Menjadi customer service adalah tugas yang bisa dibilang tidak mudah. Sebabnya, seorang customer service yang baik harus memiliki etika yang baik dan sangat memperdulikan seluruh customer-nya. Nah, jika Anda sedang ingin tahu rahasia jadi customer service yang kredibel dan ingin merekrut customer service, pastikan Anda paham hal-hal berikut ini!
Baca juga: 3 Alasan Customer Sales Adalah Faktor Kembangkan Bisnis
Customer Service Adalah…
Sebelum Anda masuk ke pembahasan mengenai customer service kerjanya apa dan rahasia menjadi customer service kredibel, Anda perlu tahu tentang apa itu customer service. Jadi, customer service adalah seorang yang handal dalam melayani pelanggan dengan sangat baik, termasuk menampung keluhan serta pertanyaan pelanggan. Intinya, customer service ini menjembatani antara pelanggan dengan pemilik bisnis.
Kebanyakan bisnis yang bergerak lewat internet di zaman digital ini juga tentunya menggunakan jasa customer service untuk membantu berkomunikasi dengan para pelanggan. Jika Anda lihat di bagian bawah suatu website, pasti ada pilihan untuk menghubungi CS (Customer Service). Nah, di situlah peran CS ketika ada pelanggan yang ingin komunikasi terkait bisnis.
Tugas Customer Service
Tugas utama customer service itu ada 3 jenis, yaitu menerima tamu, komunikator, dan customer relation office. Selengkapnya simak berikut ini!
Menerima Tamu
Tugas yang pertama, menerima tamu atau yang biasa disebut dengan resepsionis. Sebagai customer service, mereka harus bisa menerima tamu dengan berbahasa yang sopan, ramah, dan senantiasa menjelaskan tentang produk atau lini bisnis tempat mereka bekerja.
Menjadi Komunikator
Tugas berikutnya yaitu menjadi komunikator. Seperti yang telah disebut di awal tadi, customer service harus bisa menjadi jembatan antara pemilik bisnis dengan pelanggan. Sehingga, pihak yang berkomunikasi langsung dengan pelanggan yaitu customer service. Menjadi komunikator juga berarti harus mampu menerima keluhan atau saran yang berhubungan dengan bisnis.
Menjadi Customer Relation Officer
Artinya, customer service wajib memiliki kedekatan dengan pelanggan, sebab tugasnya tak lain adalah melayani pelanggan. Caranya memang tak jauh dari bersikap ramah, berbicara dengan bahasa yang mudah dimengerti dan sopah, dan lain sebagainya.
Rahasia Menjadi Customer Service yang Kredibel dan Handal!
Menyambut Hari Pelanggan Nasional 2022 yang akan datang, Anda sebagai pemilik bisnis tentu ingin semua pelanggan Anda mendapatkan pelayanan prima dan memutuskan untuk membeli produk Anda supaya bisnis makin cuan, kan?
Cocok sekali! Pada 4 September Hari Pelanggan Nasional nanti, Anda dapat memberikan pelayanan maksimal kepada pelanggan Anda melalui jasa customer service yang handal. Sesuai dengan sejarah Hari Konsumen Nasional, faktanya lebih dari 200 direktur utama dan perusahaan turun lapangan untuk melayani pelanggannya.
Anda jangan mau ketinggalan dengan pebisnis lain, ya, khususnya dalam hal strategi promosi dalam rangka Harpelnas dan memberikan layanan terbaik untuk pelanggan!
Yuk, simak cara menjadi customer service online yang baik berikut ini!
Mulai dan Akhiri Percakapan dengan Bahasa yang Baik
Kalimat customer service untuk memulai suatu percakapan biasanya menyematkan kata-kata sapaan seperti “Selamat pagi,” “Selamat siang,” atau “Selamat malam.” Baru setelahnya, customer service akan melanjutkan dengan kalimat pertanyaan terkait alasan pelanggan menghubungi CS pada saat itu.
Untuk contoh percakapan customer service ketika ingin mengakhiri sebuah percakapan dengan pelanggan yaitu mengatakan kalimat “Ada hal lai yang bisa saya bantu?” Selain itu, seorang customer service juga harus mengucapkan terima kasih kepada pelanggan yang telah senantiasa menghubungi.
Setelah menutup percakapan, jangan lupa untuk melakukan follow up melalui chat atau e-mail. Hal ini dapat membuat pelanggan percaya bahwa customer service akan membantu setiap permasalahan.
Angkat Telepon Masuk dengan Cepat
Selalu berpikiran bahwa setiap telepon masuk, itu berarti sebuah kesempatan besar bagi bisnis. Lagipula, jika Anda memposisikan diri menjadi seorang pelanggan dan Anda menelepon customer service, tentu Anda mengharapkan respon yang cepat, bukan? Nah, maka dari itu, menjadi customer service berarti harus tanggap mengangkat telepon dari pelanggan.
Siapa tahu, si penelepon tak hanya ingin bertanya atau menyampaikan keluhan, tapi mereka justru ingin memberikan kesempatan untuk kerja sama bisnis? Atau ternyata mereka adalah investor? Tentu merupakan berita bagus bagi bisnis!
Berkomunikasi dengan Etika yang Sopan
Berwawasan luas dapat diukur dari pemilihan kosakata, lho. Seorang customer yang handal dapat mempelajari banyak kosakata untuk berbicara dengan pelanggan. Misalnya, menggunakan kosakata yang ramah, lembut, supaya memberikan kesan ramah dan hangat, dan tentunya terdengar positif.
Cara berbicara customer service yang beretika juga dapat dilakukan dengan tidak langsung mengatakan “tidak,” atau ikut bernada tinggi terhadap pelanggan yang sedang marah karena refund atau hal lainnya. Berusahalah untuk tetap tenang, dengarkan pelanggan, dan jawab dengan sopan.
Baca juga: Inilah 11 Tips Membalas Chat Pembeli dengan Benar!
Memiliki Pengetahuan Product Knowledge Adalah Nilai Plus
Sebagai customer service yang baik, pastinya mereka harus tahu tentang product knowledge. Karena, itulah yang akan mereka jelaskan kepada setiap pelanggan. Jangan sampai ketiak pelanggan bertanya sesuatu terkait produk atau jasa dari perusahaan tempat customer service bekerja, mereka justru tidak tahu jawabannya dan meninggalkan pelanggan di telepon.
Untuk menghindari hal itu terjadi, lebih baik customer service paham betul terhadap produk atau jasa yang dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja, supaya lebih profesional ketika pelanggan bertanya atau mengeluh akan produk atau jasa tersebut.
Semua Orang Ingin Didengar, Sama dengan Pelanggan!
Setelah paham betul soal product knowledge, menjadi customer service pun harus bisa menjadi pendengar yang baik. Sebisa mungkin dengarkan keluhan, saran, dan kritik dari pelanggan. Hal itu dapat jadi bahan evaluasi bagi perusahaan.
Karena ternyata, sikap berempati itu dibutuhkan dalam bidang customer service. Sehingga, tak heran rata-rata customer service itu selalu bertanya tentang hal lain yang dapat mereka bantu kepada pelanggannya, sebab, bisa saja pelanggan masih ada sesuatu yang ingin disampaikan.
Menerima Komplain dengan Lemah Lembut
Pepatah mengatakan, “Jangan beri api dengan api.” Sama halnya dengan menjadi customer service ketika menerima komplain dari pelanggan. Kalau pelanggan sedang berapi-api alias marah dan memberikan komplain terhadap produk, jasa, ataupun layanan yang diberikan oleh perusahaan, maka jangan respon pelanggan dengan nada yang ikut marah pula.
Sebaliknya, terimalah komplain tersebut dengan lapang dada dan lemah lembut. Tanyakan dulu keluhan mereka dan tawarkan solusi cocok, misalnya mengirimkan produk baru kepada pelanggan atau menawarkan untuk mencoba produk lain dengan potongan harga yang besar.
Setelah itu, jadilah customer service yang penyabar, sehingga setiap kali ada komplain dari pelanggan, dapat menanggapinya dengan respon positif. Memberikan kalimat positif dapat mempengaruhi psikologis orang, lho, sehingga pelanggan yang tadinya berapi-api, bisa saja jadi melunak.
Paham Kebutuhan Pelanggan
Contoh pelayanan customer service yang baik yaitu dengan memahami kebutuhan pelanggan. Misalnya, melatih kepekaan terhadap pelanggan, tujuannya untuk mampu membaca tipe-tipe pelanggan dari berbagai hal yang diadukan nantinya.
Misalnya, ada pelanggan yang selalu bertanya tentang produk, tapi belum memutuskan untuk beli. Customer service dapat bertanya kebutuhan pelanggan tersebut, sehingga dapat coba memberikan pilihan-pilihan produk atau jasa, serta potongan harga yang mungkin didapatkan si calon customer.
Bisa saja calon pelanggan belum mau beli produk atau jasa karena kendala harga atau sebab lain. Oleh karena itu, paham kebutuhan pelanggan sangat penting untuk membantu meningkatkan penjualan.
Begitulah rahasia menjadi customer service yang baik dan contoh kata-kata yang dapat digunakan. Bagi Anda yang ingin merekrut customer service baru, pastikan mereka memiliki ciri-ciri di atas! Jangan lupa untuk selalu memberikan pelayanan maksimal kepada pelanggan, terutama menyambut Hari Pelanggan Nasional!
Berbisnis dengan Ginee Omnichannel, Berikan Pelayanan Prima dan Tingkatkan Cuan!
Ingin bisnis Anda semakin lancar dan banyak mendapat pelanggan setia yang selalu repeat order di toko Anda? Tenang, ada Ginee Omnichannel yang bisa bantu! Ginee adalah platform omnichannel yang terintegrasi dengan berbagai marketplace dan e-commerce ternama seperti Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, dan lainnya. Artinya, Anda bisa kelola banyak toko online hanya di satu platform Ginee saja.
Nah, Ginee punya fitur lengkap. Mulai dari manajemen produk, stok, laporan penjualan, Ginee Ads, hingga Ginee Chat untuk membantu Anda merespon chat pelanggan dari toko marketplace atau e-commerce dalam satu sistem. Yuk, daftar Ginee Omnichannel sekarang!
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
