Dalam setiap proses pengiriman, baik berupa pengiriman barang maupun dokumen, surat jalan barang merupakan berkas yang wajib untuk ikut disertakan. Hal ini karena di dalam surat jalan tersebut terdapat berbagai informasi penting mengenai barang yang akan dikirim. Mulai dari jenis barang yang dikirim, siapa pengirimnya, berat barang, nama pihak ekspedisi, hingga nama pihak penerimanya.
Dokumen tersebut biasanya dibawa oleh supir atau petugas pengiriman yang bertugas untuk mengantarkan barang. Saat petugas telah sampai di lokasi penerima, mereka perlu mencocokkan barang yang diterima dengan barang yang tertera dalam surat jalan. Jika barang yang diantarkan tidak sesuai dengan barang yang tertera di surat jalan, penerima berhak untuk mengajukan komplain dan mengajukan pengembalian barang.
Oleh karena itu, penting untuk membuat surat jalan yang akurat dan teliti agar tidak terjadi kesalahan yang dapat mengecewakan pelanggan. Jika Anda seorang pemilik bisnis dan ingin tahu bagaimana contoh format surat jalan yang benar, maka Anda telah membaca artikel yang tepat!
Di dalam artikel ini akan dibahas mengenai serba-serbi surat jalan, mulai dari apa itu surat jalan, jenis-jenis surat jalan hingga cara membuat surat jalan. Yuk, simak artikel ini hingga habis ya!
Pengertian Surat Jalan
Definisi surat jalan adalah sebuah dokumen penting yang berisi data informasi barang yang termasuk dalam pengiriman, atau disebut juga sebagai nota surat jalan atau tanda terima. Dokumen ini biasanya mencantumkan jenis barang, berat, nama ekspedisi, serta nama penerima yang berfungsi untuk memastikan bahwa pengiriman dilakukan dengan tepat dan sesuai sasaran.
Pada umumnya terdapat 3 sampai 4 lembar bagian dari surat jalan yang masing-masing memiliki fungsinya tersendiri. Lembar pertama berwarna putih yang digunakan sebagai contoh surat jalan dan invoice.
Kemudian, lembar kedua berwarna merah yang berfungsi sebagai tanda pemesanan barang. Lalu, yang terakhir lembar berwarna kuning atau hijau yang umumnya digunakan sebagai bukti transaksi untuk diserahkan kepada pihak keuangan. Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini akan menjadi bukti bahwa semua barang telah berhasilkan dikirim dan diterima tanpa adanya komplain.
Baca juga: Pengertian Invoice dan Cara Membuat Invoice dengan Mudah
Jenis Surat Jalan
Sebelum memulai membuat surat jalan, Anda terlebih dahulu perlu mengetahui beberapa jenis surat jalan yang masing-masing memiliki fungsi dan kepentingannya sendiri. Lantas, apa saja jenis-jenis surat jalan? Yuk,simak pembahasannya berikut ini!
Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang atau surat delivery order adalah surat yang berisi bukti rincian informasi barang sesuai dengan yang tertera pada pesanan dan dilanjutkan untuk proses pengiriman.
Contoh surat jalan membawa barang ini biasanya menggunakan format penulisan khusus yang digunakan untuk melakukan transaksi jual beli. Jenis surat ini biasanya dibutuhkan oleh lembaga sebagai arsip dokumen. Namun, ada juga yang biasanya berupa label pengiriman yang ditempel pada paket.
Untuk mempermudah Anda dalam menyusun label daftar pengiriman, Ginee punya solusi yang praktis untuk Anda! Ginee menyediakan template dokumen yang dirancang sendiri untuk mengatur konten template dan mencetaknya dengan cepat. Cara menggunakannya pun mudah, Anda hanya masuk kebagian ‘pengaturan pesanan’ lalu pilih ‘pengaturan jasa pengiriman’.
Setelah itu, Anda dapat melihat template label pengiriman pada layar Anda. Anda dapat dengan bebas mengubah logo brand/merek serta ukuran cetak yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Surat Jalan Dinas
Surat jalan dinas biasanya digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti halnya perizinan, surat jalan tugas dinas dan lain sebagainya. Jenis surat ini biasanya dibuat secara resmi dengan menggunakan susunan kalimat penulisan yang baku dan menyertakan identitas nama penulis serta nama si penerima surat yg jelas.
Surat Jalan Penjualan Barang Kredit
Surat jalan penjualan barang kredit merupakan surat jalan yang dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran nota kredit. Surat ini ditulis berdasarkan surat pemesanan atau surat order sebagai bukti bagan pengeluaran barang.
Pada surat jalan penjualan barang kredit ini, secara khusus, nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah karena telah disesuaikan dengan kuantitas yang tertulis dalam surat pemesanan.
Baca juga: Nota Kredit Adalah Apa? Sepenting Apa untuk Bisnis?
Surat Jalan Penjualan Barang Tunai
Surat jalan penjualan barang tunai adalah surat yang berisi informasi tentang penjualan barang yang dilakukan secara tunai. Sesuai dengan namanya, surat ini dibuat untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai dan tidak dibuat berdasarkan performa sales order.
Surat Jalan Pengambilan Barang
Surat jalan pengambilan barang adalah surat yang ditujukan kepada petinggi perusahaan untuk mengambil barang yang diperlukan. Surat pengambilan barang ini merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh pemilik barang kepada perusahaan tempat barang yang akan diambil berada. Adapun barang yang diambil dapat berupa dokumen penting, kendaraan, atau barang elektronik.
Surat Jalan Retur Pembelian
Seperti namanya, surat jalan retur pembelian ini berhubungan dengan berkas retur pembelian. Format penulisan surat jalan tersebut juga didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Akan tetapi, nilai kuantitas barang tidak bisa dibuka karena harus disesuaikan dengan kuantitas barang yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.
Fungsi Surat Jalan Barang Gudang
Dalam proses pengiriman barang, surat jalan berguna sebagai dokumen untuk memastikan legalitas barang kiriman. Selain itu, masih adakah lagi fungsi dari surat jalan barang gudang. Yuk, simak!
Sebagai Dokumen Resmi Perusahaan Ekspedisi
Fungsi surat jalan barang gudang yang pertama adalah sebagai dokumen resmi untuk mempermudah ekspedisi di wilayah tertentu, misalnya pada saat pengecekan oleh polisi atau petugas keamanan dalam proses pengiriman barang ke konsumen.
Sebagai Bukti Pengiriman yang Valid
Selain berfungsi sebagai berkas resmi, surat jalan barang juga berguna untuk sebagai dokumen yang akan disahkan oleh pihak vendor dan shipper bahwa barang yang diangkut ke dalam truk telah selesai dikirim dan tiba ke alamat penerima dengan baik dan aman.
Sebagai Surat Keterangan
Surat jalan barang juga dapat berfungsi sebagai dokumen yang berisi informasi atau keterangan secara rinci dan jelas mengenai barang yang akan dikirim. Berkas ini berisi detail informasi barang yang dikirim oleh pengirim barang (shipper). Informasi detail yang terdapat di dalam surat jalan barang tersebut meliputi nama barang, jumlah barang, serta harga barang.
Contoh Format Surat Jalan Barang Gudang
Anda kini telah mengetahui fungsi dan jenis-jenis surat jalan, selanjutnya Anda juga perlu tahu bagaimana contoh format penulisan surat jalan barang gudang yang baik dan benar agar seluruh informasi mengenai barang yang dikirim sesuai dan tidak terjadi masalah saat pengecekan nantinya. Berikut ini contoh format penulisan surat jalan dari perusahaan di antaranya:
- Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim.
- Pembuatan dan penerbitan nomor surat oleg vendor.
- Tanggal pengiriman barang.
- Nama, nomor telepon dan alamat lengkap penerima tujuan pengiriman.
- Rincian barang berupa nama barang, jenis, berat barang, kode, harga barang, dan keterangan.
- Tanda tangan dari pihak penerima.
- Stempel dari vendor.
Ginee WMS: Solusi Mudah Kelola Persediaan Gudang Anda!
Surat Jalan merupakan berkas penting yang wajib dibawa setiap kali petugas pengiriman mengantarkan barang kepada penerima. Dengan begitu, kendala dalam proses pengiriman bisa diminimalisir. Namun, dalam menjalankan bisnis, Anda tidak hanya harus memikirkan proses pengiriman barang, tetapi juga bagaimana caranya mengelola bisnis Anda sendiri dengan baik.
Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan Fitur Ginee WMS dari Ginee Indonesia yang bisa bantu kelola segala aktivitas bisnis dengan mudah. fitur Ginee WMS yang dapat mengatasi segala permasalahan aktivitas pergudangan Anda dengan efektif. Anda tidak perlu lagi repot melakukan stock opname secara manual karena Ginee bisa mengelolanya secara otomatis untuk Anda.
Ginee WMS juga memiliki berbagai macam fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas gudang Anda, seperti manajemen pesanan, mengecek ketersediaan stok, proses pengambilan barang hingga pengiriman kepada konsumen dengan cepat dan mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, coba Ginee WMS sekarang juga!
