Dalam gudang, banyak aktivitas yang terjadi setiap harinya yang mengharuskan pengelolaan gudang yang baik agar aktivitas tersebut dapat berjalan lancar. Salah satu proses dalam aktivitas gudang yang penting untuk diperhatikan agar dapat selalu berjalan lancar adalah proses outbound gudang.
Proses outbound gudang merupakan salah satu proses dalam gudang yang berperan krusial karena menyangkut alur keluar masuk stok barang di gudang. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami proses outbound gudang untuk mencegah masalah yang sering terjadi di gudang.
Jika Anda memiliki gudang namun belum paham betul mengenai proses outbound gudang, maka Anda mengklik artikel yang tepat. Dalam artikel ini, bukan hanya akan dibahas mengenai proses outbound, namun juga masalah yang sering terjadi selama proses outbound dan solusi yang akan membantu Anda untuk mencegahnya. Penasaran? Ikuti terus artikel ini!
Pahami Proses Outbound
Outbound gudang adalah salah satu proses penting dalam manajemen pergudangan. Outbound gudang atau sering disebut sebagai outbound logistic adalah proses pengeluaran stok barang dalam gudang untuk kemudian dikirimkan atau dijual ke pembeli atau reseller yang memesan produk dari gudang Anda.
Outbound dan inbound adalah dua proses pergudangan yang sering dianggap sama, namun sebenarnya berbeda. Padahal, pengertian inbound dan outbound logistik sama sekali berbeda, meskipun memang kedua proses tersebut bekerja sama untuk melancarkan proses keluar masuk barang.
Jika outbound adalah proses mengeluarkan barang, maka proses inbound adalah proses memasukkan barang untuk kemudian disimpan di dalam gudang. Karena itulah, proses inbound dan outbound merupakan satu kesatuan dalam aktivitas gudang yang harus diperhatikan pengelolaannya karena inbound dan outbound logistik adalah proses yang membantu melancarkan aktivitas pergudangan Anda.
Untuk alur prosesnya, alur proses outbound meliputi proses pengemasan barang, shipping, hingga barang sampai ke tangan pelanggan. Oleh karena itu, proses outbound logistik adalah proses penting dalam pengelolaan bisnis karena proses ini berperan dalam penilaian pelanggan terhadap bisnis yang Anda jalankan.
Baca juga: 5 Hal Penting dalam Proses Inbound Warehouse, Wajib Tahu!
Masalah yang Biasanya Terjadi pada Proses Outbound
Dalam proses outbound, ada beberapa masalah yang sering terjadi di dalamnya. Untuk itu, Anda perlu mengetahui analisa permasalahan gudang dalam proses outbound di bawah ini!
Kurang Teliti dalam Pencatatan Stok Barang
Proses outbound warehouse berkaitan erat dengan pencatatan stok barang karena dalam proses pengeluaran stok barang, Anda harus menyelaraskan jumlah stok yang keluar dan menguranginya dari jumlah stok barang yang ada. Sebab itulah pencatatan stok barang dalam gudang harus dilakukan dengan hati-hati.
Pencatatan ini juga bisa menimbulkan masalah dalam proses outbound jika tidak dilakukan dengan teliti. Sebelum mengeluarkan barang, biasanya akan diadakan stock opname untuk memastikan gudang memiliki jumlah stok yang memadai. Jika stok yang tercatat tidak sesuai dengan kenyataannya, proses outbound pun tidak bisa dilangsungkan dengan lancar.
Selisih Stok Barang
Masalah lain yang sering terjadi dalam proses outbound adalah selisih stok barang. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pencatatan stok barang yang tidak teliti bisa mengarah ke adanya selisih saat stock opname. Selisih saat stock opname ini menyebabkan staff gudang harus merombak pencatatan dan menyesuaikannya kembali dengan keadaan sebenarnya.
Baca juga: Strategi Mengelola Stok Barang di Gudang Penyimpanan
Produk dalam Kondisi Buruk
Masalah lain yang sering terjadi dalam proses outbound adalah ditemukannya barang dalam kondisi buruk. Kurangnya pengelolaan gudang bisa membuat produk yang Anda simpan di dalamnya menurun kualitasnya. Sehingga, ketika proses outbound sedang berlangsung dan staff gudang mulai melakukan picking barang yang dibutuhkan, banyak dari produk ditemukan dalam kondisi buruk.
Masalah ini membuat banyak stok barang harus terbuang dan mengurangi stok barang dalam jumlah diperkirakan. Karena itulah, penting untuk selalu melakukan pengecekan dan update stok serta kondisi barang sehingga ketika proses outbound akan dilakukan, tidak akan ada stok barang yang harus dibuang pada saat tersebut.
Kecelakaan Kerja dalam Proses Pengambilan Barang
Proses outbound gudang berkaitan erat dengan proses pengambilan barang. Namun, ada juga masalah dalam proses pengambilan barang selama proses outbound dilakukan, yaitu terjadinya kecelakaan kerja. Hal ini dikarenakan banyaknya permintaan barang yang harus diambil dari gudang menggunakan tenaga staff gudang yang terbatas, sehingga kecelakaan kerja seperti bertabrakan satu sama lain atau tertimpa barang di gudang sering terjadi.
Kecelakaan kerja ini adalah akibat dari kurang baiknya pengelolaan gudang yang tidak mengutamakan keselamatan para staff dan kurangnya perencanaan alur keluar masuk barang gudang.
Solusi Mencegah Masalah pada Proses Outbound
Seperti halnya masalah dalam sistem lain, masalah pada proses outbound pun memiliki langkah pencegahan atau solusi yang bisa Anda terapkan. Simak beberapa solusinya di bawah ini!
Rencanakan Stock Opname Secara Teratur
Dilihat dari banyaknya masalah dalam proses outbound yang menyangkut pengelolaan stok, solusi untuk mencegah masalah-masalah tersebut adalah dengan melakukan stock opname secara teratur. Anda bisa mencegah terjadinya kesalahan pencatatan dan selisih stok dengan melakukan stock opname secara teratur sebelum proses outbound dilakukan.
Hal tersebut agar proses outbound dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan berupa tidak selarasnya stock yang ada dengan yang dicatat dalam inventaris pergudangan. Jika proses outbound lancar, pelanggan pun akan lebih cepat menerima pesanan mereka dan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan Anda pun akan meningkat.
Tata Gudang dengan Baik
Kecelakaan kerja selama proses outbound bisa Anda hindari dengan membuat tata letak gudang yang baik. Anda bisa menata barang-barang yang Anda simpan dalam gudang menggunakan rak agar rapi dan memudahkan staff gudang Anda untuk mengambil barang yang dibutuhkan untuk proses outbound.
Selain itu, Anda juga bisa menempelkan kode lokasi dan kode barang di seluruh gudang Anda untuk memudahkan alur keluar produk yang dibutuhkan untuk proses outbound. Proses outbound pun bisa berjalan dengan lebih lancar, efektif, dan efisien, serta kecelakaan kerja pun bisa terhindarkan.
Gunakan Peralatan Gudang yang Canggih
Solusi lain adalah dengan menggunakan peralatan gudang yang canggih. Peralatan yang bisa Anda gunakan tidak hanya peralatan untuk mengangkut barang saja, tetapi juga gadget yang menggunakan software Warehouse Management System atau WMS.
WMS akan membantu Anda dalam pengelolaan gudang, termasuk pencatatan keluar masuk barang. Sehingga, selain gudang Anda akan terkontrol dengan baik, masalah dalam proses outbound pun bisa terhindarkan.
Ingin Terhindar dari Masalah Outbound Gudang? Pakai Ginee WMS!
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sistem WMS membantu Anda dalam mengelola keseluruhan sistem gudang Anda. Anda ingin mulai memakai software WMS tapi bingung pilih yang mana? Ginee WMS adalah solusi terbaik untuk Anda!
Ginee WMS bukan hanya membantu Anda dalam pengelolaan gudang, namun juga akan membantu melancarkan proses outbound gudang Anda karena Ginee WMS dilengkapi berbagai fitur, salah satunya adalah tracking paket yang Anda kirimkan ke pelanggan. Penasaran dan ingin coba? Yuk, daftar Ginee WMS sekarang!
