Salah satu istilah pergudangan yang perlu diperhatikan dalam menjalankan sebuah bisnis adalah proses dispatching. Dispatching merupakan bagian dari perencanaan dan pengendalian produksi di dalam sebuah bisnis. Proses dispatch bertujuan untuk membantu jalannya perencanaan produksi dan bertanggung jawab atas segala kegiatan produksi. Hal ini membuat dispatch menjadi salah satu elemen penting dalam sistem pergudangan.
Jika proses produksi tidak berjalan dengan baik, tentu akan mengganggu jalannya aktivitas pergudangan dan menghambat jalannya bisnis Anda. Oleh karena itu, sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mengetahui bagaimana cara mengelola proses produksi di gudang dengan baik agar segala kegiatan pergudangan berjalan lancar. Berikut ini akan dibahas mengenai dispatching dalam sebuah sistem pergudangan. Yuk, simak!
Baca juga: Contoh Manajemen Gudang yang Baik: Apa Saja Yang Perlu Diperhatikan?
Pengertian Dispatch
Dispatch adalah istilah pergudangan yang meliputi perencanaan dan pengendalian produksi dari sebuah perusahaan. Proses ini meliputi berbagai keperluan produksi seperti bahan baku, perlengkapan, alur pelaksana produksi, staff, dan lain sebagianya. Dengan kata lain, proses dispatching ini bertanggung jawab atas mulainya produksi dan memastikan bahwa segala aktivitas pergudangan berjalan sesuai rencana serta dilaksanakan dengan benar.
Hal ini membuat dipatching adalah proses yang penting dalam pergudangan karena berhubungan dengan kelancaran segala aktivitas pergudangan. Mulai dari mengawasi sampai menyampaikan pesan dari manufaktur untuk dapat menjalankan proses pergudangan sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.
Fungsi Dispatching dalam Pergudangan
Dalam pergudangan, dispatching tentu memiliki berbagai fungsi penting yang perlu Anda ketahui agar bisnis Anda dapat berjalan dengan lancar. Berikut ini beberapa fungsi dispatching dalam pergudangan di antaranya:
- Memeriksa ketersediaan stok barang di gudang serta mengawasi perpindahan barang untuk ke tahapan selanjutnya.
- Melakukan inspeksi dan memastikan ketersediaan alat produksi.
- Mengetahui gambaran dan daftar spesifikasi produk yang diperlukan.
- Menentukan pekerjaan atau aktivitas produksi sesuai dengan tempat kerja, tenaga kerja, serta mesin yang tersedia.
- Memberikan perintah dan pengesahan operasional bisnis sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah direncanakan sebelumnya.
- Bertugas untuk menerbitkan time tickets, kartu instruksi, serta barang-barang lain yang diperlukan oleh staff dalam menjalankan berbagai kegiatan.
- Memberikan perintah pemeriksaan setelah kegiatan produksi selesai untuk mengetahui hasil kualitas produk.
- Memastikan bahwa setiap tahapan proses pergudangan berjalan dengan lancar hingga ke tahap berikutnya.
- Mencatat waktu dan selesainya pekerjaan, serta mengajukan tindakan korektif jika dibutuhkan.
Prosedur Dispatching
Dalam prosedur dispatching, tahapan produksi akan dibagi menjadi beberapa komponen berbeda. Berikut ini beberapa prosedur dalam proses dispatching, yaitu:
- Store Issue Order: memberikan otorisasi kepada toko atau departement untuk mengirim bahan baku atau barang mentah yang diperlukan.
- Tool Order: melakukan otorisasi terhadap toko alat dengan tujuan untuk melepaskan atau menyerahkan peralatan yang dibutuhkan.
- Perintah kerja: memberi instruksi kepada pekerja atau staf untuk melanjutkan aktivitas operasional.
- Time Ticket: mencatat waktu dan berakhirnya proses produksi yang akan menjadi dasar dari pembayaran upah pekerja.
- Inspection Order: menyampaikan pesan inspektur untuk melakukan pemeriksaan dan memberikan laporan mengenai kualitas komponen.
- Move Order: memberikan persetujuan untuk memindahkan material dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas lainnya untuk tahapan proses selanjutnya.
Baca juga: Pahami Prosedur SOP Penerimaan Barang di Gudang Ini!
Manfaat Proses Dispatch dalam Gudang
Proses dispatching ini juga memiliki berbagai manfaat penting bagi sistem pergudangan Anda. Apa saja? Yuk, simak manfaat dari proses dispatch dalam gudang berikut ini!
Pemanfaatan Sumber Daya
Salah satu kegunaan dari proses dispatching terletak pada pemanfaatan sumber daya yang efektif, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya berlebih untuk proses pergudangan karena proses dispatching mematikan bahwa segala aktivitas berjalan sesuai rencana.
Alur Produksi yang Stabil
Prosedur dispatching yang tepat dan sesuai tentu akan membuat alur aktivitas produksi menjadi lebih teratur dan stabil. Sehingga, proses pengelolaan gudang pun dapat berjalan dengan lancar hingga sampai ke tangan konsumen.
Memastikan Jumlah Stok Barang Optimal
Jika aktivitas produksi dapat berjalan sesuai rencana, tentu akan membuat proses pengelolaan ketersediaan barang juga menjadi lebih optimal. Stok barang akan selalu terjaga dan perusahaan mampu untuk memenuhi permintaan pasar.
Istilah Pergudangan Selain Dispatching
Fungsi gudang atau warehouse dalam sebuah bisnis bukan hanya sebagai tempat untuk menyimpan barang, tetapi juga merupakan aspek penting untuk mendukung proses produksi, tempat transit, penyortiran, dan sebagainya.
Dalam pergudangan, dikenal pula istilah warehouse management. Warehouse management adalah sebuah sistem untuk mempermudah pengelolaan gudang. Dengan kata lain, Warehouse Management System adalah sebuah sistem yang dapat membantu segala proses pengelolaan gudang secara otomatis.
WMS dapat membantu Anda untuk mengelola stok penyimpanan gudang, melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar gudang, serta mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal.
Contoh warehouse management system yaitu standalone system, cloud-based platform, ERP module, serta supply chain module. Macam-macam warehouse management system tersebut dapat membantu pengelolaan gudang Anda menjadi jauh lebih mudah dan efisien. Dalam proses manajemen gudang, terdapat beberapa istilah penting yang perlu Anda ketahui agar proses manajemen gudang Anda dapat berjalan efektif. Yuk simak!
Receiving
Proses receiving gudang adalah proses pertama dalam aktivitas pergudangan yang melibatkan penerimaan barang untuk disimpan di dalam gudang. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima dalam jumlah yang tepat serta dalam kondisi yang bagus. Jika terjadi kesalahan dalam proses penerimaan, tentu akan berimbas pada seluruh aktivitas pergudangan.
Putaway
Proses putaway warehouse adalah proses penyimpanan barang sesuai dengan lokasi penyimpanannya. Proses ini melibatkan aktivitas menyimpan barang dengan benar, mengoptimalkan ruangan gudang, serta keamanan barang di dalam gudang sehingga barang dapat mudah ditemukan dan dilacak untuk proses selanjutnya.
Picking
Picking adalah proses pengambilan barang di gudang dan mempersiapkannya untuk dikirim kepada konsumen. Tujuan dari proses picking adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen dalam waktu cepat, memastikan ketersediaan stok, mengirim barang tepat waktu, meningkatkan produktivitas staff gudang, dan masih banyak lagi.
Packing
Packing atau pengemasan adalah proses pergudangan di mana barang-barang di gudang akan dikemas terlebih dahulu sebelum dipersiapkan untuk dikirim kepada pelanggan. Kegunaan utama proses packing adalah memastikan bahwa barang yang akan dikirim dalam keadaan baik dan aman agar tidak ada kendala pada proses pengiriman hingga sampai ke tangan konsumen.
Returns
Proses returns merupakan proses yang paling dihindari oleh hampir semua perusahaan, namun, Anda tetap harus mengetahui proses returns untuk dapat mengantisipasinya. Proses returns ini dapat melalui beberapa tahapan tergantung dengan kebijakan perusahaan. Namun, semakin meningkat permintaan pelanggan, maka proses returns juga bisa menjadi semakin rumit.
Dalam proses ini, staff gudang harus bisa memastikan bahwa produk yang dikembalikan terlacak oleh sistem, termasuk pada riwayat pemesanan, serta alasan barang dikembalikan oleh pelanggan.
Stock Opname Barang
Stock opname adalah suatu kegiatan untuk menghitung persediaan stok barang di gudang sebelum dikirim kepada konsumen. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa pencatatan barang sesuai dengan jumlah barang yang tersedia di gudang. Jika jumlah tersebut tidak sesuai, tentu akan mengganggu jalannya proses pergudangan.
Shipping
Shipping merupakan istilah di dalam warehouse yaitu proses pengiriman barang ke pelanggan. Pengiriman barang ini dapat dilakukan melalui layanan ekspedisi atau menggunakan jasa pengiriman milik perusahaan.
Pihak yang Terlibat Pada Saat Proses Dispatch
Di dalam sistem pergudangan, dikenal pula istilah dispatcher, yaitu pihak yang bertugas untuk mengawasi perkembangan dan kemajuan pesanan serta pergerakan alur produksi di dalam gudang. Pihak ini adalah pihak yang paling memahami kapasitas produksi dan setiap peralatan yang ada, sehingga proses pergudangan dan pengiriman hingga sampai ke tangan konsumen dapat berjalan dengan lancar.
Tugas dari seorang dispatcher adalah untuk memantau seluruh kendaraan dalam kondisi siap sebelum beroperasi, mengawasi aktivitas pergudangan, merancang jadwal atau rute alur pergudangan, serta membuat laporan dan evaluasi.
Ayo, Kelola Gudang dengan Mudah bersama Ginee WMS!
Salah satu istilah dalam sistem pergudangan yang perlu diperhatikan adalah proses dispatching. Proses ini meliputi pengawasan segala aktivitas pergudangan agar dapat berjalan lancar sesuai dengan perencanaan. Namun, dalam praktiknya tidak mudah mengawasi berbagai proses pergudangan yang panjang.
Oleh karena itu, Anda membutuhkan solusi tepat yang dapat membantu Anda menjalankan sistem pergudangan Anda dengan baik yaitu dengan menggunakan fitur Ginee WMS dari Ginee Indonesia.
Ginee WMS memiliki berbagai macam fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas gudang Anda, seperti manajemen pesanan, mengecek ketersediaan stok, proses pengambilan barang hingga pengiriman kepada konsumen dengan cepat dan mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, coba Ginee WMS sekarang juga!
