Sebagai penjual besar offline atau online melalui marketplace di Indonesia, seperti Shopee, Tokopedia, Lazada, dan sebagainya tentu memiliki sistem pengelolaan barang. Biasanya mereka memiliki gudang sebagai fungsi warehouse management. Nah, Anda sebagai penjual bisa menggunakan sistem warehouse untuk mengelola stok dengan baik dan aman.
Tapi, apakah Anda tahu sistem manajemen gudang (Cloud WMS)? Yuk, scroll ke bawah untuk mengetahui pengertian Warehouse Management System menurut para ahli di sini! Pastinya akan sangat membantu Anda untuk mengembangkan bisnis ke tingkat selanjutnya, lho!
Apa Itu Warehouse Management System?
Mungkin sebagai penjual online shop pastinya memiliki gudang untuk menyimpan produk atau barang, semakin banyak barang (SKU) maka akan semakin kesulitan, bukan? Jangan khawatir! Anda bisa menggunakan warehouse management system atau manajemen gudang. Tapi, apakah Anda tahu apa itu sistem manajemen gudang WMS? Terlebih warehouse management adalah bagian terpenting dalam kegiatan bisnis terutama bagi supplier.
Nah, warehouse management system adalah sistem yang bisa membantu stakeholder untuk mengelola pergerakan barang dari dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui jalannya transaksi dan jumlah stock yang ada, serta mampu mengatur lokasi penyimpanan secara efisien.
Jika Anda menggunakan Warehouse Management System bisa mengontrol seluruh proses yang sedang terjadi dalam gudang. Kemudian, Warehouse Management System juga bisa memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang sesuai dengan jumlah barang dan jenisnya.
5 Manfaat Warehouse Management System untuk Bisnis
Berbicara mengenai sebuah sistem di dalam bisnis tentunya pasti bisa memberikan manfaat dan keuntungan yang akan diperoleh. Hal tersebut juga berlaku bagi Warehouse Management System. Karena, manfaat dari Warehouse Management System akan sangat berdampak dalam bisnis yang cakupannya besar. Tapi, apakah Anda sudah mengetahui apa saja manfaat menggunakan WMS? Berikut manfaat WMS yang bisa Anda rasakan.
Mendukung Pengambilan Secara Massal
Sistem WMS mendukung untuk pengambilan barang secara massal yang terstruktur guna meningkatkan efisiensi manpower. Penggunaan Sistem WMS yang dikolaborasikan dengan PDA dapat mengoptimalisasi proses picking, Sistem dapat secara pintar menginformasikan lokasi letak barang serta kuantitas yang harus diambil. Dengan demikian, ketergantungan terhadap SDM juga dapat diminimalisir.
Mudah Mengakses Informasi Penting
Umumnya, sistem WMS dapat berbasis cloud, yang memungkinkan personel utama gudang untuk mengakses informasi dengan perangkat apa pun dari mana saja. Dengan kemampuan akses yang mudah, semua personel yang berkewenangan di gudang dapat memeriksa semua informasi barang masuk, barang keluar, serta detail status produk yang ada di gudang secara real-time.
Mengurangi Pengeluaran Kerugian Persedian
Mencatat stok barang adalah sebuah kegiatan yang sangat penting dilakukan seorang pengusaha dan perusahaan dalam membuat laporan penjualan. Sehingga, dapat mengetahui jumlah persedian barang di dalam gudang dan terhindar dari masalah kelebihan atau kekurangan stok barang di gudang penyimpan. Selain itu, juga bisa melacak tanggal kadaluarsa, menghindari kesalahan informasi, dan menghemat anggaran.
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Menggunakan sistem dalam sebuah bisnis adalah sebuah langkah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Sehingga, perusahaan dan pengusaha bisa menghemat waktu karena semua informasi yang dibutuhkan sudah ada di sistem secara otomatis.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Sistem Warehouse Management juga bisa meningkatkan kepuasan pelanggan, karena sistem ini sangat mendukung untuk pengecekan agar barang dikirim sesuai pesanan konsumen, hal ini mendukung terjadinya kesalahan pengiriman barang. Sehingga, penjual tidak memerlukan waktu yang lama dalam menyiapkan barang dan pengemasan, serta pengiriman barang bisa dilakukan dengan cepat.
Baca juga: 5 Indikator Kepuasan Pelanggan, Pebisnis Wajib Paham!
4 Fungsi Warehouse Management System
Setelah mengetahui manfaat Warehouse Management System, Anda juga harus mengetahui fungsi manajemen pergudangan juga. Jangan sampai Anda tidak mengetahui fungsinya, ya! Sebab, hal ini sangat penting untuk keberlangsungan bisnis Anda kedepannya. Berikut fungsi Warehouse Management System.
Penyimpanan Barang
Terlihat sangat jelas bahwa fungsi utama dari sistem WMS adalah mengatur peletakkan atau penyimpanan barang sesuai kondisi yang ada di gudang. Terlebih saat melakukan penyimpanan barang harus secara rapi dan sesuai tata letak. Tujuannya untuk memudahkan dalam proses pengambilan barang yang akan segera dikirimkan.
Pengamanan Produk
Terkadang barang yang banyak bisa mengalami kerusakan saat disimpan secara personal. Sistem WMS yang baik akan mendukung Anda untuk mengatur produk normal dan produk defect, sehingga dapat dengan baik memisahkan produk yang dapat dijual dan tidak dapat dijual sehingga meminimalisir komplain di kemudian hari.
Efisiensi Picking & Shipping
Picking dan shipping barang ke konsumen merupakan hal yang sangat penting dalam WMS. Sistem WMS yang efisien dapat memastikan bahwa produk diambil dan dikirimkan ke konsumen adalah produk yang dipilih berdasarkan aturan yang berlaku di gudang,, seperti Last In First Out (LIFO) atau First In First Out (FIFO).
Terlebih hal tersebut terbukti dapat menjadi solusi yang sangat efektif, karena dengan begitu kesalahan-kesalahan mulai dari penyimpanan barang, hingga pengiriman barang ke konsumen dapat dihindari.
Baca juga: Packing Barang Aman, konsumen Senang! Ikuti 5 Cara Ini!
Meminimalisir Overstock dan Menentukan Waktu Re-Order yang Tepat
Kesulitan yang dialami dalam mengelola gudang adalah menentukan waktu untuk re-order barang karena stok yang tersedia bisa terdapat di beberapa macam lokasi gudang. Sehingga, untuk mengatasi hal tersebut bisa menggunakan sistem WMS untuk memantau jumlah persedian stok. Kemudian saat sudah mulai habis bisa kembali reorder dengan mudah.
Istilah di Warehouse Management System
Rasanya kurang pas jika Anda tidak mengetahui istilah dan macam macam Warehouse Management System. Sehingga, Anda bisa memahami istilah yang terdapat dalam Warehouse Management System. Berikut istilah yang ada di Warehouse Management System.
Receiving & Putaway
Receiving and putaway merupakan dua buah proses yang berbeda. Proses receiving merupakan proses penerimaan barang ke gudang. Sedangkan, putaway merupakan meletakkan barang pada tempat atau lokasi tersebut dalam gudang. Nantinya, fungsi dari receiving and putaway adalah memberikan informasi mengenai posisi barang yang tiba di gudang tersebut.
Picking
Picking merupakan sebuah proses pengambilan barang atau produk di gudang dengan tujuan memenuhi pesanan konsumen. Jika menggunakan sistem WMS makan Anda bisa mengoptimalkan proses picking, mulai dari melihat barang yang harus diambil, petugas yang melakukan pengambilan serta status tugas pengambilan barang tersebut.
Packing
Packing merupakan sebuah proses gudang yang menggabungkan barang yang diambil dalam pesanan penjualan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke konsumen. Salah satu tugas utama packing untuk memastikan bahwa meminimalkan kerusakan sejak barang meninggalkan gudang.
Dispatching
Dispatching merupakan sebuah proses akhir gudang dan awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen. Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.
Shipping
Shipping merupakan sebuah istilah dalam warehouse untuk menunjukan proses pengiriman barang ke konsumen. Pengiriman barang biasanya melalui layanan ekspedisi (3PL) atau kurir milik perusahaan. Penggunaan sistem WMS dalam proses shipping meliputi update jumlah produk yang telah dikirimkan dan laporan pencatatan paket yang berhasil outbound.
Returns
Returns merupakan proses yang paling dihindari oleh penjual. Sebab, returns berarti pengembalian barang oleh konsumen. Pada proses returns ini pastikan sebagai penjual harus memiliki SOP, seperti pembeli wajib mengirimkan bukti unboxing paket yang menunjukan adanya defect pada produk, lalu juga melampirkan bukti pembayaran, serta memastikan kondisi barang tidak ada cacat yang disebabkan oleh kelalaian customer.
Dalam proses returns, perlu dilakukan pencatatan kembali atas barang yang dikembalikan tersebut. Stok harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke lokasi penyimpanan.
Stock Take
Stock take merupakan sebuah proses mencocokkan stok fisik suatu produk yang berada di lokasi gudang dengan stok yang ada pada sistem. Sistem WMS bisa untuk mempersingkat waktu dan tenaga untuk melakukan stock take.
Reporting
Reporting atau bisa disebut laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang. Isi dari laporan di antaranya berkaitan dengan stok barang yang tersedia dalam gudang secara akurat, serta pencatatan paket outbound setiap harinya. Sistem WMS bisa mempermudah Anda dalam membuat laporan sistem manajemen gudang.
Konsep Warehouse Management System
Meski terlihat mudah, seperti mengatur gudang saja, Warehouse Management System juga memiliki konsep, lho! Terdapat beberapa konsep manajemen gudang yang bisa Anda pilih. Berikut konsep Warehouse Management System.
First In First Out (FIFO)
Konsep dari First In First Out adalah membuat barang yang pertama kali masuk ke gudang dan harus menjadi yang pertama keluar juga apabila terjadi pembelian.
Last In Last Out (LIFO)
Konsep dari Last In Last Out adalah membuat barang yang terakhir kali masuk harus menjadi yang terakhir juga saat keluar.
First Expired First Out (FEFO)
Konsep dari First Expired First Out adalah menjadikan barang yang lebih cepat kadaluarsa sebagai barang yang pertama kali keluar.
Ginee WMS Solusi Atur Gudang Anda
Apakah Anda pernah mengalami kerepotan dalam mengatur stok penyimpanan barang? Kalau iya, Anda bisa menggunakan jasa pengelolaan gudang terbaik yang pernah ada. Anda bisa menggunakan fitur dari Ginee Indonesia untuk menjadi solusi atur gudang.
Ginee hadir dengan fitur Ginee WMS yang bisa membuat Anda tidak perlu repot mengatur lokasi penyimpanan barang, mengelola distribusi, mengatur jumlah stok, dan lain sebagainya. Terlebih cara menggunakan Ginee WMS juga sangat mudah dan cepat, lho!
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar di Ginee sekarang! Tersedia berbagai fitur lengkap yang terhubung dengan mudah, lho! Jika Anda tertarik bergabung, Ginee memberikan fitur yang banyak dan rasakan beragam kemudahan dalam berbisnis.
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
