Pemeliharaan gudang adalah sesuatu yang bisa dibilang rumit. Mulai dari memelihara barang gudang, hingga memastikan proses di dalamnya berjalan dengan semestinya. Salah satu proses yang harus diawasi ketika sedang berjalan adalah proses penerimaan barang di gudang.
Berbeda dengan penerimaan barang biasa, penerimaan barang di gudang memiliki prosedur ketat yang harus dipatuhi agar proses pergudangan pun dapat berjalan lancar. Mematuhi prosedur penerimaan barang di gudang adalah salah satu kewajiban staff gudang. Oleh karena itu, seorang staff gudang juga harus paham bagaimana prosedur pelaksanaannya.
Jika Anda memiliki gudang namun belum paham betul bagaimana SOP proses penerimaan barang di gudang, maka artikel ini adalah jawaban untuk Anda. Dalam artikel ini, akan dibahas A sampai Z tentang SOP penerimaan barang di gudang yang wajib Anda simak!
Baca juga: 6 Tips Cara Penyimpanan Barang di Gudang, Picking Auto Easy
Apa yang Dimaksud dengan Penerimaan Barang di Gudang
Penerimaan barang atau receiving goods di gudang adalah bagian dari inbound warehouse yang merupakan proses penerimaan barang yang datang ke gudang dari berbagai sumber transaksi sebelumnya. Sumber transaksi sebelumnya dari barang yang dikirimkan ke gudang sendiri ada berbagai macam, seperti barang pembelian atau purchase order, mutasi barang atau stock transfer, dan masih banyak lagi.
Proses penerimaan barang di gudang tidak bisa asal dilakukan karena ada sebuah sistem yang harus dijalankan di dalamnya. Butuh ketelitian dan kesabaran dalam menjalani proses yang bisa dibilang cukup rumit ini. Oleh karena itu, mematuhi SOP penerimaan barang di gudang adalah hal yang harus dilakukan demi kelancaran berjalannya sistem di gudang Anda.
Prosedur SOP Penerimaan Barang di Gudang
SOP atau Standard Operating Procedure merupakan sebuah prosedur yang harus diikuti dalam melakukan sesuatu. Seperti halnya penyimpanan barang yang memiliki SOP penyimpanan barang di gudang, penerimaan barang pun harus mengikuti SOP penerimaan barang di gudang. Yuk, simak bagaimana SOP yang harus Anda patuhi dalam menerima barang untuk gudang Anda!
Menerima Informasi Barang Masuk
Prosedur pertama dalam alur penerimaan barang di gudang menurut flowchart SOP penerimaan barang adalah menerima informasi barang masuk. Sebelum barang gudang dimasukkan ke gudang Anda, Anda akan terlebih dahulu menerima informasi bahwa akan ada barang baru yang masuk ke gudang Anda.
Durasi minimal pemberitahuan tersebut tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Anda bisa membuat peraturan bahwa pemberitahuan barang masuk harus dilakukan 1 hari sebelum atau bahkan bisa juga pada saat barang sudah sampai, tergantung seberapa banyak persiapan yang Anda perlukan.
Contoh SOP penerimaan barang dari supplier yang memerlukan pemberitahuan barang masuk yang harus terjadwal adalah SOP penerimaan barang di gudang farmasi karena staff gudang perlu mempersiapkan tempat juga anggota untuk mengangkut obat-obatan dengan hati-hati. Terlebih lagi, biasanya SOP penerimaan barang di gudang farmasi mencantumkan keterangan kadaluarsa maksimal dari saat barang tersebut masuk ke gudang.
Memastikan Barang yang Masuk Siap Diterima
Langkah selanjutnya dari flowchart penerimaan barang di gudang adalah memastikan barang yang masuk berada dalam keadaan yang siap diterima. Sebelum barang dimasukkan ke gudang, barang tersebut harus dipastikan berada dalam keadaan siap dan tidak ada kerusakan sedikit pun dalam pengiriman.
Selain itu, tahap ini juga berfungsi untuk mengecek kesiapan gudang beserta anggota dan alat yang akan digunakan untuk mengangkut barang masuk ke gudang. Jika semua sudah siap, maka barang pun bisa mulai diangkut masuk ke gudang.
Penerimaan dan Pengecekan Barang Masuk
Proses selanjutnya adalah penerimaan dan pengecekan barang masuk. Pastikan Anda menugaskan seorang staff gudang yang bertugas menyiapkan checklist barang apa saja yang akan diterima beberapa hari sebelum barang masuk.
Jika checklist barang telah tersedia, maka pada hari h, Anda atau staff gudang yang bertanggung jawab tinggal mengecek satu persatu barang masuk dan melakukan checklist di daftar yang sudah dibuat apabila barang yang masuk sesuai dengan apa yang sudah diinfokan sebelumnya.
Namun, apabila tidak ada informasi lengkap mengenai jenis barang yang masuk, maka Anda dan staff gudang harus membuat detail informasi barang masuk sendiri pada saat hari penerimaannya. Jika hal ini terjadi, akan lebih baik jika Anda juga mengambil foto barang-barang tersebut untuk dipastikan lagi nantinya apakah list Anda sudah benar atau belum.
Membuat Dokumen Serah Terima Barang
Proses terakhir dari penerimaan barang di gudang adalah membuat dokumen serah terima barang. Dokumen ini harus mengandung informasi terkait barang yang diterima di gudang, yaitu:
- Siapa yang bertanggung jawab membawa barang ke gudang.
- Nomor surat jalan, nomor PO, atau nomor surat referensi lain.
- Tanggal dan jam barang sampai di gudang.
- Tanggal dan jam barang mulai dibongkar.
- Tanggal dan jam barang selesai dibongkar.
- Detail barang yang diterima, termasuk nama, kode, jumlah, volume, dan berat barang.
- Kondisi barang ketika diterima, bisa disertakan foto.
- Siapa petugas yang bertanggung jawab menerima barang.
Dokumen serah terima barang ini bisa dibuat sebanyak 2 copy, yang 1 diserahkan kepada pengirim barang, sementara satunya disimpan sebagai dokumentasi gudang dan akan termasuk dalam dokumen penyimpanan barang.
Pentingnya Mengetahui SOP Penerimaan Barang di Gudang
Mematuhi SOP penerimaan barang di gudang adalah hal wajib yang harus dilakukan. Mengapa begitu? Simak mengapa mematuhi SOP penerimaan barang adalah langkah penting untuk gudang Anda!
Memastikan Kondisi Barang dalam Keadaan Bagus
Alasan pertama mengapa mematuhi SOP penerimaan barang di gudang itu penting adalah agar Anda dapat menerima barang dalam keadaan terbaiknya. Tanpa mengikuti SOP, Anda mungkin saja mendapatkan barang yang rusak dari pengiriman karena tidak adanya pengecekan sesuai SOP. Melakukan pengecekan sesuai SOP menghindarkan Anda dari kemungkinan buruk tersebut.
Penataan Gudang yang Lebih Baik
Jika Anda mematuhi SOP penerimaan gudang dan mengharuskan pihak pengirim untuk mengabari Anda sebelum barang dikirimkan, maka Anda akan memiliki waktu untuk menyiapkan penataan gudang yang tepat untuk barang baru yang akan masuk tersebut. Dengan begitu, penataan gudang Anda pun akan menjadi rapi dan maksimal karena keluar masuk barang dapat diantisipasi sebelumnya.
Baca juga: 3 Tips Desain Layout Gudang yang Baik dan Rapi, Kepoin Sini!
Update Stok Lebih Akurat
Barang yang masuk otomatis akan masuk ke dalam data pengelolaan stok karena terjadinya tambahan. Dengan menerapkan SOP penerimaan barang, maka Anda akan mempermudah pekerjaan dan memaksimalkan performa staff gudang Anda karena mereka bisa tahu barang apa saja yang akan masuk dan mempersiapkan data stok untuk barang tersebut. Pendataan pun jadi lebih cepat dan akurat.
Kelola Barang Lebih Mudah
Mengikuti SOP penerimaan barang berarti Anda akan memiliki dokumen serah terima barang yang menunjukkan kapan barang tersebut masuk. Menggunakan dokumen tersebut, Anda bisa mengira-ngira juga barang mana yang masuk pertama kali, dan apabila barang tersebut menurun kualitasnya karena disimpan terlalu lama, Anda akan lebih mudah mengelolanya.
Pihak yang Berperan Saat Penerimaan Barang di Gudang
Dalam proses penerimaan maupun prosedur pengeluaran barang di gudang, pasti ada beberapa pihak yang berperan dalam melakukannya. Untuk proses penerimaan, pihak yang berperan sudah pasti adalah warehouse leader yang akan menugaskan warehouse staff untuk bertanggung jawab dalam membawa masuk barang.
Meski memang warehouse leader lah yang bertanggung jawab dalam dokumentasi barang masuk, staff gudang yang membantu proses memasukkan barang pun ikut bertanggung jawab. Terakhir, tentunya pihak lain yang bertanggung jawab adalah pengirim barang beserta krunya.
Jalankan SOP Penerimaan Barang Lebih Mudah dengan Ginee WMS
Ingin menerapkan SOP penerimaan barang namun gudang Anda belum terintegrasi? Tenang saja, Ginee WMS menawarkan solusi manajemen gudang yang top untuk gudang Anda!
Menggunakan Warehouse Management System (WMS), Ginee WMS akan membantu Anda dalam mengelola gudang dan mempermudah Anda dalam menerapkan SOP penerimaan barang karena gudang Anda sudah memiliki sistem pengelolaan yang mumpuni. Mudah digunakan untuk pemula, yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!
