Pelacakan stok merupakan salah satu aspek penting dalam sistem manajemen gudang. Dalam hal ini, WMS dapat berfungsi untuk membantu Anda melacak informasi terkait stok produk. Informasi tersebut dibutuhkan untuk mengukur jumlah permintaan yang ada dengan menyesuaikan ketersediaan barang di gudang, sehingga Anda dapat mengisi kembali persediaan stok barang dengan cepat dan tepat.
Memenuhi Permintaan Pelanggan
Fungsi warehouse management selanjutnya adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat. Hal ini karena sistem WMS memastikan bahwa stok penyimpanan barang cukup memadai dan mampu memenuhi permintaan konsumen.
Jika terjadi lonjakan permintaan yang mendadak, sistem WMS akan membantu Anda untuk mengambil persediaan barang dari beberapa gudang sekaligus, jadi tidak perlu repot lagi kewalahan menghadapi banyaknya permintaan pelanggan.
Perbedaan WMS dan Supply Chain Management
Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM) merupakan dua elemen penting dari sebuah bisnis. Jika WMS dan supply chain tidak dikelola dengan baik, tentu akan mengganggu aktivitas pergudangan karena staff gudang akan kesulitan untuk menemukan barang dan akhirnya menghambat proses pengiriman barang kepada konsumen.
Namun, masih banyak pemilik usaha yang bingung membedakan antara WMS dan SCM, padahal keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Berikut ini akan dibahas beberapa perbedaan antara WMS dan supply chain untuk membantu sistem pergudangan Anda menjadi lebih optimal. Yuk, simak!
Berdasarkan Cara Kerjanya
Perbedaan antara WMS dan SCM bisa dilihat dari fokus pekerjaanya. WMS lebih fokus pada pengelolaan sistem pergudangan seperti penyimpanan, persediaan hingga pergerakan barang. Sementara, Supply Chain Management (SCM) berfokus pada penjualan, produsen dan pengecer.
Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah sistem yang dapat membantu segala proses pengelolaan gudang secara otomatis. WMS dapat membantu Anda untuk mengelola stok penyimpanan gudang, melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar gudang, serta mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal.
Dengan kata lain, warehouse management adalah sebuah sistem yang dibuat untuk mempermudah pengelolaan gudang sebagai pendorong proses supply chain, sehingga proses pengelolaan gudang akan jadi jauh lebih efektif dalam mengatasi masalah yang sering terjadi di gudang.
Sementara, supply chain management lebih fokus untuk melakukan mediasi pasar yang menghubungkan antara perusahaan dengan distributor produk dan memastikan pengelolaan pembiayaan terkait dengan perencanaan produk, survey pasar, serta biaya lainnya.
Berdasarkan Cakupannya
Supply chain management memiliki cakupan yang jauh lebih luas dibandingkan WMS. Hal ini dapat terlihat dari cara kerja kedua sistem tersebut. Supply chain management adalah serangkaian aktivitas bisnis mulai dari perencanaan, pengendalian, pengawasan jalannya arus produk, hingga proses distribusi ke konsumen.
Sehingga, dengan kata lain, SCM mengacu kepada segala proses pergudangan dan kegiatan berupa pengadaan bahan baku, pembuatan, hingga pendistribusian produk jadi kepada konsumen. Berdasarkan pengertian tersebut, SCM memang memiliki cakupan yang jauh lebih luas dibandingkan dengan WMS yang hanya fokus pada pengelolaan sistem pergudangan.
Tujuan utama dari supply chain management adalah untuk menyesuaikan setiap permintaan dengan pasokan barang di gudang dan meminimalisir hambatan yang terjadi pada faktor pengadaan barang, manajemen pemasok, pengelolaan hubungan dengan pelanggan, hingga manajemen risiko yang buruk.
Jenis-Jenis WMS
Sebelum memulai untuk menggunakan sistem WMS dalam gudang Anda, Anda terlebih dahulu perlu memahami berbagai jenis sistem WMS. Hal ini karena setiap sistem biasanya memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda-beda serta memiliki fungsi yang berbeda pula.
Oleh karena itu, Anda perlu memilih jenis sistem WMS yang tepat sesuai dengan kebutuhan Anda. Ada 4 contoh aplikasi warehouse management systems yang bisa Anda gunakan. Apa saja? Simak ulasan lengkapnya berikut ini!.
Standalone WMS
Jenis sistem WMS yang pertama yang paling umum digunakan adalah standalone WMS. Harganya yang cenderung rendah, serta memiliki banyak manfaat, membuat jenis sistem WMS ini banyak digunakan oleh para pebisnis.
Standalone WMS memungkinakn Anda untuk mengintegrasikan program eksternal dengan perangkat lunak Anda. Akan tetapi, sering kali hal ini bisa menimbulkan masalah seperti adanya duplikasi entri, biaya tambahan untuk kustomisasi dan konfigurasi, serta informasi yang tidak real time.
Oleh karena itu, sistem WMS login ini cocok untuk digunakan bagi pemilik bisnis kecil yang masih belum memiliki cukup anggaran untuk menggunakan sistem WMS yang lebih mahal.
ERP Module
Jenis sistem WMS selanjutnya adalah ERP Module. Sistem ERP Module adalah sistem khusus yang dapat menggabungkan berbagai aplikasi dalam ranah pergudangan, logistik, supply chain, akuntansi dan lain sebagianya. Sistem khusus ini menawarkan eksekusi dan skalabilitas rantai pasok yang solid.
ERP Module ini dianggap menjadi salah satu opsi terbaik untuk kebutuhan manajemen gudang atau bisnis dengan tujuan untuk memperluas dan meningkatkan rantai pasok. Fitur yang tersedia di dalam sistem ERP ini mampu mengatur rantai pasok, akuntansi, hingga SDM, sehingga cocok digunakan untuk mengelola bisnis yang memiliki skala yang lebih besar.
Cloud Based WMS
Sistem WMS lainnya yang bisa Anda gunakan adalah sistem Cloud Based WMS. Sistem ini merupakan sebuah sistem WMS berbasis web. Cloud based WMS sering juga disebut dengan Software as a Service (SaaS) yang dikenal memiliki skalabilitas yang cepat dan biaya yang lebih murah. Hal ini membuat sistem Cloud Based WMS ini jauh lebih unggul dibandingkan sistem WMS yang lebih tradisional.
Sistem Cloud Based WMS juga menawarkan pembaruan kepada penggunanya secara otomatis tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan. Sehingga, Anda dapat terus menikmati teknologi yang terbaru.
Selain itu, sistem WMS ini juga mampu untuk beradaptasi dengan kebutuhan bisnis Anda serta membantu untuk meningkatkan produktivitas dan kompleksitas operasional bisnis. Jadi, sistem ini sangat cocok digunakan untuk berbagai jenis skala bisnis.
Supply Chain Module
Sistem WMS selanjutnya adalah Supply Chain Module. Sistem WMS ini merupakan sistem yang berkaitan dengan Supply Chain Management (SCM). Jenis perangkat lunak ini memiliki cakupan yang kah lebih luas dan dapat membantu pengguna untuk mengelola berbagai aspek dalam rantai pasok.
Sistem ini memungkinkan Anda Untuk mengelola manajemen inventaris, siklus produk, dan lain sebagianya. Anda juga dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan proses bisnis yang kompleks, serta mengelola hubungan yang baik dengan vendor. Dengan begitu, sistem ini juga bisa jadi pilihan yang tepat untuk bisnis Anda.
Istilah dalam WMS yang Harus Diketahui
Dalam proses manajemen gudang, terdapat beberapa istilah penting yang perlu Anda ketahui agar proses manajemen gudang Anda dapat berjalan efektif. Yuk, simak istilah dalam WMS di bawah ini!
Receiving dan Putaway
Proses receiving gudang adalah proses pertama dalam aktivitas pergudangan yang melibatkan penerimaan barang untuk disimpan di dalam gudang. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima dalam jumlah yang tepat serta dalam kondisi yang bagus. Jika terjadi kesalahan dalam proses penerimaan, tentu akan berimbas pada seluruh aktivitas pergudangan.
Sementara, proses putaway adalah proses penyimpanan barang sesuai dengan lokasi penyimpanannya. Proses ini melibatkan aktivitas menyimpan barang dengan benar, mengoptimalkan ruangan gudang, serta keamanan barang di dalam gudang sehingga barang dapat mudah ditemukan dan dilacak untuk proses selanjutnya.
Fungsi dari proses receiving dan putaway adalah untuk memberikan informasi yang akurat mengenai penempatan suatu barang. Dengan begitu, akan mempermudah staff gudang dalam melakukan proses pengambilan barang untuk kemudian dikirim kepada konsumen. Jika penataannya tidak sesuai, tentu akan memperlambat staff gudang dalam menemukan barang yang diinginkan dan berakibat pada keterlambatan pengiriman barang ke konsumen.
Picking
Picking adalah proses pengambilan barang di gudang dan mempersiapkannya untuk dikirim kepada konsumen. Tujuan dari proses picking adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen dalam waktu cepat, memastikan ketersediaan stok, mengirim barang tepat waktu, meningkatkan produktivitas staff gudang, dan masih banyak lagi.
Agar proses picking barang berjalan lebih optimal, dibutuhkan teknologi tinggi seperti sistem WMS yang dapat mempermudah proses pengambilan barang. Sistem WMS dapat membantu untuk melacak lokasi barang, sehingga proses picking tidak memerlukan waktu yang lama.
Anda hanya tinggal melakukan scan barcode pada barang, maka, Anda akan dengan mudah menemukan lokasi barang tersebut. Dengan begitu, proses pengambilan barang akan menjadi lebih cepat dan efisien.
Dispatching
Dispatch adalah istilah pergudangan yang meliputi perencanaan dan pengendalian produksi dari sebuah perusahaan. Proses ini meliputi berbagai keperluan produksi seperti bahan baku, perlengkapan, alur pelaksana produksi, staff, dan lain sebagianya. Dengan kata lain, proses dispatching ini bertanggung jawab atas mulainya produksi dan memastikan bahwa segala aktivitas pergudangan berjalan sesuai rencana serta dilaksanakan dengan benar.
Hal ini membuat dispatching adalah proses yang penting dalam pergudangan karena berhubungan dengan kelancaran segala aktivitas pergudangan. Mulai dari mengawasi aktivitas pergudangan, hingga menyampaikan pesan dari manufaktur untuk dapat menjalankan proses pergudangan sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.
Packing
Packing atau pengemasan adalah proses pergudangan di mana barang-barang di gudang akan dikemas terlebih dahulu sebelum dipersiapkan untuk dikirim kepada pelanggan. Kegunaan utama proses packing barang adalah memastikan bahwa barang yang akan dikirim dalam keadaan baik dan aman agar tidak ada kendala pada proses pengiriman hingga sampai ke tangan konsumen.
Returns
Proses returns merupakan proses pengembalian barang yang dilakukan oleh konsumen. Proses ini merupakan proses yang paling dihindari oleh hampir semua perusahaan. Proses returns ini melibatkan begitu banyak proses, tergantung dengan kebijakan perusahaan. Akan tetapi, semakin tinggi sebuah permintaan, maka proses return juga bisa semakin sulit.
Dalam proses ini, staff gudang perlu memastikan bahwa produk yang dikembalikan dapat terlacak oleh sistem. Sehingga, tidak ada kendala lagi dalam proses pengembalian nantinya.
Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan stok barang di gudang sebelum dikirim kepada konsumen. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa pencatatan barang sesuai dengan jumlah barang yang tersedia di gudang. Jika jumlah tersebut tidak sesuai, tentu akan mengganggu jalannya proses pergudangan.
Bayangkan jika seorang staff perlu mengambil barang untuk konsumen, namun ternyata barang tersebut sudah tidak ada lagi karena kesalahan pencatatan. Jika hal tersebut terjadi, tidak hanya akan berdampak terhadap aktivitas pergudangan saja, tetapi juga pada kepuasan pelanggan karena perusahaan tidak berhasil memenuhi permintaan para konsumen dengan baik.
Oleh karena itu, apabila Anda mampu mengelola proses stock opname dengan baik, tentu akan mempermudah staff gudang untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan tepat waktu. Sehingga, permintaan pelanggan dapat selalu terpenuhi.
Shipping
Shipping merupakan istilah di dalam warehouse yang berarti proses pengiriman barang dari gudang penyimpanan kepada konsumen. Pengiriman barang ini dapat dilakukan melalui layanan ekspedisi atau menggunakan jasa pengiriman milik perusahaan.
Dalam kegiatan ekspor dan impor, shipping dapat berarti pengiriman barang lewat darat, laut atau udara. Namun, istilah shipping biasanya lebih banyak digunakan untuk pengiriman via jalur laut.
Awalnya istilah shipping hanya digunakan untuk kegiatan ekspor dan impor, Namun seiring perkembangan zaman, makna shipping pun kini mulai bergeser dan lebih banyak digunakan untuk menyebut proses pengiriman barang di online shop.
Proses Standar dalam WMS
Dalam sistem WMS, ada beberapa proses standar yang dapat membantu untuk mendukung manajemen barang di dalam gudang? Apa saja? Berikut ini akan dibahas proses-proses standar yang tersedia di dalam sebuah sistem manajemen pergudangan. Yuk, simak!
Receiving dan Putaway
Receiving dan putaway merupakan salah satu proses penting yang mengawali pengelolaan gudang. Barang yang masuk ke gudang akan diterima dan dimasukan ke dalam sistem manajemen pergudangan terlebih dahulu. Hal ini untuk memudahkan karyawan dalam mengupdate database barang dalam sistem.
Proses penerimaan atau receiving ini perlu dikelola dengan teliti, sehingga tidak terjadi perbedaan antara data di sistem dengan keadaan barang nyata. Selain itu, proses receiving ini juga meliputi proses pengecekan kualitas barang sebelum akhirnya melewati proses penyimpanan atau putaway.
Setelah proses penerimaan dan input database selesai, selanjutnya barang akan disimpan oleh staff gudang berdasarkan dengan tempat penyimpanannya. Proses ini dikenal juga dengan istilah putaway.
Dalam proses putaway, barang akan dimasukan ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan jenis barangnya. Jika Anda menggunakan sistem WMS, biasanya Ada hanya tinggal melakukan scan barcode pada barang, dan secara otomatis akan muncul data informasi barang beserta lokasi barang.
Dispatching
Proses standar dalam sistem WMS selanjutnya adalah dispatching. Proses dispatching ini bertujuan untuk membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang yang tepat untuk dikeluarkan dan dikirimkan kepada konsumen. Staff gudang hanya perlu melihat informasi yang tersedia di dalam sistem untuk menemukan lokasi barang yang dibutuhkan. Selanjutnya, staff gudang akan melakukan proses picking untuk dikirimkan kepada konsumen.
Tanpa adanya sistem wms, proses ini akan menjadi lambat karena staff gudang akan kesulitan untuk menemukan barang yang dicari, sehingga mengganggu jalannya pengiriman. Oleh karena itu, sistem manajemen gudang sangat diperlukan agar proses ini dapat berjalan lancar dan permintaan pelanggan bisa selalu terpenuhi dengan baik.
Stock Take
Stock take merupakan proses dalam WMS yang bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik barang dengan stok pada sistem. Stock take ini mencakup perhitungan secara manual dimana barang di gudang akan dihitung satu per satu untuk memastikan kecocokan jumlah barang dengan sistem. Sehingga, Anda akan mendapatkan hasil yang akurat dalam perhitungan barang Anda, baik stok barang fisik maupun stok barang di dalam sistem.
Namun, melakukan perhitungan satu per satu memang cukup merepotkan, hal inilah yang membuat sistem warehouse management adalah sebuah sistem yang penting dan berperan besar dalam membantu proses stock take menjadi lebih singkat karena semuanya telah dikelola secara otomatis. Jadi, Anda tidak perlu lagi mengelola secara manual.
Selain itu, dengan adanya sistem paket WMS ini juga akan membantu Anda untuk menghindari risiko kesalahan perhitungan atau selisih stock opname yang dapat berakibat fatal bagi perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi khawatir jika terdapat selisih stok barang dalam perusahaan Anda.
Reporting
Proses selanjutnya adalah proses reporting atau pelaporan. Proses ini merupakan salah satu proses yang juga tidak kalah penting dibandingkan proses-proses sebelumnya. Dalam proses ini, laporan stok gudang yang terdapat di dalam jurnal warehouse management system perlu menjelaskan keterkaitan barang yang tersedia di gudang dengan sistem secara akurat.
Hal ini karena laporan tersebut akan digunakan untuk membuat keputusan atau kebijakan sebuah perusahaan. Selain itu, laporan tersebut juga bisa menjadi bahan pertimbangan bagi proses perencanaan forecasting penjualan dan persediaan di waktu yang akan datang.
Oleh karena itu, laporan yang dibuat harus akurat dan menjelaskan secara rinci dan jelas data-data mengenai proses pergudangan. Dengan begitu, proses pergudangan Anda dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala yang berarti.
Kesimpulan
Mengelola sebuah gudang memang bukanlah perkara yang mudah. Oleh karena itu,Anda memerlukan sistem WMS yang dapat membantu Anda mengelola berbagai kebutuhan gudang Anda dengan mudah. Selain mengelola gudang, agar bisnis online Anda sukses, Anda juga perlu tahu bagaimana caranya memaksimalkan pengelolaan bisnis Anda. Untuk itu, Anda dapat menggunakan fitur Ginee Omnichannel yang disediakan oleh Ginee Indonesia.
Ginee Omnichannel bisa membantu Anda untuk mengelola segala kebutuhan dan aktivitas bisnis Anda di berbagai marketplace dalam waktu bersamaan di satu dashboard saja, lho! Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, nikmati kemudahan berbisnis online dengan mendaftar di Ginee sekarang!
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
