Bisnis tidaklah lepas dari istilah seperti pembayaran, pembelian, atau penjualan. Dari setiap transaksi yang dilakukan, tentu ada dokumen resmi yang berguna sebagai tanda pembayaran atau tagihan yang harus dibayar. Nah, dokumen tersebut dinamakan kwitansi dan invoice. Mungkin Anda masih bingung dengan perbedaan kwitansi dan invoice, tapi tenang, semuanya akan dibahas di sini kok!
Kwitansi
Ambillah contoh bahwa Anda adalah seorang pebisnis yang menjalani bisnis online di bidang kuliner. Ketika Anda membeli bahan baku untuk dimasak, Anda tentu akan mendapatkan kertas bersifat resmi dari si penjual atau supplier tempat Anda membeli produk, kan? Dokumen tersebut biasanya berisi rincian barang serta harga yang harus Anda bayar dan si supplier pun akan memberikan stempel sebagai tanda bukti sah bahwa Anda telah membayar produknya.
Kertas itulah yang dinamakan kwitansi (kwitansi in english adalah receipt). Gak heran kalau pulang belanja banyak dapat kertas dari penjual atau supplier. Sebenarnya, hal itu berguna sekali untuk jalannya bisnis. Tanpa adanya kwitansi, mungkin suatu usaha tidak dapat mengetahui biaya yang dikeluarkannya untuk operasional dan menetapkan harga jual.
Nantinya, kwitansi atau bukti bahwa Anda telah membayar suatu produk akan dicatat oleh perusahaan dalam kategori biaya beban atau pengeluaran. Selanjutnya, laporan tersebut akan disusun ke buku besar. Jadi, dengan mengetahui seluruh biaya yang keluar, Anda perlu mengumpulkan kwitansi dan mencatatnya secara lengkap supaya keputusan bisnis ke depannya efektif.
Invoice
Invoice punya perbedaan dengan kwitansi. Invoice adalah dokumen yang berisi rincian tagihan dari penjual kepada pembeli yang melakukan transaksi secara kredit. Selain itu, invoice juga menyediakan informasi tentang deadline atau tenggat waktu pembayaran yang harus dilakukan.
Lalu, kalau sebagai tagihan pembayaran, apakah invoice harus pakai materai? Jadi, kalau invoice digunakan sebagai bukti terima pembayaran, memang harus pakai bea materai. Tapi, kalau invoice digunakan sebagai dokumen penjualan, tidak akan terkena bea materai.
Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Perbedaan utama ada di status pembayaran. Kwitansi itu diberikan setelah pembayaran dilakukan alias lunas, tapi invoice sebaliknya. Invoice diberikan sebagai tanda bahwa produk atau jasa sudah harus dibayarkan kepada penjual. Invoice bagi penjual berarti bukti untuk mendapatkan pembayaran, dan invoice bagi pembeli berarti tagihan yang harus dibayar.
Selain kwitansi, biasanya invoice juga disandingkan dengan faktur atau bill. Nah, perbedaan invoice dan faktur berasal dari fungsinya. Faktur diciptakan untuk suatu penjualan yang kena pajak saja (JKP). Dan, apa perbedaan invoice dan bill? Biasanya, cara pembuatan bill berbeda dengan invoice meski tujuannya pun hampir mirip.
Ciri-Ciri Kwitansi Vs. Invoice
Simak ciri-ciri kwitansi dan invoice berikut!
Ciri-ciri kwitansi:
- Kwitansi memiliki data yang terdiri dari dua bagian; kanan dan kiri. Bagian kanan bertujuan untuk bukti pembayaran yang digunakan oleh penjual. Sedangkan bagian kiri berisi bukti pembayaran lunas yang digunakan oleh pembeli.
- Kwitansi rangkap dua memiliki dokumen yang berbeda, tapi ditujukan untuk penjual sekaligus pembeli.
- Dalam kwitansi, ada rincian produk, jumlah harga yang harus dibayar, bahkan alamat.
Ciri-ciri invoice:
- Invoice merupakan dokumen yang berisi tenggat waktu alias kapan pembeli harus melunasi pembayarannya.
- Invoice digunakan sebagai bukti transaksi juga.
- Dalam invoice, ada nomor referensi yang berguna untuk menghindari duplikasi atau perubahan harga secara sengaja.
- Invoice dibuat dalam bentuk rangkap 3.
Fungsi Kwitansi Vs. Invoice
Apa saja fungsi kwitansi dan invoice?
Fungsi kwitansi:
- Sebagai bukti pembelian, menyatakan bahwa Anda sebagai pembeli telah lunas membayar produk/jasa.
- Sebagai bukti bagi penjual karena adanya transaksi dan bahwasanya penjual telah menerima uang dari pembeli.
- Sebagai bukti di persidangan apabila terjadi gugatan atau masalah terhadap produk/jasa yang dibeli oleh konsumen.
Fungsi invoice:
- Sebagai rincian produk yang dibeli.
- Sebagai tagihan yang harus dibayarkan kepada penjual.
- Sebagai referensi apabila produk ingin dijual kembali.
- Sebagai laporan yang dicatat di buku besar.
- Sebagai bukti resmi urusan pajak.
Jenis-Jenis Kwitansi
Penasaran dengan jenis-jenis kwitansi serta contoh kwitansi? Simak uraiannya berikut.
Kwitansi Transaksi Produk
Jenis kwitansi yang pertama ini merupakan kwitansi yang berisi rincian produk secara detail yang telah dibeli oleh konsumen. Rincian tersebut meliputi nomor produk, jenis produk, alamat pembeli, dan harga dari produk tersebut.
Kwitansi Bukti Pembayaran
Apabila ada jenis pembayaran angsuran, cicilan, atau kredit, maka kwitansi inilah yang jadi bukti.
Kwitansi Transfer Uang
Biasanya, kwitansi ini banyak digunakan oleh perbankan sebagai bukti pembayaran yang juga berisi nomor rekening untuk memperkuat informasi.
Kwitansi Serah Terima Uang
Kwitansi yang paling umum digunakan adalah kwitansi serah terima uang. Isi dari kwitansi ini yaitu jumlah nominal yang harus dibayarkan pada suatu perusahaan, lembaga, atau individu.
Jenis-Jenis Invoice
Sudah paham jenis-jenis kwitansi, sekarang saatnya jenis-jenis invoice beserta contoh invoice.
Invoice Biasa
Contoh invoice rumah sakit di atas ini merupakan invoice biasa. Umumnya, invoice biasa ini digunakan oleh penjual dan pembeli yang melakukan transaksi secara sederhana. Format invoice biasa juga hanya terdiri dari nama produk dan harganya.
Invoice Performa
Invoice performa disebut juga sebagai invoice sementara, yaitu dokumen yang diberikan untuk pembayaran yang belum selesai. Invoice jenis ini diberikan bertahap dan bisa dijadikan bukti resmi bahwa produk telah dikirim kepada pembeli.
Invoice Konsuler
Bagi transaksi yang terbilang besar seperti transaksi antar negara, maka invoice yang digunakan yaitu invoice konsuler. Contoh invoice tagihan ini dapat berupa transaksi ekspor dan impor. Tapi, supaya invoice konsuler ini resmi dan sah, seorang penjual atau supplier mesti menyertakan syarat yang berlaku seperti persetujuan tertulis dan tanda khusus antar negara.
Itulah seluk beluk dari kwitansi dan invoice. Anda juga bisa membuat invoice atau kwitansi online melalui tool yang bisa membantu Anda, misalnya Excel dan lainnya. Lagipula, kwitansi dan invoice ini juga berguna untuk membantu pencatatan laporan keuangan bagi suatu bisnis, misalnya bisnis online.
Nah, dalam berbisnis online, jangan lupa juga untuk membuat toko online di berbagai marketplace ternama Indonesia supaya bisnismu makin terkenal dan mampu menjangkau konsumen lebih luas.
Ginee Omnichannel
Tapi, kelola toko online yang banyak di marketplace berbeda-beda itu sulit, kan? Oh tentu tidak kalau pakai jasa Ginee Omnichannel. Ginee bisa bantu kelola semua bisnis online Anda hanya dalam satu dashboard aja, kok. Bahkan, Ginee juga punya fitur lengkap seperti manajemen produk, stok, pesanan, promosi, laporan penjualan, Ginee Ads, Ginee Chat, dan Ginee Fulfillment.
Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang. Anda bisa coba dan manfaatkan semua fitur Ginee tersebut apabila daftar melalui website resmi lalu klaim free trialnya! Ginee, solusi bisnis online yang paling oke, bikin kamu hemat waktu dan hemat biaya sekaligus.
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
