Masalah yang kerap kali dijumpai dalam sebuah bisnis adalah stock opname gudang atau pengelolaan stok produk dan barang. Dengan cepatnya pergerakan barang dan produk yang Anda miliki, penting untuk memastikan jumlah persediaan yang Anda miliki secara berkala. Artikel ini akan membantu Anda untuk melakukan hal tersebut, yakni membahas cara melakukan stock opname gudang dengan mudah!
Mengetahui prosedur stock opname yang benar dan sesuai akan membantu bisnis Anda untuk berjalan dan berkembang, dengan meminimalisir terjadinya masalah seputar gudang atau stok produk yang tiba-tiba habis atau tidak sesuai dengan perkiraan. Menarik bukan? Yuk, scroll ke bawah untuk mengetahui informasi seputar stock opname! Pastinya bisnis Anda akan terhindar dari berbagai masalah, deh!
Definisi Stock Opname Gudang
Sebelumnya sudah disinggung bahwa stock opname gudang mampu membantu Anda untuk menjalankan sebuah bisnis. Tapi, apakah Anda sudah tahu apa itu stock opname? Stock opname adalah sebuah aktivitas yang mencakup perhitungan persediaan, atau stok produk di dalam gudang sebelum dijual atau didistribusikan kepada konsumen.
Stock opname sangat erat kaitannya dengan perhitungan persedian, maka kegiatan ini sangat menyita waktu. Karyawan yang bertanggung jawab melakukan stock opname harus teliti dalam menghitung dan memeriksa barang yang ada di gudang.
Namun, seiring berjalannya waktu dan teknologi yang semakin canggih, saat ini sudah tersedia sistem barcode yang memudahkan perhitungan secara cepat dan efisien. Nantinya, karyawan akan menggunakan barcode scanner untuk kegiatan perhitungan stok agar terhindar kesalahan pencatatan dibanding menggunakan pembukuan stok barang manual atau cara stock opname manual.
Selain itu, stock opname sangat penting untuk dilakukan. Alasannya, karena dengan kegiatan perhitungan stok bisa diketahui secara pasti apakah jumlah yang tercatat di sistem sudah sesuai dengan ketersediaan stok produk di gudang atau berbeda. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengecekan ulang, apakah ada transaksi yang belum tercatat atau ada kesalahan dalam pencatatan.
Jika ternyata dalam kegiatan perhitungan stok ini terdapat kelebihan atau kekurangan, maka bisa diatasi dengan dua cara. Melalui jurnal penyesuaian atas kekurangan barang atau bisa juga dengan membebankan kekurangan barang atau penggantian kepada petugas perhitungan.
Baca juga: Laporan Stok Gudang: Pengertian, Contoh Cara Membuat dan Fungsinya
Langkah Langkah Stock Opname Gudang
Tahukah Anda bahwa cara stock opname tidak boleh dilakukan asal-asalan? Apa lagi proses stock opname sangat penting bagi kelancaran bisnis Anda. Nah, ternyata untuk melakukan stock opname yang tertata dan akurat terdapat beberapa cara. Berikut adalah cara melakukan stock opname gudang dengan mudah:
1. Membuat Jadwal Rutin Stock Opname
Pemilik gudang dapat menentukan stok opname dilakukan setiap sebulan sekali atau bahkan tiga bulan sekali tergantung kebutuhan dari bisnis Anda. Mengapa hal tersebut dilakukan? Alasannya, karena dengan adanya jadwal yang pasti karyawan mempunyai pegangan pasti waktu melakukan perhitungan persediaan barang dan waktu untuk restock barang.
2. Mempersiapkan Alat Penunjang
Selain membuat jadwal yang rutin untuk stock opname, Anda jangan sampai lupa untuk menyiapkan alat-alat untuk menunjang kegiatan stock opname barang. Anda bisa menyiapkan alat-alat, seperti barcode scanner, buku catatan, stiker, barcode, atau tag. Tentunya hal tersebut agar terhindar dari perhitungan barang yang double jadi pencatatan stock opname gudang lebih akurat.
3. Membuat Denah Rak Gudang
Ketika Anda menyimpan stok barang di gudang perlu membuat denah rak gudang terlebih dahulu sebagai catatan lokasi penempatan barang di gudang, sehingga memudahkan jika melakukan kegiatan stock opname. Anda bisa membuat denah penyimpanan rak dan membuat penomoran lokasi yang sistematis.
4. Mempersiapkan Barang di Gudang
Anda bisa meminta tolong kepada karyawan yang ada di gudang untuk menata barang-barang dengan baik. Tujuannya untuk memudahkan dalam melakukan penghitungan pada saat melakukan kegiatan stock opname. Tidak lupa juga untuk menginput data barang sebelum menjalankan stock opname barang karena data tersebut dapat Anda jadikan perbandingan.
5. Membentuk Tim
Selanjutnya, Anda bisa membentuk tim dengan tugas yang berbeda-beda. Misalnya, Anda membuat tim pertama sebagai tim lapangan yang bertugas untuk menghitung persediaan barang secara manual. Kemudian, tim dua sebagai tim yang bertugas untuk mencocokkan hasil perhitungan dan menginputnya ke data entry.
6. Penghitungan Stock Opname
Cara terakhir dan utama dalam melakukan stock opname adalah menghitung barang yang ada di lokasi gudang itu sendiri. Perusahaan harus memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait persediaan barang dalam gudang sudah dimasukkan semuanya ke dalam sistem. Hal tersebut bisa dijadikan sebagai contoh stock opname barang.
Jika sudah dimasukkan tanpa terkecuali ke dalam sistem, maka Anda sudah bisa mencetak data pada sistem, penghitungan setiap jumlah barang dalam gudang berdasarkan pedoman yang sudah dicetak sebelumnya. Lakukan dengan sejujur mungkin, misalnya dengan mencatat kondisi riil yang mungkin saja berbeda dengan catatan dalam pedoman.
Setelah semuanya selesai, pastikan tidak ada terjadinya indikasi kecurangan atau kesalahan pencatatan, dan tindakan lebih lanjut perlu diambil untuk menemukan titik kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Agar memudahkan Anda dalam melakukan perhitungan stock opname Anda bisa membuat stok opname excel.
Waktu Pelaksanaan Stock Opname Gudang
Sebagai bisnis baik skala besar atau kecil harus mengetahui kapan stock opname dilakukan. Tentunya hal ini bisa dilakukan tergantung pelaksanaan operasional bisnisnya. Jika Anda pemilik usaha skala kecil, perhitungan stock opname dapat dilakukan dan diselesaikan dalam sehari saja. Sedangkan, untuk usaha skala besar biasanya bisa memakan waktu selama seminggu, bulanan, maupun tahunan.
Pada pelaksanaannya, stock opname idealnya dilakukan pada di luar dari waktu operasional toko, agar tidak mempengaruhi stok dan tidak ada pergerakan stok yang terjadi. Jadi, Anda bisa melakukan stock opname setelah waktu cut-off time order dalam hari tersebut selesai.
Baca juga: Pentingnya Memahami Cara Membuat Sistem Stok Barang Gudang Toko Anda
Oleh karena itu, waktu yang disarankan untuk melakukan perhitungan stock opname adalah sedini dan sesering mungkin. Semakin sering dan teratur waktu pelaksanaan perhitungan stock opname, maka semakin mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian jika terjadi selisih.
Namun demikian, tidak perlu melakukan penghitungan stock opname setiap hari jika memang sumber daya yang dilakukan terlalu besar dan akan memunculkan biaya atau pengeluaran yang lebih besar dibanding dengan kemampuan bisnis yang dimiliki.
Ingin Stock Opname Mudah? Pakai Ginee WMS!
Apakah Anda sudah tahu contoh stock opname gudang bisa dilakukan dengan mudah. Anda bisa menggunakan fitur dari Ginee Indonesia untuk menjadi solusi atur stock opname.
Ginee hadir dengan fitur Ginee WMS yang bisa membuat Anda tidak perlu repot mengatur lokasi penyimpanan barang, mengelola distribusi, mengatur jumlah stok, dan lain sebagainya. Terlebih cara menggunakan Ginee WMS yang sudah berbasis Cloud WMS juga sangat mudah dan cepat, lho!
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar di Ginee sekarang! Tersedia berbagai fitur lengkap yang terhubung dengan mudah, lho! Jika Anda tertarik bergabung, Ginee memberikan fitur yang banyak dan rasakan beragam kemudahan dalam berbisnis.
