Catatan-catatan transaksi bisnis diperlukan sebagai bukti untuk menuliskan laporan keuangan. Catatan transaksi seperti nota kontan, nota debet dan nota kredit dibutuhkan untuk melakukan pelacakan transaksi yang terjadi. Sama seperti nota kredit dan kontan, nota debit adalah catatan penting yang nantinya akan memberikan informasi tentang debit yang terjadi dalam bisnis yang dijalankan.
Apakah nota termasuk komponen pembangun bisnis? Memangnya apa itu nota? Kenapa nota penting untuk bisnis? Nota adalah dokumen perusahaan yang digunakan untuk merekap beberapa pembelian dan penjualan. Ada beberapa nota yang dibuat dalam sebuah perusahaan, yaitu nota debet, nota kredit dan nota kontan. Ketiganya sama-sama berperan sebagai bukti transaksi. Tapi, ketiganya memiliki perbedaan dalam fungsinya, lho.
Nota kontan adalah nota yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti telah terselesaikannya transaksi. Contoh nota kontan biasanya Anda temukan ketika Anda belanja di warung agen. Penjual biasanya akan memberikan Anda nota kontan yang menandakan bahwa barang yang Anda beli sudah lunas terbayar. Berikut adalah gambar nota kontan
Pengertian nota kontan bisa dibilang sebagai nota yang paling berbeda dengan nota debit dan nota kredit. Nota-nota tersebut juga jelas berbeda dengan kwitansi pembayaran. Untuk bisa mengidentifikasi perbedaannya, simak ulasan lengkapnya di bawah ini, yuk.
Baca juga: 6 Contoh Kwitansi Pembayaran (Doc dan Excel Lengkap)
Apa yang Dimaksud dengan Nota Debet?
Nah, setelah mengetahui apa itu nota kontan, sekarang saatnya Anda memahami apa itu nota debit. Pengertian nota debit adalah nota yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Nota debit dibuat oleh penjual dalam dua rangkap. Yang satu untuk pembeli dan yang satu lagi untuk disimpan oleh penjual. Fungsi dokumen nota debit adalah sebagai bukti transaksi sah yang berlaku untuk kedua belah pihak.
Nota debet adalah nota yang pencatatannya dibuat dengan tujuan membuktikan bahwa adanya pengurangan utang dari si pemilik usaha. Simple-nya, nota debit digunakan untuk mengurangi pinjaman transaksi. Jika ada masalah dalam pembelian barang, maka nota debet ini bisa digunakan untuk mengurangi utang si pembeli yang seharusnya sudah dilunasi.
Fungsi lainnya dari nota debet adalah sebagai bukti ketika sewaktu-waktu terjadi kesalahpahaman, maka nota debet bisa digunakan untuk membuktikan kesalahan transaksi yang terjadi dan kedua belah pihak pun tidak ada yang dirugikan. Dengan nota debit, transaksi bisnis yang dijalani pun akan semakin mulus, karena baik penjual maupun pembeli, keduanya menyimpan copy dari nota debit.
Apa Perbedaan Nota Kredit dengan Nota Debit?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, nota kontan, nota debit dan nota kredit memiliki fungsi yang mirip, tetapi memiliki karakteristik yang berbeda, terutama nota debit dan nota kredit.
Perbedaan nota kredit dan nota debit terletak pada beberapa aspek. Dari segi pengertian, nota kredit adalah catatan yang menuliskan keterangan akan terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagang sebagai akibat dari penurunan harga. Nah, kalau nota debit adalah bukti transaksi pengiriman barang kembali atau retur kepada penjual jika ada kecacatan produk yang ditemukan. Sampai sini sudah paham?
Perbedaan lainnya adalah dari contoh nota kredit dan contoh nota debit. Nota debit dibuat oleh pembeli yang kemudian dikirim kepada penjual jika ada masalah yang terjadi, sedangkan contoh nota kredit dibuat oleh penjual sebagai bukti bahwa penerimaan retur telah dijual secara kredit.
Kapan Terjadinya Nota Debet dan Nota Kredit?
Setelah mengetahui serba serbi nota debit dan kredit, sekarang kira-kira kapan, ya, nota debet dan kredit dikeluarkan? Umumnya, nota kredit yang sudah ditandatangani dibuat oleh penjual sebagai bukti pelunasan piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Mirip dengan nota debet, nota kredit juga akan dibuat dalam dua rangkap.
Kalau konteksnya perpajakan, maka berikut adalah hubungan antara nota debit dan nota kredit.
- Dikeluarkan ketika adanya revisi/penurunan nominal harga penjualan.
- Dikeluarkan saat terjadi retur barang atau retur pembelian lainnya.
Jika ada retur pembelian, maka pembeli harus mengeluarkan nota debet dan retur pembelian kepada penjual. Kalau sudah, maka penjual bisa mengeluarkan nota kredit.
Baca juga: Perbedaan Retur Pembelian dan Penjualan yang Perlu Kamu Tahu
Cara Membuat Nota Debit
Untuk bisa membuat nota debit dengan benar, ikuti caranya di bawah ini, yuk!
- Cantumkan penerima nota dengan keterangan “Kepada Yth.”
- Masukkan nomor nota berdasarkan nomor urutnya.
- Cantumkan tanggal pembuatan nota.
- Bubuhkan No. Dokumen, yaitu nomor nota yang barangnya diretur.
- Masukkan tanggal dokumen atau tanggal terjadinya transaksi.
- Cantumkan nomor urut pengembalian barang.
- Masukkan keterangan seperti nama barang dan informasi lainnya yang berhubungan dengan barang.
- Masukkan jumlah total harga barang dengan benar.
- TUliskan total dari jumlah barang yang sudah dikembalikan.
Itulah langkah-langkah lengkap membuat nota debit. Mudah sekali, bukan? Bagi Anda yang ingin membuat nota debit, pastikan Anda sudah mengisi semua informasinya dengan benar dan akurat, ya, agar pihak pembeli maupun penjual bisa saling menguntungkan dan terhindar dari kerugian.
Contoh Nota Debit
Gimana? Sudah paham, kah, dengan segala tentang nota debit? Sudah kebayang belum contoh dari nota debit? Kalau belum, Anda bisa lihat contoh nota debit di bawah ini, ya.
Fungsi Nota Debit Sebagai Pembangun Bisnis
Biar makin yakin kalau nota debit adalah pembangun bisnis, yuk, simak apa saja fungsi dari nota debit bagi sebuah bisnis.
Sebagai Bukti Pengurangan Piutang Penjual
Nota debit berfungsi sebagai pengurangan piutang penjual. Artinya, jika ada pengurangan utang dari penjual akan barang yang dikirimkan, maka catatannya akan ada di nota debit Pengurangan inilah yang nantinya akan mengurangi jumlah tagihan menjadi lebih kecil.
Mengoreksi Harga Produk
Koreksi harga bisa saja terjadi ketika barang sudah tidak laku atau adanya masalah lain yang terjadi. Dengan begitu, diperlukan koreksi harga produk yang akan dijual agar bisa lebih transparan. Kalau harga transparan, baik pihak penjual maupun pembeli, keduanya tidak akan ada yang rugi.
Mengoreksi Jumlah Barang
Misal, ada kekurangan terhadap barang yang dikirim. Nah, pada saat itulah nota debit dikeluarkan saat proses penagihan. Dengan adanya nota debit, maka masalah baru pun tidak akan muncul. Setidaknya jika ada kekurangan produk, maka pembeli bisa meminta kekurangannya dengan membawa nota debit yang dimilii.
Sebagai Bukti Stock Opname
Selain bisa mengoreksi jumlah barang dan harga produk, nota debit juga bisa, lho, digunakan sebagai bukti stock opname. Dengan demikian, penjual akan tahu produk mana saja yang bermasalah.
Ginee Omnichannel
Membuat nota debit dan nota kredit secara manual? Duh, udah gak jaman! Kalau Anda berjualan online di banyak marketplace, Anda bisa mendapatkan laporan dari penjualan Anda secara mudah dan cepat, lho! Gimana caranya? Pakai Ginee Ominchannel tentunya!
Kenapa harus pakai Ginee? Seperti yang sudah dibilang sebelumnya, di Ginee ERP ada fitur Laporan Penjualan yang bisa Anda gunakan untuk mengatur keuangan dari penjualan di toko-toko online Anda. Selain itu, masih banyak lagi fitur Ginee lainnya yang bisa mendongkrak kesuksesan berjualan online Anda di beberapa marketplace sekaligus. Yuk, daftar Ginee sekarang dan dapatkan free trial 7 hari full!
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
