Cara Membuat Kwitansi Pembayaran Beserta Contohnya, Lengkap!

Dalam dunia bisnis, pencatatan keuangan sangatlah dibutuhkan. Untuk melakukan pencatatan tersebut, dibutuhkan bukti yang valid agar penulisan buku besar ataupun pembukuan lainnya bisa dipertanggungjawabkan. Bukti transaksi seperti kwitansi pembayaran tentu saja penting untuk dicantumkan. Sebelum Anda melampirkan kwitansi pembayaran, maka Anda wajib tahu cara membuat kwitansi pembayaran.

Cara membuat kwitansi pembayaran sebenarnya tidak sulit, kok, apalagi kalau perusahaan Anda sudah memiliki template sendiri. Jadi, ketika ada transaksi yang masuk, Anda hanya perlu menuliskan keterangan-keterangan yang dibutuhkan saja. Cara bikin kwitansi di zaman modern begini bisa dilakukan dengan cara membuat kwitansi pembayaran di Word atau bahkan di Excel yang kemudian bisa dikirim melalui email. Praktis banget, ya?

Sebelum mengetahui cara buat kwitansi pembayaran, kenali dulu, yuk, apa itu kwitansi pembayaran beserta elemen-elemen lainnya dari kwitansi pembayaran.

Baca juga: Apa Perbedaan Kwitansi dan Invoice sebagai Bukti Transaksi?

Apa yang Dimaksud dengan Kwitansi Pembayaran?

Hayo, siapa di sini yang belum tahu kwitansi pembayaran itu apa? Gak apa-apa, kok, sekarang saatnya Anda mengetahui apa itu kwitansi pembayaran. Jadi, kwitansi pembayaran adalah surat atau dokumen penerimaan sejumlah uang sebagai bukti dari sebuah transaksi atau pembayaran.

Kwitansi pembayaran digunakan sebagai bukti atas transaksi yang terjadi pada bisnis yang Anda jalankan. Keberadaan kwitansi pembayaran itu sangat penting, lho. Karena, pengeluaran dana dari perusahaan akan dianggap legal jika ada kwitansi pembayaran yang diterbitkan.

Maka dari itu, kalau Anda pegiat bisnis, Anda perlu banget mengetahui cara bikin kwitansi pembayaran baik itu cara membuat kwitansi pembayaran hotel atau cara membuat kwitansi pembayaran tanah yang intinya disesuaikan saja dengan jenis transaksi yang Anda lakukan.

Apa Saja Elemen Kwitansi Pembayaran yang Wajib Anda Tahu?

Untuk mengetahui cara bikin kwitansi pembayaran, ada beberapa elemen yang perlu Anda cantumkan ke dalam kwitansi tersebut. Di antaranya adalah sebagai berikut:

Nomor Kwitansi

Nomor kwitansi adalah nomor yang berfungsi untuk melacak transaksi yang terjadi. Nomor kwitansi ini bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan ini. Biasanya nomor kwitansi berurutan sesuai dengan kwitansi-kwitansi sebelumnya sudah pernah Anda buat.

Keterangan “Sudah Diterima dari”

Keterangan “Sudah diterima dari” wajib dicantumkan di dalam kwitansi agar nama lengkap yang menyerahkan uang tertera dengan jelas. Elemen ini digunakan ketika pembayaran sudah selesai dilakukan.

Nominal Uang

Elemen selanjutnya adalah jumlah uang. Nominal yang dimasukkan pada bagian ini harus sesuai dengan uang yang dibayarkan oleh si pembayar. Tulis jumlah uang dengan menggunakan huruf agar orang yang membaca mudah mengetahui berapa jumlah uang yang dibayarkan.

Jenis Produk

Jenis produk yang dibayarkan juga perlu untuk dicantumkan ke dalam kwitansi pembayaran. Dengan mengisi jenis produk, Anda bisa menandakan barang apa yang Anda berikan kepada pembeli. Jangan lupa untuk mengisinya dengan detail, ya!

Stempel dan Materai

Stempel dan materai digunakan dalam kwitansi pembayaran guna melegalkan transaksi yang baru saja terjadi. Penempatan stempel dan materai diletakkan di bagian bawah kanan kwitansi.

Bagaimana Cara Membuat Kwitansi Pembayaran?

Setelah mengetahui elemen-elemen yang ada pada sebuah kwitansi pembayaran, sekarang saatnya Anda pahami cara membuat kwitansi pembayaran yang baik dan benar. Untuk jenis kwitansi apapun sebenarnya cara membuatnya sama saja. Yang perlu Anda perhatikan adalah penulisan jumlah uang yang dibayarkan dan jenis produk apa yang Anda bayarkan.

Ada banyak jenis dan contoh kwitansi pembayaran yang bisa Anda manfaatkan. Biar gampang, Anda tinggal membeli buku kwitansi di toko buku terdekat atau bisa juga download kwitansi pembayaran template dari Ginee di sini! Ada contoh kwitansi pembayaran word juga, lho.

Kalau Anda ingin mengirimkan kwitansi melalui surat elektronik alias email, Anda bisa buat kwitansi pembayaran dengan menggunakan Microsoft Word atau Microsoft Excel, lho. Tapi, kalau Anda lebih menyukai old-fashioned way, Anda bisa mengikuti cara buat kwitansi pembayaran secara manual berikut ini!

1. Pada elemen nomor kwitansi, silakan Anda cantumkan nomor transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Nomor ini berguna supaya Anda bisa mengidentifikasi transaksi yang sedang berjalan.
2. Pada bagian “Sudah terima dari”, Anda bisa menulis nama si pemberi uang atau yang melakukan pembayaran. Isi dengan nama lengkap sesuai KTP, ya.
3. Di bagian “Uang sejumlah”, Anda harus menuliskan uang yang Anda terima dalam bentuk huruf atau kata-kata, bukan angka. Hal ini untuk memperjelas jumlah uang yang dibayarkan agar tidak terjadi kekeliruan di masa yang akan datang.
4. Setelah itu, di bagian “Untuk pembayaran”, input tujuan dari pembayaran. Contoh kwitansi pembayaran kegiatan, maka tulislah dengan nama kegiatan yang Anda laksanakan.
5. Selanjutnya, di bagian “Terbilang” masukkan jumlah uang dalam bentuk angka seperti “Rp. 150.000,00” dengan jelas dan sesuai dengan jumlah yang dibayarkan.
6. Di bagian pojok kanan bawah, masih ada ruang untuk menulis tempat dan tanggal terjadinya transaksi. Tempelkan materai dan berikan tanda tangan penerima uang, lalu stempel pula di bagian tersebut dan kwitansi pembayaran pun sudah sah dibuat.

Gimana? Mudah sekali, kan cara membuat kwitansi pembayaran? Cara di atas juga berlaku untuk cara membuat kwitansi pembayaran sekolah, motor, atau pembayaran lainnya. Kira-kira, kalau dipraktikkan, apakah Anda bisa membuatnya? Biar makin lancar membuat kwitansi pembayaran, perhatikan beberapa contoh dari kwitansi pembayaran di bawah ini, yuk!

Contoh Kwitansi Pembayaran

Kalau tadi sudah tahu langkah membuat kwitansi pembayaran, sekarang biar kebayang gimana bentuk dari kwitansi pembayaran, simak contoh-contohnya berikut ini.

Kwitansi Pembayaran Sekolah

Kwitansi Pembayaran Infaq

Kwitansi Pembayaran Jasa atau Kegiatan

Kwitansi Pembayaran Kendaraan Bermotor

Kwitansi Pembayaran Sewa Rumah

Membuat kwitansi pembayaran memanglah tidak memerlukan keahlian khusus. Hanya saja, ketelitian sangat diperlukan dalam membuat kwitansi pembayaran. Agar fungsi kwitansi pembayaran diterapkan dengan baik, maka Anda perlu memperhatikan dalam penulisan isinya, ya. Seperti contohnya nominal uang yang dibayarkan. Kalau mengisinya sampai salah, bisa-bisa salah satu pihak akan merasa dirugikan, lho.

Untuk menghindari kesalahan dalam membuat kwitansi pembayaran, sebelum Anda menyerahkannya kepada yang bersangkutan, harap dikoreksi kembali, ya. Adanya kwitansi pembayaran dengan isi yang sesuai akan membantu Anda dalam penulisan buku besar atau buku-buku akuntansi lainnya.

Kwitansi pembayaran juga dapat disimpan sebagai bukti pembayaran pembeli. Dengan adanya kwitansi pembayaran, maka transaksi yang dilakukan oleh pihak penjual dan pembeli akan dinyatakan sah.

Baca juga: Pahami Bagaimana Cara Membuat Buku Besar Untuk Perusahaan

Ginee Omnichannel

Ingin membuat laporan keuangan secara otomatis? Gampang! Kalau Anda punya toko online di banyak marketplace sekaligus, Anda bisa menggunakan jasa Ginee Omnichannel untuk membuat laporan penjualan! Anda hanya cukup mengintegrasikan toko-toko online Anda ke Ginee ERP dan Anda bisa mendownload laporan penjualan Anda hanya dengan sekali klik menggunakan fitur Laporan Penjualan!

Apakah ada manfaat dari Ginee yang lainnya selain bisa download laporan penjualan? Tentu banyak! Dengan menggunakan fitur-fitur Ginee, Anda bisa merasakan mudahnya berjualan online. Yuk, daftar Ginee sekarang dan dapatkan free trial 7 hari full!

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!

Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
   • Update secara otomatis pesanan dan stok
   • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
   • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
   • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
   • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
   • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan