7 Sai Lầm Thường Gặp Khi Quản Lý Đơn Hàng Nhà Bán Nên Tránh

Khi bán hàng online, đặc biệt là bán hàng đa kênh, điều quan trọng nhất mà những nhà bán phải quan tâm đó chính là việc quản lý đơn hàng và các quy trình quản lý đơn hàng online. Nói một cách khác, nhà bán phải hiểu rõ được quản lý đơn hàng là gì và phải nắm thật chắc những quy trình xử lí các đơn hàng để tránh những rủi ro đáng tiếc.

Đối với các công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng và các doanh nghiệp, công ty toàn thế giới nói chung, về cơ bản thì quy trình xử lý đơn hàng bao gồm 4 bước sau:

• Nhận và xử lí đơn hàng
• Đóng gói sản phẩm theo thông tin, yêu cầu của đơn hàng
• Tiến hành vận chuyển 
• Theo dõi trạng thái đơn hàng và báo cáo nếu gặp vấn đề

Các bước trong quy trình quản lý đơn hàng online không phải lúc nào cũng trơn tru và dễ dàng, bởi có lúc doanh nghiệp, công ty sẽ mắc phải những sai lầm không đáng có. Sau đây là 7 sai lầm mà các công ty, doanh nghiệp hay mắc phải trong quy trình quản lý đơn hàng online.

Lỗi 1. Không Lọc Kỹ Đơn Hàng

Nếu như nhà bán bắt đầu từ mô hình kinh doanh nhỏ, bán ở một kênh duy nhất, số lượng đơn hàng vẫn còn ít thì có vẻ quy trình quản lý đơn hàng online vẫn không quá là phức tạp. Nhưng khi việc kinh doanh bắt đầu phát triển, số lượng đơn hàng bắt đầu tăng nhanh chóng, việc quản lý đơn hàng online sẽ phức tạp hơn rất nhiều, nếu không cẩn thận, việc kinh doanh của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Vì vậy, việc cẩn thận ngay từ khâu lọc đơn hàng là rất cần thiết để cho việc đóng gói, giao hàng được thuận tiện hơn. Nhà bán có thể chia theo các đầu mục như đơn trong nước, đơn quốc tế, đơn đã thanh toán, đơn chưa thanh toán,…

Lỗi 2. Không Quản Lý Chặt Chẽ Số Lượng Tồn Kho

Việc quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ các đơn hàng. Nếu nhà bán không quản lý cẩn thận số lượng hàng tồn kho, họ sẽ không thể ước lượng được số lượng hành còn lại có đủ để phục vụ cho các đơn hàng tiếp theo không, điều này có thể dẫn đến việc chậm giao hàng cho khách hàng.

Lỗi 3. Không Kỹ Lưỡng trong việc Đối Soát COD

COD là hình thức giao hàng thu tiền hộ, quy trình quản lý đơn hàng online không thể nào bỏ qua bước đối soát COD bởi vì nếu không để ý và quản lý cẩn thận, bạn có thể sẽ bị mất tiền oan mà không biết khoản tiền bị mất của mình ở đơn hàng nào.

Vì vậy, nhà bán hàng online nên kiểm tra từng đơn hàng vận chuyển, hỏi lại bên vận chuyển thật kỹ trong việc đối soát COD nếu có sự chênh lệch không hợp lý để đảm bảo quyền lợi của nhà bán.

Lỗi 4. Bỏ Qua Bước Gắn Mã Theo Dõi

Để quy trình quản lý đơn hàng online trơn tru hơn, nhà bán luôn được nên gắn mã theo dõi cho từng đơn hàng của họ để có thể theo dõi đơn hàng online mà không cần phải liên hệ với bên vận chuyển để tiết kiệm thời gian quản lý đơn hàng.

Bỏ qua việc gắn mã theo dõi sẽ phát sinh rất nhiều rủi ro cho đơn hàng ví dụ như đơn hàng bị thất lạc nhưng không thể tìm được vì không có mã theo dõi, nhà bán sẽ không xác định được đơn hàng ở đâu và có thể ảnh hưởng đến việc quản lý đơn hàng.

Lỗi 5. Bỏ Quên Quy Tắc “Nhập Trước – Xuất Trước”

Quy tắc “Nhập trước – Xuất trước” hay còn gọi là FIFO là quy tắc bắt buộc trong việc bán hàng để ghi nhận thông tin, yêu cầu về các đơn hàng. Tại một số cửa hàng, các đơn hàng cũ bị bỏ sót là điều thường xuyên xảy ra do nhiều lý do khác nhau, có thể là do hệ thống quản lý hoặc kinh nghiệm của nhà bán, điều này tạo ra những ảnh hưởng xấu tới việc bán hàng online.

Lỗi 6. Chỉ Phụ Thuộc vào một Đối Tác Giao Hàng

Việc phụ thuộc vào một đối tác giao hàng duy nhất sẽ khiến sẽ khiến nhà bán gặp một số bất lợi sau:

• Khả năng cao bị chậm vận chuyển hàng tới khách hơn
• Phụ thuộc quá nhiều vào chính sách vận chuyển của đối tác đó mà không có lựa chọn nào khác
• Không có sự chủ động, có sự so sánh giá, cước phí vận chuyển giữa các bên

Nhà bán nên làm việc với hơn một đối tác giao hàng để có cái nhìn tổng quan về các đối tác, đồng thời có sự so sánh chất lượng, cước phí giữa các bên để đưa ra các chiến lược, quyết định hợp lý trong việc có nên tiếp tục với đối tác đó hay không.

Lỗi 7. Quản Lý Đơn Hàng Online bằng cách Thủ Công

Đây là một trong những sai lầm thường gặp của các cửa hàng, trong đó có cả bán hàng online. Việc quản lý đơn hàng online qua bằng cách thủ công qua sổ sách, file excel quản lý đơn đặt hàng sẽ khiến nhà bán mất nhiều thời gian hơn để tổng hợp số liệu từ các trang khác nhau, điều này cũng khiến số liệu về hàng hóa, dòng tiền cũng không được cập nhật liên tục.

Việc quản lý đơn hàng online bằng cách thủ công như vậy khiến làm cho nhà bán dễ bị nhầm lẫn trong tính toán. Vì vậy, nhà bán nên đầu tư vào một phần mềm quản lý đơn hàng, ví dụ như Ginee.

Lo Lắng trong việc Quản Lý Đơn Hàng? Ginee Vietnam sẽ Giúp Bạn Tránh Khỏi những Sai Lầm một cách Tối Ưu nhất

Ginee phần mềm quản lý bán hàng online áp dụng mô hình Omnichannel sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng trong việc quản lý đơn hàng online và quản lý bán hàng online, đặc biệt là bán hàng đa kênh với các tính năng như quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý dòng tiền,…

Ginee nền tảng giúp bạn tăng trưởng kinh doanh hiện tại đang tặng người dùng phiên bản trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đơn giản trong vòng 6 tháng. Hãy đăng ký ngay nhé!