Cara Membuat Purchase Order Beserta Tips-Tips Ampuhnya!

Purchase Order adalah dokumen penting yang digunakan oleh bisnis untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dari pemasok. Ini membantu untuk menjamin bahwa bisnis Anda membeli barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dan pada waktu yang tepat.

Purchase Order juga memastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang diinginkan oleh bisnis dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.

Dalam artikel ini, Ginee akan membahas bagaimana cara membuat Purchase Order yang efektif dan efisien untuk bisnis Anda. Di akhir artikel ini juga akan terdapat tips-tips ampuh dalam membuat dokumen purchase order, lho! Jadi, simak sampai habis, ya!

Dasar-Dasar dari Purchase Order yang Harus Anda Tahu

Sebelum membuat Purchase Order, penting bagi Anda untuk memahami dasar-dasar dari Purchase Order, seperti elemen wajib, jenis-jenis Purchase Order, dan syarat ketentuannya.

Setiap Purchase Order harus memuat beberapa elemen penting, yakni:

Nama dan alamat pemasok.
Deskripsi produk atau jasa yang dipesan.
Jumlah produk atau jasa yang dipesan.
Harga per item
Tanggal pengiriman.

Ini memastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang diinginkan oleh bisnis dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.

Selain itu, juga terdapat beberapa jenis Purchase Order yang tersedia, yaitu:

Purchase Order Standar: Digunakan untuk pemesanan barang atau jasa tunggal.
Purchase Order Blanket: Digunakan untuk membuat pemesanan yang berulang selama periode waktu tertentu.
Purchase Order Repeating: Digunakan untuk membuat pemesanan barang atau jasa yang sama secara teratur.

Pemilihan jenis Purchase Order yang sesuai sangat tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Terakhir, Anda juga harus memahami syarat dan ketentuan Purchase Order. Ini meliputi hal-hal seperti pembayaran, pengiriman, garansi, dan pembatalan. Syarat dan ketentuan ini harus ditentukan dengan jelas dan disepakati oleh kedua belah pihak sebelum pemesanan dilakukan. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka selama proses pemesanan.

Langkah-Langkah Membuat Dokumen Purchase Order

1. Tentukan Pemasok

Pertama-tama, tentukan pemasok yang akan Anda beli barang atau jasa dari. Pastikan bahwa pemasok ini memiliki reputasi yang baik dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Anda dapat membuat daftar pemasok terlebih dahulu untuk kemudian ditelaah secara mendalam dengan mempertimbangkan berbagai aspek seperti harga, lokasi, reputasi, dan lain-lainnya. Jangan remehkan tahap ini, ya!

2. Buat Deskripsi Produk atau Jasa

Deskripsi produk atau jasa harus jelas dan mencakup informasi seperti nama produk, jumlah yang dipesan, harga per item, dan tanggal pengiriman. Ini memastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang diinginkan oleh bisnis.

3. Tentukan Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan harus ditentukan dengan jelas dan disepakati oleh kedua belah pihak sebelum pemesanan dilakukan. Ini meliputi hal-hal seperti pembayaran, pengiriman, garansi, dan pembatalan.

Pastikan Anda menentukan serta mengkomunikasikan kedua hal ini dengan sejelas-jelasnya, untuk mencegah adanya kesalahpahaman antara Anda dan pemasok.

4. Buat Purchase Order

Setelah semua informasi yang diperlukan dikumpulkan, buat Purchase Order menggunakan format yang sesuai. Pastikan semua informasi yang diberikan adalah benar dan sesuai dengan yang diinginkan oleh bisnis.

Untuk format Purchase Order, Anda dapat mencari contohnya ataupun buat sesuai dengan kebutuhan Anda sendiri. Hasilnya bisa beragam, yang terpenting adalah mengingat elemen apa saja yang wajib ada dalam dokumen Purchase Order yang Anda buat.

5. Kirim Purchase Order

Setelah Purchase Order selesai dibuat, kirimkan kepada pemasok. Pastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang dipesan dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.

Langkah-langkah di atas adalah dasar-dasar dari membuat Purchase Order. Ini memastikan bahwa proses pemesanan berjalan dengan lancar dan efisien. Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga Anda mungkin perlu menyesuaikan proses ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sebaiknya berbicara dengan pemasok Anda dan memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan dikumpulkan sebelum membuat Purchase Order. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka selama proses pemesanan.

Tips Penting dalam Membuat Purchase Order

1. Gunakan Format yang Standar

Gunakan format yang standar untuk membuat Purchase Order, seperti yang ditentukan oleh industri atau perusahaan Anda. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami dengan jelas apa yang dipesan dan bagaimana proses pemesanan harus berlangsung.

2. Tetapkan Pembayaran dan Pengiriman

Tentukan pembayaran dan pengiriman dengan jelas, dan pastikan semua pihak memahami dengan jelas hak dan kewajiban mereka. Ini memastikan bahwa pemasok dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan bahwa bisnis memiliki informasi yang diperlukan untuk mengelola pembayaran dan pengiriman.

3. Catat Semua Rincian

Catat semua rincian dari Purchase Order, termasuk deskripsi produk atau jasa, harga, dan tanggal pengiriman. Ini memastikan bahwa bisnis memiliki informasi yang diperlukan untuk mengelola pemesanan dan memastikan bahwa pemasok memenuhi kebutuhan bisnis.

4. Jangan Lupa Menandatangani

Pastikan bahwa Purchase Order ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat sebelum dikirim. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami dan setuju dengan syarat dan ketentuan yang ditentukan.

Tips-tips di atas sangat penting untuk memastikan bahwa proses pemesanan berjalan dengan lancar dan efisien. Menyimpan catatan yang jelas, menentukan pembayaran dan pengiriman dengan jelas, dan menggunakan format yang standar adalah beberapa hal yang dapat membantu bisnis mencapai tujuannya.

Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga tips-tips tersebut mungkin perlu disesuaikan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Tingkatkan komunikasi dengan pemasok Anda dan pastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan dikumpulkan untuk memastikan pemesanan berjalan dengan lancar.

Kesimpulan

Purchase Order adalah dokumen penting dalam proses pemesanan produk atau jasa. Dengan membuat Purchase Order dengan benar, bisnis dapat memastikan bahwa proses pemesanan berjalan dengan lancar dan efisien, serta memastikan bahwa semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka.

Untuk memastikan Purchase Order yang efektif, bisnis harus memahami dasar-dasar pembuatan Purchase Order, melakukan beberapa langkah penting, dan mengikuti best practices yang ditentukan.

Ini memastikan bahwa bisnis memiliki informasi yang diperlukan untuk mengelola pemesanan dan memastikan bahwa pemasok memenuhi kebutuhan bisnis. Dengan memahami dan mempraktikkan hal-hal ini, bisnis dapat memastikan bahwa Purchase Order membantu mereka mencapai tujuan dan memenuhi kebutuhan bisnis.

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!

Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan