Salah satu masalah pergudangan yang sering terjadi adalah masalah pada selisih stock opname. Penyebab selisih stock opname biasanya terjadi karena kesalahan atau human error dalam perhitungan stok fisik dengan persediaan barang di gudang.
Lantas, apa itu stock opname barang? Arti opname adalah proses perhitungan barang atau pencatatan sesuai dengan persediaan di gudang. Jika proses stock opname tidak sesuai, maka risiko kerugian pun bisa terjadi.
Baca juga: Dua Metode Pencatatan Persediaan Barang dalam Akuntansi
Oleh karena itu, penting untuk mengelola proses stock opname dengan baik agar aktivitas pergudangan dapat berjalan lancar. Berikut ini akan dibahas penyebab dari selisih stock opname serta cara mengatasinya. Yuk, simak!
Penyebab Terjadinya Selisih Stok Barang Gudang
Terkait dengan permasalahan ini, pertanyaan yang pasti muncul di benak Anda adalah apa sebenarnya yang menyebabkan adanya selisih lebih pada saat stock opname? Berdasarkan kasus yang umum terjadi, berikut adalah 5 penyebab adanya selisih jumlah saat stock opname:
1. Tidak Melakukan Pengecekan Barang
Salah satu penyebab terjadinya selisih barang yang kerap terjadi dalam sistem pergudangan adalah kurangnya melakukan pengecekan antara pencatatan barang dengan stok fisik barang di gudang.
Beberapa perusahaan bahkan menerapkan batas toleransi selisih stok barang pada karyawannya. Jika batas tersebut melebihi dari ketentuan, nantinya akan berdampak pada penilaian kinerja dari karyawan tersebut.
Baca juga: 5 Trik Penataan Gudang yang Baik Saat Campaign Auto Berhasil
Penyesuaian persediaan barang yang ada dengan stok fisik harus dilakukan secara berkala untuk mencegah terjadinya selisih stok barang serta menghambat kelancaran bisnis Anda. Bayangkan jika stok barang dalam toko marketplace Anda tidak sesuai dengan stok fisik di gudang? Tentu akan berdampak pada kepuasan pelanggan terhadap bisnis Anda.
2. Pengelolaan Masih Dilakukan Secara Manual
Dengan semakin berkembangnya teknologi, para pemilik usaha perlu untuk mempertimbangkan menggunakan bantuan teknologi dalam hal mengurus stock opname barang. Hal ini untuk meminimalisir terjadinya human error yang mengakibatkan kesalahan pada perhitungan barang.
Sistem pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) dapat menjadi solusi praktis dalam hal cara menghitung stock opname karena seluruh prosesnya akan dilakukan secara otomatis. Sistem tersebut tentunya dapat membuat proses stock opname barang berjalan jauh lebih efisien dan efektif.
3. Proses Pengiriman dan Penerimaan Barang
Penyebab terjadinya selisih stok barang adalah karena pencatatan barang yang keluar dari gudang tidak sesuai dengan persediaan barang. Oleh karena itu, penting untuk mengontrol secara ketat barang yang masuk ataupun keluar dari gudang supaya Anda dapat menghindari masalah pada selisih stok barang yang dapat mengganggu jalannya produktivitas bisnis Anda.
4. Kesalahan dalam Pencatatan
Faktor selanjutnya adalah kesalahan dalam pencatatan jumlah stok. Kesalahan ini tidak hanya bisa terjadi ketika proses stock opname berlangsung, namun bisa juga terjadi ketika proses penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang.
Oleh karena itu, staff gudang yang bertugas untuk mendata jumlah stok dalam aktivitas-aktivitas tersebut harus sangat teliti agar tidak ada kesalahan dalam pencatatan yang akan mengakibatkan terjadinya selisih stok.
5. Stock Opname yang Salah
Stock opname bertujuan untuk mengecek persediaan barang di dalam gudang. Sehingga, proses pencatatan dan perhitungannya pun harus benar. Masalah yang umum terjadi pada proses stock opname adalah masalah pada ketidaktelitian staff gudang dalam menghitung barang yang masuk atau keluar dari gudang.
Oleh karena itu, staff gudang perlu mengetahui cara menghitung stok opname yang benar dan akurat agar permasalahan pada stok opname dapat teratasi. Jika persediaan barang di gudang lebih banyak dibandingkan dengan yang tertulis pada stok opname, maka Anda perlu melakukan pengecekan ulang untuk melihat apakah mungkin ada transaksi yang belum tercatat atau kesalahan dalam mencatat transaksi pelanggan.
Jika terjadi kekurangan, Anda bisa membuat sebuah jurnal penyesuaian kekurangan barang atau jurnal selisih stock opname untuk mengecek kesalahan-kesalahan yang terjadi pada perhitungan barang.
6. Barang Tidak Tertata dengan Rapi
Kesalahan lain yang mungkin terjadi dan menyebabkan selisih pada stok barang adalah karena barang-barang yang terdapat di gudang tidak tertata dengan baik. Jika penataan gudang buruk, tentu akan berakibat pada risiko barang hilang atau tercampur dengan produk lain dan membuat proses stock opname menjadi lebih rumit dan memakan waktu yang lama.
Cara Mengatasi Selisih Stock Opname di Gudang
Terdapat beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi permasalahan pada selisih stock opname yang bisa Anda gunakan dalam bisnis Anda. Berikut adalah 5 cara mengatasi selisih stock opname:
1. Melakukan Penataan Barang
Cara untuk mengatasi selisih stok barang yang pertama adalah dengan melakukan pemetaan barang untuk mempermudah Anda melakukan stok opname barang di gudang. Jika barang sudah ditata dengan baik sesuai dengan kategori dari barangnya, maka proses stock opname juga akan berjalan dengan lancar.
Selain itu, menata gudang dengan baik juga akan membantu Anda untuk mengecek kondisi barang, apakah barang tersebut layak untuk dijual atau tidak. Berikan pula stiker atau label pada setiap rak barang untuk mempermudah staff gudang dalam melakukan perhitungan stock opname.
2. Buat Denah Gudang Penyimpanan
Salah satu cara lainnya yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi selisih pada stok opname adalah dengan membuat denah gudang penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah staff gudang dalam menemukan letak barang yang disimpan, terlebih lagi jika Anda memiliki gudang yang besar dengan berbagai jenis barang.
Denah tersebut juga akan berguna pada saat melakukan perhitungan dan memperkirakan bagian-bagian mana yang telah dihitung dan ditandai sehingga tidak perlu mengecek di tempat yang sama berulang kali.
3. Memberi Tanda pada Setiap Rak
Salah satu tips yang bisa Anda terapkan untuk mempermudah proses perhitungan dan pencatatan barang adalah dengan memberi tanda berupa label atau stiker pada rak barang. Hal ini berfungsi untuk mempermudah staff menemukan barang serta mengenali barang yang terpisah dari tempatnya.
Memberikan label nama pada setiap rak juga akan mempermudah proses packing barang. Staff gudang tidak perlu mengelilingi gudang untuk mencari barang yang dibutuhkan, sehingga mempersingkat waktu dalam pengerjaanya.
4. Melakukan Penyesuaian Stok Barang
Cara mengatasi selisih stok barang selanjutnya dapat dilakukan dengan melakukan penyesuaian pada jumlah persediaan dengan toko marketplace Anda. Sering kali, para pemilik usaha tidak teliti dalam memberi keterangan jumlah barang yang tersedia di marketplace dengan persedian barang fisik di gudang.
Jika tidak ditangani dengan baik, tentu akan menyebabkan ketidakpuasan konsumen karena perusahaan Anda tidak berhasil memenuhi permintaan para pelanggan dan merusak citra perusahaan Anda. Agar kejadian tersebut tidak terjadi, maka pastikan untuk meneliti dan melakukan penyesuaian dengan benar antar stok barang di marketplace dengan jumlah barang di gudang
5. Melakukan Perhitungan Secara Rutin
Langkah selanjutnya yang bisa Anda lakukan sebagai cara mengatasi stok minus pada barang adalah dengan melakukan perhitungan secara rutin. Waktu yang harus dihindari dalam melakukan stock opname adalah dengan rentang waktu yang cukup lama misal 6 bulan sekali atau bahkan setahun sekali.
Anda dapat memberikan tugas daily worker stock opname setiap harinya kepada para staff gudang Anda. Daily worker stock opname adalah tugas yang diberikan oleh pemilik perusahaan kepada staff gudang dalam hal mengecek barang sesuai dengan ketersediaan barang di gudang untuk meminimalisir terjadi kesalahan perhitungan.
Selain itu, Anda juga dapat membuat contoh berita acara selisih stok barang untuk kemudian melakukan pengecekan secara rutin terhadap jumlah stok barang fisik yang tersedia di gudang dengan pencatatan.
Contoh stock opname harian dapat Anda lakukan dengan membuat tabel secara manual atau dengan menggunakan sistem manajemen pergudangan agar proses perhitungan dan pencatatan barang akan jauh lebih optimal dan akurat.
Hindari Selisih Saat Stock Opname? Pasti Bisa dengan Ginee WMS!
Dalam mengelola sebuah bisnis, penting untuk mengawasi persediaan barang di gudang dengan ketersediaan barang pada pencatatan atau stock opname. Sebab, jika tidak dikelola dengan baik, tentu dapat menyebabkan perbedaan stok antar barang fisik dengan barang yang tercatat pada sistem.
Jika Anda mengalami kesulitan dalam mengelola stock opname, maka Anda tidak perlu khawatir karena Ginee Indonesia memiliki solusi yang tepat untuk Anda! Ginee memiliki fitur Ginee WMS yang dapat mengatasi segala permasalahan aktivitas pergudangan Anda dengan efektif. Anda tidak perlu lagi repot melakukan stock opname secara manual karena Ginee bisa mengelolanya secara otomatis untuk Anda.
Ginee WMS juga memiliki berbagai macam fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas gudang Anda, seperti manajemen pesanan, mengecek ketersediaan stok, proses pengambilan barang hingga pengiriman kepada konsumen dengan cepat dan mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, coba Ginee WMS sekarang juga!
