Invoice sangat berperan penting ketika anda sedang melakukan transaksi jual beli. Invoice adalah sebuah faktur atau dokumen penagih yang dikeluarkan oleh penjual kepada para pembeli dengan menunjukkan biaya dan jumlah yang harus dibayarkan setelah membeli sesuatu atau setelah melakukan kesepakatan di Purchase Order. Bahkan, dalam bisnis online, Anda juga harus tahu tentang cara membuat invoice.
Invoice biasanya dikenal sebagai tagihan yang harus dibayar oleh konsumen dan menentukan apa yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual sesuai dengan syarat dan ketentuan yang diberikan oleh Seller atau penjual. Ketentuan pembayaran akan menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan waktu maksimum pembayaran pembeli untuk melunasi barang yang telah diberikan kepada Seller/ Penjual.
Pengertian Invoice Secara Lengkap
Invoice dalam kamus bahasa Indonesia merupakan daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, harga, dan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan/konsumen. Faktur ini yang bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Invoice tersebut menunjukkan bahwa pembeli belum membayar barang orderannya atau berhutang kepada penjual. Sehingga jika dilihat dari sudut pandang penjual, layanan atau invoice untuk harga barang atau layanan yang diberikan disebut invoice pembelian.
Invoice merupakan dokumen kertas yang dikirimkan kepada pembeli, namun hari ini dapat meminta pembayaran secara online dengan faktur elektronik. Invoice tersebut tergantung dengan perusahaan/ kantor untuk pembayaran secara offline maupun online.
Tujuan Adanya Invoice
Bagi sebuah perusahaan, invoice sangatlah penting karena dengan adanya invoice, perusahaan dengan mudah untuk menghitung dan menjadi alat bukti seluruh transaksi pada pembukuan perusahaan. Invoice bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan faktur atau dokumen akuntansi sebuah perusahaan. Berikut adalah Fungsi Invoice bagi perusahaan, sebagai berikut:
Sebagai Bukti Pembayaran
Bagi konsumen pasti perlu adanya bukti pembayaran atau kwitansi pembayaran ketika sedang membeli barang atau produk suatu perusahaan. Bukti pembayaran atau kwitansi ini digunakan sebagai dokumen yang membantu pembayaran atas pembelian barang yang telah dilakukan oleh konsumen anda.
Invoice biasanya dibuat karena tagihan atau pembayaran biaya yang cukup besar sehingga sangat dibutuhkan sekali sebagai bukti pembayaran. Jika terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice ini bisa menjadi alat bukti yang sah.
Sebagai Dokumen Perusahaan
Tujuan dibuatnya invoice bagi perusahaan adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi dan bisa dijadikan sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang berkualitas atau bagus dan kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan secara rinci dan lengkap.
Arsip tersebut biasanya dibuat oleh akuntan perusahaan dan dapat memudahkan dalam perhitungan akuntansi keuangan. Apabila suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah.
Sebagai Bukti Pembayaran Pajak
Setiap tahunnya pembayaran pajak pasti dilakukan oleh setiap perusahaan. Selain digunakan sebagai pembukuan seluruh transaksi, invoice ini juga bisa digunakan sebagai bukti laporan pajak. Pembayaran pajak dihitung sesuai dengan pemasukan perusahaan maupun kantor.
Manfaat Invoice
Adanya bukti invoice sangat berpengaruh kepada kedua pihak penjual dan pembeli. Apa saja manfaat yang didapat jika anda menggunakan invoice? Berikut merupakan manfaat invoice, sebagai berikut:
- Menunjukkan bukti informasi ke semua jumlah nilai tagihan pembeli yang harus dibayarkan kepada pihak penjual.
- Sebuah alat bukti pasti menunjukkan jumlah total produk yang disediakan oleh pedagang.
- Salah satu dokumen atau faktur yang sah dan nantinya akan tercatat, terekam ke dalam pencatatan laporan keuangan
- Bukti nyata dengan adanya kesepakatan antara kedua belah pihak yang terlibat antara penjual dan pembeli.
Jenis-Jenis Invoice
Umumnya invoice memiliki 3 jenis yang paling sering dilakukan dalam perdagangan, perusahaan, atau kantor. Berikut adalah jenis-jenis invoice:
Invoice Biasa
Jenis invoice ini sering kita dapatkan dalam transaksi jual beli barang/produk sehari-hari dengan tampilan dan data yang tercantum di dalamnya sederhana juga singkat. Walaupun sederhana, invoice ini memuat informasi secara terperinci yang berisi produk atau jasa yang telah dibeli atau dipesan, harga per satuan dari produk atau jasa tersebut dan total keseluruhan jumlah harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Invoice Konsuler
Dokumen atau faktur ini merupakan jenis invoice yang hanya akan dikeluarkan apabila terjadi transaksi perdagangan skala internasional. Invoice ini akan terlihat jika pengusaha melakukan aktivitas jual beli ekspor impor dalam suatu perusahaan.
Dengan melakukan perdagangan internasional dan mengeluarkan invoice konsuler, maka invoice tersebut harus mendapatkan izin dan disahkan oleh negara yang menerima impor dan juga bukti dari kedutaan negara asal pengekspor barang. Jadi invoice konsuler dilakukan dengan syarat dan ketentuan yang diberikan oleh negara.
Invoice Proforma
Setiap barang yang dikirimkan secara bertahap juga wajib menyertakan invoice meskipun barang tersebut adalah jenis barang dan harga yang sama. Invoice proforma akan dikeluarkan oleh penjual sebagai invoice sementara dan bukti. Apabila penjual telah berhasil mengirimkan semua produk/barang yang telah dibeli maka penjual harus mengganti invoice proforma yang telah dikeluarkan sebelumnya menjadi invoice biasa lagi.
Cara Bikin Invoice Yang Baik
Setiap perusahaan dapat membuat invoice mereka masing-masing dan tentu saja menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat mempelajari cara membuat invoice di excel, cara membuat nomor invoice otomatis di excel, membuat invoice otomatis dengan excel. Meskipun tidak ada yang harus dilakukan dalam membuat invoice online maupun offline. Tetapi ada beberapa komponen persyaratan yang harus dipenuhi, sebagai berikut:
- Nama dan Identitas pembeli sebagai tujuan penagihan invoice.
- Keterangan identitas penjual
- Nomor Invoice unik untuk referensi penjual dan pembeli. Nomor invoice ini dapat digunakan untuk mengurutkan tagihan dari pihak satu dengan pihak yang lainnya
- Daftar dan penjelasan mengenai semua barang atau jasa yang telah dibeli yang didalamnya dicantumkan jumlah pemesanan, harga produk persatuan, total jumlah tagihan serta pajak yang harus turut dibayarkan.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal layanan diberikan. Tanggal ini dibuat untuk mengetahui barang yang dibeli oleh pelanggan telah dikirim.
- Tanggal pengiriman Invoice . Tanggal ini merupakan tanggal dimana invoice itu dikirimkan dan bisa masuk ke dalam jatuh tempo invoice harus dibayar
- Menyertakan sistem cara pembayaran seperti melalui transfer dari rekening bank, tunai dan sebagainya. Cantumkan data yang lengkap jika rekening tertentu juga terlibat dalam transaksi jual beli tersebut
- Mencantumkan rincian biaya pengiriman dan diskon atau potongan (apabila ada) sehingga memudahkan pelanggan mengetahui total yang harus dia bayar.
Di Ginee Omnichannel, Bisa Cetak Invoice Juga, Lho!
Jika Anda ingin mencetak label atau invoice untuk pesanan di toko online Anda, pakai Ginee aja! Tapi, selain cetak invoice, Ginee Indonesia juga bisa bantu Anda kelola semua toko online yang terdaftar di marketplace dengan mudah dan cepat, lho. How?
Dengan fitur Ginee yang lengkap! Ada fitur manajemen pesanan, promosi, produk, stok, laporan penjualan, Ginee Chat, dan Ginee Fulfillment. Dijamin pakai Ginee Anda bisa hemat waktu dan biaya juga. Tidak perlu buka satu persatu toko online yang dimiliki, semua urusan bisnis online bisa dilakukan melalui satu dashboard Ginee! Daftar sekarang dan dapatkan free trial selama 7 hari!
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
