Mengetahui Apa itu Perbedaan PO dan Invoice Bagi Penjual

Dalam melakukan transaksi jual beli baik bagi para pelaku usaha makro maupun mikro sekaligus pembeli,  tidak pernah luput dari istilah ekonomi salah satunya invoice dan PO. Sehingga pembahasan yang akan dilakukan saat ini adalah mengerti dengan jelas apa saja perbedaan PO dan invoice yang ada saat melakukan kegiatan transaksi usaha.

Perbedaan PO dan invoice dapat terlihat jelas pada pembahasan kali ini, karena dengan mengetahui perbedaan tersebut akan membantu para pelaku penjual usaha bersama pembeli dalam mengikuti mekanisme transaksi jual beli. Karena kegiatan PO dan invoice adalah kegiatan tetap yang harus dilakukan, jika tidak ada proses tersebut kegiatan transaksi jual beli akan terasa kacau.

Apa yang dimaksud dengan PO?

Sebelum melangkah ke bagian inti, terlebih dahulu mengetahui apa itu PO? PO adalah singkatan dari Purchase Order, PO artinya pesanan pembelian. PO adalah data bukti yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan ke penjual untuk menyediakan produk yang sesuai dengan isi PO yang diberikan, karena dapat dijadikan sebagai bukti sah pembeli hanya membeli di toko penjual yang tertera di PO.

Sehingga PO dapat dikatakan merupakan langkah yang harus dilewati terlebih dahulu dibanding invoice, karena PO biasanya muncul lebih awal dan selalu bersumber dari pembeli, sumber tersebut berupa bukti atau dokumen tanda sepakat pembelian produk dari harga penawaran yang diajukan atau diinfokan oleh penjual  ke pembeli.

Baca juga: Contoh Faktur Penjualan dan Manfaatnya, Bonus Download! 

Dan biasanya PO dijadikan tanda deal suatu produk dari pembeli ke penjual, dan produk yang tercantum di PO diharapkan disediakan dan di keep oleh penjual untuk pembeli. Dan PO tersebut tinggal diterima atau ditolak oleh penjual untuk produk tersebut.

Dari isi PO yang diberikan pembeli ke penjual biasanya terdiri dari beberapa komponen seperti berikut :

• Nama dan alamat perusahaan penjual yang akan dilakukan kerjasama
• Tanggal melakukan pesan atau tanggal mencetak PO
• Nama permintaan produk
• Jumlah atau kuantitas produk yang ingin dibeli
• Harga
• Keterangan yang berisikan tentang ketentuan tambahan dalam penjualan

Apa yang dimaksud dengan Invoice ?

Setelah mengetahui apa itu PO, selanjutnya ketahui juga apa itu invoice? Istilah invoice adalah sebuah faktur. Invoice pembelian adalah bukti atau dokumen sah yang diterima oleh pembeli dari penjual atas produk yang telah diambil atau dikirimkan untuk digunakan oleh perusahaan.

Dari sisi perpajakan, invoice disebut faktur pajak dimana dapat dijadikan sebagai dokumen penting yang harus dibuat dan dicetak oleh pengusaha kena pajak baik perusahaan mikro atau makro yang kemudian diberikan ke pembeli sebagai bukti transaksi pembelian produk lengkap nominal jumlah yang wajib dibayarkan oleh pembeli untuk penjual lengkap tagihan pajaknya.

Sehingga perbedaan faktur dan invoice terletak pada sisi penggunaanya. Isi invoice yang diberikan penjual ke pembeli biasanya terdiri dari beberapa komponen seperti berikut :

• Nama dan alamat perusahaan penjual
• Nama dan alamat pembeli
• Tanggal cetak invoice atau tanggal barang diambil / dijemput
• Nama produk yang dibeli oleh pembeli sesuai permintaan di PO
• Jumlah kuantitas permintaan produk dan harga produk
• Total harga produk keseluruhan (sub total)
• Nominal besaran pajak
• Total tagihan lengkap pajak atau jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh pembeli untuk penjual 

Persamaan Purchase Order dan Invoice 

Setelah mengetahui apa itu PO dan invoice dengan baik, perlu kita ketahui persamaan purchase order dan invoice yang ada saat terjadinya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli sebagai berikut :

• PO dan Invoice yang ada sama sama bisa dijadikan sebagai bukti nyata atau dokumen sah atas kesepakatan penjual dan pembeli dalam melakukan transaksi jual beli
• PO dan Invoice yang ada sama sama berkekuatan hukum yang artinya masing masing dokumen berisikan perjanjian transaksi yang ada antara pembeli dan penjual
• PO dan Invoice yang ada sama sama memiliki kemiripan dalam isi nama dan alamat, rincian daftar pesanan, nomor telepon serta jumlah nominal harga yang telah disepakati.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Setelah dibahas persamaan diatas, pasti terpikir apa beda PO dan invoice ? sehingga pada bagian ini akan membahas mengenai perbedaan invoice dan Po secara singkat bagi penjual dan pembeli, sebagai berikut :

• PO dibuat oleh pembeli untuk penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual untuk pembeli
• PO sebagai bukti pemesanan produk pembeli, sedangkan invoice sebagai bukti penagihan atau kewajiban yang harus ditanggung atas pengambilan produk
• PO adalah bukti yang dicetak oleh pembeli dan diberikan ke penjual saat melakukan pemesanan produk, sedangkan invoice adalah bukti yang dicetak oleh penjual untuk diberikan ke pembeli atas penerimaan produk

Fungsi Purchase Order dan Invoice

Selanjutnya setelah mengetahui pengertian dan perbedaan selanjutnya yang harus diketahui yaitu fungsi manfaat yang ada tentang purchase order dan invoice.

Fungsi Purchase Order

Berikut Fungsi manfaat purchase order bagi pembeli sebagai berikut :

Berfungsi Mengamankan Persediaan Pesanan Barang

Purchase order sendiri akan berfungsi jika pembeli telah memberikan dokumen PO untuk penjual, dan penjual telah menerima purchase order tersebut, sehingga kewajiban seorang penjual adalah menyediakan produk tersebut sesuai pesanan serta jumlah, harga sampai tanggal pesanan tersebut minta diantar ataupun dijemput sendiri.

Fungsi tersebut membantu pembeli untuk mengamankan persediaan barang yang akan mudah habis dipasaran jika tidak melakukan perjanjian purchase order.

Berfungsi Mengaudit Keuangan

Purchase order yang dilakukan dapat membantu pihak keuangan untuk memudahkan mengaudit catatan keuangan perusahaan. PO juga dapat dijadikan sebagai bukti bagi pihak investor, pemerintah maupun kreditur untuk memberikan pertanggungjawaban perusahaan pembeli telah melakukan transaksi bisnis yang benar.

Berfungsi sebagai Dokumen yang Mengikat

Purchase order memiliki hukum tersendiri antara pembeli dan penjual atas kesepakatan bersama yang memiliki hubungan terikat satu sama lain. Sistem yang ada pada PO sangat membantu pembeli untuk menghindari kesalahan dimasa mendatang dan menghindari kerugian perusahaan jika terjadinya pembatalan kontrak PO yang telah diterima oleh penjual.

Fungsi Invoice

Berikut Fungsi manfaat invoice bagi pembeli sebagai berikut :

Visibilitas Perusahaan Terkait Pengeluaran

Maksudnya adalah melihat bukti atau dokumen invoice yang dimiliki dijadikan sebagai bukti transaksi kesepakatan yang antara pembeli dan penjual mengenai proses pengeluaran dana dari rekening pembeli ke rekening penjual secara riil. 

Sebab timbulnya invoice berkaitan dengan pembelian baik jumlah besar dan kecil yang tertera di dokumen dan penyerahan produk sesuai jumlah yang dicantumkan di invoice. Invoice itu tersendiri diharapkan mampu mengisi rincian pembelian yang ada secara lengkap dan tepat sehingga pembayaran atau pengeluaran dana dapat dilakukan perusahaan secara transparan.

Mengelola Pembayaran

Maksudnya adalah melakukan proses pembayaran secara formal, mana yang sudah jatuh tempo dan yang belum sesuai jumlah nominal invoice yang harus dikirim dan dilunasi. Mampu memberikan informasi mengenai pengeluaran yang dikeluarkan untuk melunasi hutang yang ada pada invoice.

Mendapatkan Pembayaran 

Maksud khusus bagian ini adalah penjual dapat menagih ke pembeli atas bukti invoice sah, karena barang sudah sampai ditangan konsumen dan butuh pelunasan dengan memperlihatkan bukti invoice pengiriman barang tersebut.

Ginee Omnichannel

Ginee Omnichannel adalah platform bisnis Omnichannel yang dapat membantu anda dalam mengelola banyak toko online yang terdaftar di marketplace sekaligus dalam satu dashboard Ginee. Kesulitan untuk mengurus toko online dan justru anda tidak dapat melakukan aktivitas lain selain bisnis online? Pakai Ginee Indonesia, yuk!

Ginee punya fitur manajemen produk, stok, pesanan, promosi, laporan penjualan, Ginee Chat, dan Ginee Fulfillment. Coba semua fitur Ginee secara gratis dengan cara daftar sekarang dan klaim free trial selama 7 hari full!

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!

Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
   • Update secara otomatis pesanan dan stok
   • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
   • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
   • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
   • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
   • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan