi Bisnis Online Aman dengan Ginee!
Jika Anda berbisnis di marketplace secara online, tentunya butuh laporan keuangan yang isinya merupakan data transaksi selama penjualan, kan? Ada kalanya pusing karena mungkin terlalu banyak yang harus dipikirkan, seperti produk, stok, ataupun pesanan pelanggan. Sehingga, mengurus laporan keuangan jadi keteteran.
Tapi, tenang. Ada Ginee Omnichannel yang hadir untuk membantu Anda! Dengan Ginee, Anda akan dipermudah dalam pengelolaan transaksi bisnis dengan fitur laporan keuangan dan analisis bisnis yang disediakan. Dijamiin, jadi lebih mudah dan cepat, terutama untuk mengembangkan bisnis Anda!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
