Mungkin untuk bisnis yang masih baru dirintis ataupun bisnis jasa belum perlu membutuhkan gudang. Tapi, beda halnya dengan bisnis yang menyewa gudang untuk menjaga kualitas produk yang nantinya akan dikirim kepada konsumen. Jenis usaha seperti itu tentunya membutuhkan teknik manajemen gudang yang baik bernama manajemen pergudangan.
Yang dimaksud dengan manajemen pergudangan atau sistem gudang adalah teknik pengelolaan produk yang berada di gudang, termasuk membuat laporan data dan berusaha untuk tidak mengubah keaslian dari produk sebelum masuk ke proses pengiriman. Kenapa manajemen gudang itu penting?
Bayangkan jika produk Anda tidak terkelola dengan baik di gudang, kemungkinan besarnya yaitu Anda dapat mengalami kerugian. Misalnya, produk yang belum dikemas tidak dicatat, atau belum sempat dikirim, padahal seingat Anda, produk tersebut sudah dikirim. Waduh, repot, kan? Oleh karena, itu sistem gudang sangatlah berguna, terutama untuk mencegah hal krusial terjadi di proses penjualan Anda.
Tips untuk Meningkatkan Sistem Manajemen Gudang
Berikut adalah enam tips yang dapat Anda ikuti sebelum benar-benar membuat laporan manajemen gudang atau sistem gudang.
- High Accuracy
- Data persediaan
- Cek Persediaan Stok Secara Rutin
- Pay Attention to Placement
- Stok Lama dan Baru, Jangan Disatukan
- Make A Schedule
High Accuracy
Dengan mengatur sistem gudang, Anda akan berhadapan dengan berbagai data seperti laporan stok barang gudang, pembelian, penjualan, dan waktu untuk seluruh aktivitas bisnis yang terjadi baik di masa lalu, di masa sekarang, maupun rencana ke depannya. Sehingga, a high accuracy data berguna untuk mengetahui seberapa signifikan perkembangan bisnis Anda serta untuk membantu membuat keputusan di masa depan.
Data Persediaan
Khususnya untuk Anda yang selalu menerima sekaligus menyimpan stok produk super banyak, tidak heran kalau sering kewalahan mencatat persediaan produk tersebut. Tapi, data persediaan produk alias forecast persediaan harus ditulis guna mencegah hilangnya stok barang gudang. Mungkin saking banyaknya barang, Anda sampai tidak sadar kalau ada satu atau dua barang yang hilang karena tidak didata dengan baik. Jangan sampai begini, ya.
Check, Check, Check
Punya barang yang tidak sedikit butuh kesabaran. Anda harus telaten dalam mengecek stok barang gudang setiap kali barang datang atau keluar. Agar tidak mengulangi laporan barang yang telah dicek, Anda dapat memberi tiap barang sebuah kode. Hal itu bertujuan untuk mengidentifikasi barang mana saja yang salah atau memiliki kekurangan secara fisik.
Pay Attention to Placement
Tata letak produk berpengaruh pada baik buruknya manajemen gudang. Anda bisa memisahkan antara produk yang mengalami kecacatan dengan yang ready to send sehingga tidak tertukar. Lalu, buatlah space untuk setiap produk. Dengan layout yang tertata dengan rapi, akan lebih memudahkan Anda dalam mengelola gudang, bukan?
Stok Lama dan Baru, Jangan Disatukan
Kesalahan umum dalam manajemen pergudangan adalah kelola barang. Masih berlanjut dari poin sebelumnya tentang tata letak, poin yang satu ini juga penting untuk Anda lakukan. Dengan membuat space untuk tiap produk, otomatis Anda bisa membedakan antara stok lama maupun baru. Sebab jika digabung, Anda akan kebingungan. Adanya pemisahan kedua stok tersebut membantu mengelola data jumlah produk yang telah terjual dengan yang belum.
Make A Schedule
Jadwal yang dimaksud adalah jadwal persediaan produk. Anda dapat memberikan jadwal ini kepada supplier supaya tidak bentrok dengan jadwal yang lain seperti penerimaan serta pengiriman produk. Usahakan untuk membuat jadwal per minggu atau bulan agar up-to-date serta untuk menyiapkan bisnis jika sewaktu waktu ada perubahan yang mempengaruhi penjadwalan ini.
SOP Gudang
Standar Operasional Prosedur atau yang sering disebut SOP, perlu digunakan dalam manajemen pergudangan. Tujuannya agar kegiatan yang terjadi di gudang selalu berpatokan pada standar yang telah ditetapkan. Simak delapan contoh SOP gudang ini.
Penerimaan Produk
Dengan membuat SOP gudang dalam kategori penerimaan produk, Anda bisa mengetahui produk apa saja yang diterima dan dikirim. Alangkah baiknya Anda membuat checklist stok barang untuk setiap kategori terkait penerimaan produk agar data yang diperoleh lebih jelas.
Produk yang Ready to Deliver
Mendata proses pengiriman barang harus sesuai dengan surat penerimaan serta pengiriman produk. Sewaktu-waktu ada produk yang siap untuk dikirim tapi tidak sesuai dengan surat orderan, maka diperlukan adanya pengecekan ulang, kan? Untuk mencegah terjadinya hal itu, buatlah SOP-nya.
Di dalam SOP gudang tersebut, bisa dicantumkan pemeriksaan produk sebelum dikirim, waktu kadaluarsa jika ada, serta surat-surat yang berkaitan dengan proses tersebut. Lebih mudah lagi jika Anda menggunakan checklist stok barang dalam pengerjaan laporan ini.
The Cleaner, The Better
Kalau gudang berantakan, peletakkan produk tidak tertata dengan baik, atau lantai kotor, tentunya membuat Anda sendiri tidak maksimal dalam mengelola gudang. Maka dari itu, rutin menjaga kebersihan gudang itu penting. Seperti halnya menyiapkan alat-alat kebersihan, baik untuk lantai, dinding, ataupun produk.
Perhatikan Kebersihan Pekerja Juga
Tidak hanya gudang serta produk yang harus dijaga kebersihannya, tapi imbauan untuk pekerja, bahkan Anda sendiri untuk membantu kebersihan wajib diadakan. Contohnya, larangan untuk merokok atau membuang puntung rokok sembarangan, membuang bungkus makan atau minum sembarangan, dan lainnya. Dengan begitu, dijamin mengelola gudang akan lebih oke karena bersih itu bikin nyaman, bukan begitu?
Kebersihan Rak atau Penyimpanan Produk
Rak tempat menyimpan setiap produk harus jadi pusat perhatian dalam membentuk SOP gudang juga. Selain itu, hal-hal yang tak kalah penting seperti stop-kontak, karpet, plafon, atau kaca. Untuk selalu menjaga kualitas produk, kebersihan rak dapat dilakukan dengan melap sela-sela rak, lalu membasahi kaca dengan cairan pembersih, dan lain sebagainya. Kebersihan apapun jangan pernah diremehkan, ya.
Pengaturan Temperatur Ruangan
Seperti tujuan utama menggunakan sistem manajemen gudang, pengaturan temperatur ruangan juga diperlukan guna menjaga kualitas produk yang disimpan. Terutama sebelum terjadi proses pengiriman pada konsumen, ada baiknya untuk mengecek AC, rak-rak, ataupun penerangan. Nantinya, Anda bisa catat laporan tersebut di form monitoring suhu ruangan.
Safety Is Important
Pasang CCTV untuk memonitor segala aktivitas yang terjadi di gudang maupun di area sekitar gudang. Kalau perlu, alat keamanan lain seperti gembok, atau double keys juga penting untuk mencegah kejadian negatif yang tidak jarang terjadi. Banyaknya kasus pengeboman, pencurian, atau kejahatan lainnya membuat pebisnis perlu memperhatikan soal keamanan di tempat mereka bekerja. Sehingga, Anda bisa hire a security serta selalu mengunci pintu gudang jika sedang tidak ada kegiatan pengelolaan gudang.
Stok Opname (SO)
Stok Opname merupakan laporan perhitungan serta pemeriksaan persediaan produk. Adanya SOP gudang untuk mengatur Stok Opname bertujuan untuk menjaga keaslian data yang ada pada laporan dengan produk secara fisiknya. Sehingga, perhitungan persediaan produk dengan menggunakan checklist stok barang ini mempengaruhi proses penjualan maupun penerimaan. Anda jadi tahu mana produk yang hilang, rusak, atau cacat, dan dapat dilaporkan secara langsung supaya mencegah kerugian.
Contoh Laporan Stok Barang Gudang dengan Excel
Salah satu aplikasi untuk memudahkan Anda dalam mencatat laporan manajemen gudang adalah dengan aplikasi stok barang Excel. Berikut tahapannya.
Menu Utama Aplikasi
Pada saat Anda membuka menu aplikasi stok barang Excel, maka akan muncul kolom yang memiliki empat jenis tombol. Antara lain; jumlah barang masuk, input barang, penjualan, dan laporan.
Jumlah Barang Masuk
Di bagian ini, Anda dapat mengelola produk yang baru diterima beserta kuantitas serta harganya.
Input Barang
Tidak hanya barang yang masuk, tetapi juga akan tertera barang yang keluar. Lengkap beserta jumlah dan kuantitasnya.
Penjualan
Pada bagian penjualan, Anda dapat mendata dengan lebih detail terkait penjualan. Mungkin kolomnya hampir sama dengan menu input barang, tapi tentu ada beberapa tambahan.
Laporan
Inilah bagian terakhir dari menu aplikasi stok barang Excel. Anda memiliki keuntungan untuk dapat melihat jumlah penjualan, jumlah stok persediaan produk, dan lainnya.
Ginee Fulfillment: Solusi Kelola Gudang dengan Baik
Jika Anda masih mengalami kesulitan dalam manajemen pergudangan, tenang, ada Ginee yang bisa bantu. Dengan pelayanan khusus kelola stok barang gudang bernama Ginee Fulfillment, diijamin, deh, Anda tidak perlu kewalahan.
Selain adanya laporan manajemen gudang seperti yang sudah dicantumkan sebelumnya, Ginee Fulfillment siap untuk membantu mengatur stok serta pemesanan produk dengan cepat serta menggunakan sistem digital yang mudah untuk diterapkan. Ditambah lagi, Ginee Fulfillment dapat menghemat waktu dan biaya Anda yang digunakan untuk sewa gedung dan lain sebagainya.
Punya masalah dalam proses pengelolaan gudang? Ginee Fulfillment tentu akan memprioritaskan Anda, lho. Soal produk dan pengiriman, aman. Yuk, join Ginee Fulfillment dan dapatkan harga spesial sekarang juga!
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
