Warehouse Management System (WMS) memang terbilang cukup efisien. Hal ini karena WMS mampu untuk membantu para pemilik bisnis untuk dapat mengatur dan mengelola gudang secara otomatis dan mudah. Jadi tidak perlu repot lagi mengelolanya secara manual. Namun, di samping kemudahan akses tersebut peran staff gudang juga penting dalam mengelola sebuah warehouse atau gudang.
Memaksimalkan performa staff gudang yang baik juga pastinya akan berdampak pada perkembangan usaha Anda. Oleh karena itu, staff gudang perlu untuk memiliki kemampuan yang baik agar aktivitas pergudangan dapat berjalan lancar. Mau tahu apa saja cara memaksimalkan performa staff gudang? Berikut ini akan dibahas cara memaksimalkan performa staff gudang. Yuk, simak!
Baca juga: 5 Manfaat dan Fungsi Warehouse Management untuk Bisnismu!
Apa Itu Pergudangan?
Pergudangan atau warehouse adalah seperangkat aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan gudang seperti penerimaan, penyimpanan serta pengiriman hingga ke tangan konsumen. Oleh karena itu, pergudangan merupakan salah satu aspek penting yang mendukung dalam kelancaran sebuah bisnis.
Pergudangan juga bermanfaat untuk meningkatkan kontrol dan pelacakan persediaan barang di gudang. Jika pergudangan dapat dikelola dengan baik, tentu saja hal ini akan berdampak pada bisnis maupun konsumen. Oleh karena itu, diperlukan indikator tersendiri untuk mengukur kelancaran sebuah sistem pergudangan.
Hal yang menjadi indikator gudang di antaranya: biaya operasional gudang, lead time rata-rata yang dibutuhkan oleh pesanan hingga sampai ke konsumen, inventory accuracy untuk memeriksa kesalahan pada pencatatan inventaris, inventory turnover yaitu untuk mengukur berapa kali inventaris Anda terjual dalam periode tertentu dan yang terakhir yaitu inventory to sales ratio yang berfungsi untuk mengukur rasio inventaris yang tersedia untuk dijual.
Apa Itu Staff Gudang?
Staff gudang atau warehouse staff adalah staff yang bekerja dan bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran segala aktivitas di dalam gudang. Staff gudang merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan barang atau produk di gudang hingga sampai ke tangan konsumen.
Lantas, pekerjaan staff gudang seperti apa? Pekerjaan staff gudang adalah memastikan dan menjaga kelancaran dalam penerimaan barang, penyimpanan, hingga distribusi pesanan. Staff gudang logistik adalah seorang staff yang bertugas untuk mengelola keluar dan masuknya barang dari gudang.
Posisi staff gudang ini cukup penting sehingga, diperlukan kemampuan yang baik dan terampil untuk dapat menjadi seorang staff gudang. Sementara itu, staff gudang gaji per bulan di indonesia sendiri adalah sekitar Rp.3.619.000 per bulan.
Syarat Menjadi Staff Gudang
Posisi staff gudang memang membutuhkan tenaga kerja yang memiliki kemampuan tinggi dan terampil. Oleh karena, itu diperlukan beberapa syarat untuk dapat menjadi seorang staff gudang yang baik di antaranya:
Pendidikan
Pendidikan memang terkesan tidak terlalu penting karena ada beberapa orang yang memang sudah terampil walaupun tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai. Namun, memiliki latar belakang pendidikan yang cocok dengan bidang posisinya juga bisa menjadi suatu nilai plus sendiri.
Kemampuan
Salah satu indikator penting untuk menjadi seorang staff gudang yaitu apabila calon staff gudang tersebut memiliki kemampuan yang baik dengan posisi tersebut. Hal ini karena terkadang latar belakang pendidikan yang sesuai tidak menjamin kandidat calon pekerja tersebut untuk memiliki kemampuan yang baik..
Pengalaman Kerja
Selanjutnya, hal yang sangat penting dan krusial untuk menjadi staff gudang adalah pengalaman kerja. Jika memiliki pengalaman kerja yang sesuai, calon staff gudang tersebut pastinya akan bisa lebih mudah beradaptasi dalam pekerjaannya dan mempercepat proses jalannya pergudangan.
Bagaimana Cara Kerja Staff Gudang?
Staff gudang akan bekerja di bagian pergudangan dan mengatur segala macam aktivitas di gudang. Lalu, apa pekerjaan staff gudang? Berikut ini beberapa pekerjaan staff gudang di antaranya:
Bertanggung Jawab atas Bongkar Muat Barang
Tugas staff gudang yang pertama yaitu mereka bertanggung jawab terhadap segala kegiatan bongkar muat barang di gudang. Hal ini meliputi pencatatan secara terperinci dan pengawasan pada setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang.
Melakukan Pengecekan Barang
Staff gudang atau biasa dikenal dengan checker bertugas dalam melakukan pengecekan barang di gudang. Staff gudang akan memeriksa kualitas dan kuantitas setiap barang di gudang dan memastikan kondisi dan jumlah barang untuk dilakukan pencatatan dan pelaporan secara berkala.
Menyiapkan Penyimpanan dan Pengiriman Barang
Tugas staff gudang lainnya yaitu menyiapkan segala proses pengiriman barang hingga ke tangan konsumen mulai dari mempersiapkan alamat tujuan, packing barang hingga distribusi barang. Selain itu, staff gudang juga bertugas untuk memesan barang dan menata barang di gudang penyimpanan.
Membuat Laporan
Membuat laporan merupakan salah satu job desk dari seorang staff gudang. Laporan tersebut meliputi data kondisi barang, stok barang yang tersedia di gudang serta data pengembalian barang yang dilakukan secara berkala.
Melakukan Koordinasi dengan Divisi Lain atau Klien
Kerja staff gudang adalah untuk melakukan koordinasi dengan divisi lain, klien dan pihak manajemen untuk memastikan jumlah dan kondisi barang yang akan dikirim. Sehingga, proses aktivitas pergudangan hingga sampai ke tangan konsumen dapat berjalan lancar.
Contoh KPI Staff Gudang
Setiap perusahaan atau pemilik bisnis memiliki Key Point Indicator (KPI) tersendiri untuk memenuhi segala aktivitas operasional gudang sehari-hari. Namun, secara umum KPI gudang di antaranya:
Packing atau Pengemasan
Staff gudang bertugas tidak hanya dalam penataan gudang akan tetapi juga dalam proses packing atau pengemasan barang. Proses ini dilakukan oleh staff gudang packing atau dikenal dengan packer. Packer adalah pekerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan segala kegiatan pengemasan barang hingga ke tangan konsumen.
Pengambilan Barang
Proses ini meliputi pengambilan barang hingga menyerahkannya ke pihak yang dituju. KPI yang bisa digunakan dalam proses pengambilan di antaranya: berapa jumlah pesanan yang diambil, persentase pengambilan yang sukses, waktu pengembalian setiap pesanan serta biaya pengambilan per pesanan. Staff yang melakukan tugas ini disebut “Picker”.
Pengiriman
Proses pengiriman merupakan pekerjaan staff gudang yang terakhir. Dalam hal ini, staff gudang bertugas untuk melakukan pengiriman ke pihak pemesanan seperti klien secara langsung. Indikator yang bisa digunakan untuk mengukur kinerjanya di antaranya: persentase pengiriman yang dilakukan per jam serta waktu dan biaya pengiriman setiap pesanan.
Bagaimana Mengukur Performa Staff Gudang?
Performa staff gudang dapat diukur berdasarkan 3 hal berikut di antaranya:
Jenis Pekerjaan
Salah satu hal yang dapat diukur untuk meningkatkan performa staff gudang yaitu berhubungan dengan jenis pekerjaan dari masing-masing staff antara lain meliputi: jadwal kerja, kebiasaan dan cara penyelesaian masing-masing pekerjaan tersebut.
Kondisi
Selanjutnya, hal yang dapat diukur dalam meningkatkan performa staff berkaitan dengan kondisi yang dihadapi saat bekerja karena hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja staff gudang itu sendiri maupun dengan kinerja staff gudang yang lain.
Performa Kerja
Performa kerja berkaitan dengan kinerja staff gudang itu sendiri. Jadi, kemampuan kerjanya yang akan menentukan apakah staff tersebut memiliki performa kerja yang baik atau tidak.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Mengelola Warehouse
Pengelolaan gudang atau warehouse yang baik ternyata dapat berdampak besar terhadap biaya operasional yang dikeluarkan. Jika pengelolaan gudang berjalan lancar dan efisien maka hal ini juga akan menghemat biaya operasional. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola warehouse di antaranya:
Mengoptimalkan Produktivitas SDM
Kinerja staff atau SDM juga menjadi tolak ukur penting yang perlu diperhatikan untuk kelancaran proses aktivitas pergudangan. Mengoptimalkan kinerja staff dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan yang menarik bagi karyawan serta memberikan motivasi.
Penataan Ruangan
Penataan ruangan gudang yang tepat akan membantu untuk meningkatkan kapasitas gudang. Penyimpanan dapat di tata secara vertikal sehingga dapat meningkatkan kapasitas gudang dan tidak menekan biaya pengeluaran.
Membuat Alur Kerja yang Efisien
Selanjutnya, pastikan untuk membuat alur kerja yang efisien dan sesuai dengan standar. Hal ini juga akan berdampak pada kelancaran dari aktivitas gudang itu sendiri.
Investasi pada Teknologi
Penggunaan teknologi juga dapat membantu aktivitas pergudangan menjadi lebih efektif dan efisien. Terlebih lagi, teknologi juga pastinya akan membantu kinerja staff menjadi lebih mudah dan cepat.
Penerapan Lean Inventory
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan warehouse yang terakhir yaitu untuk menerapkan lean inventory serta memastikan bahwa perusahaan menggunakan peralatan yang sesuai kebutuhan. Hal ini bertujuan untuk menekan biaya operasional secara keseluruhan.
Cara Tingkatkan Performa Staff Gudang
Ada beberapa upaya yang bisa dilakukan untuk membantu meningkatkan performa staff gudang di antaranya:
Memantau Performa Staff secara Rutin
Dengan memantau pekerjaan atau performa staff secara rutin, pemilik bisnis akan dapat melakukan evaluasi terhadap kinerja staff serta memberikan tambahan dan masukan untuk kinerja staff agar performa staff bisa terus meningkat.
Menyediakan Fasilitas yang Memadai
Menyediakan fasilitas dan peralatan yang memadai juga pastinya akan mendukung performa kinerja seorang staff gudang dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, fasilitas di luar pekerjaan lain seperti kenyamanan di tempat kerja juga dapat menjadi tolak ukur meningkatnya performa staff gudang.
Memastikan Keamanan
Bekerja di gudang dan berurusan dengan puluhan barang dan sering menggunakan alat berat memang cukup berbahaya. Oleh karena itu, keselamatan kerja merupakan hal yang harus diperhatikan oleh pemilik usaha. Perlu untuk menyediakan berbagai peralatan kesehatan dan keselamatan terhadap para staff gudang sehingga staff akan dapat lebih merasa aman dan fokus terhadap pekerjaanya.
Memberikan Pelatihan
Memberikan pelatihan/training secara berkala juga sangat dibutuhkan untuk membantu mengasah keterampilan para staff gudang. Pelatihan keterampilan tersebut dapat berupa keterampilan soft skill (seperti cara penggunaan teknologi) maupun hard skill sehingga kemampuan karyawan akan semakin terasah dan meningkatkan kinerja performa staff gudang.
Menerapkan Jam Kerja yang Jelas
Disiplin waktu juga merupakan hal penting dalam meningkatkan kinerja staff gudang. Keteraturan dalam segala aktivitas di gudang berdasarkan jadwal yang ditentukan dapat mencegah terjadinya penumpukan barang atau habisnya stok barang.
Berdiskusi dengan Staff
Pemilik perusahaan juga perlu untuk menjalin komunikasi yang baik dengan para staff untuk bertukar pendapat dalam menemukan ide seperti apa saja yang perlu diganti, ditambahkan atau ditingkatkan lagi dalam aktivitas pergudangan dan menanyakan bagaimana feedback mereka akan operasional di gudang. Hal ini juga akan membuat para staff merasa mampu untuk berkontribusi dan memaksimalkan kinerja mereka.
Baca juga: Contoh Management Gudang yang baik: Apa Saja yang Perlu Diperhatikan?
Warehouse Management System (WMS): Solusi Pergudangan Digital untuk Memaksimalkan Performa Pekerja!
Terwujudnya suatu pengelolaan gudang yang efisien dapat terjadi jika staff gudang memiliki performa kerja yang baik. Hal yang bisa dilakukan untuk meningkatkan performa kinerja staff gudang yaitu dengan menyediakan fasilitas dan berinvestasi dengan teknologi supaya kinerja staff gudang akan jauh lebih maksimal. Untuk itu, Ginee Omnichannel punya solusinya!
Ginee Omnichannel memiliki sistem Warehouse Management System (WMS) yang bisa menjadi solusi Anda untuk membantu meningkatkan kinerja staff gudang. Fitur ini akan membantu Anda untuk mengelola gudang dengan otomatis sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan pastinya aman. Jadi, ayo segera mulai kelola gudang Anda dengan Ginee WMS!
