Banyaknya aktivitas yang terjadi dalam sistem pergudangan setiap hari membuat seluruh aktivitas tersebut sulit untuk dimaksimalkan seluruhnya. Akibatnya, terjadi beberapa masalah dalam gudang yang sering muncul, seperti terjadinya selisih stok dalam pelaksanaan stock opname. Oleh karena itu, cara mengatasi selisih stock opname adalah sebuah langkah yang banyak dicari oleh pemilik gudang.
Selisih dalam tahapan stock opname pasti pernah dialami hampir semua gudang. Masalah tersebut disebut sebagai masalah serius karena stock opname gudang merupakan salah satu aktivitas krusial dalam sebuah gudang.
JIka Anda memiliki gudang yang juga pernah atau bahkan sering mengalami stock opname, namun masih bingung mengatasinya, maka artikel ini ada untuk membantu Anda. Dalam artikel ini akan dibahas mengenai apa itu stock opname, penyebab, hingga strategi untuk mengatasinya. Yuk, ikuti terus pembahasannya dalam artikel ini!
Apa Itu Stock Opname
Stock opname dapat disebut sebagai salah satu aktivitas gudang yang paling krusial. Hal tersebut karena stock opname adalah kegiatan wajib dalam suatu gudang yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu untuk menghitung jumlah stok barang dalam gudang dan mengeceknya apakah sudah sesuai dengan pendataan yang dibuat sebelumnya.
Selain metode stock opname biasa, ada juga yang disebut sebagai stock opname partial, dimana stock opname partial adalah metode perhitungan stock opname secara terus menerus dengan teknik mencicil sedikit demi sedikit. Hasil stock opname biasanya dimasukkan dalam sebuah jurnal yang disebut jurnal stock opname yang disimpan sebagai pembukuan gudang.
Dalam menghitungnya, ada 2 cara menghitung stock opname yang bisa diterapkan, yaitu menggunakan sistem periodik atau menggunakan sistem perpetual. Perbedaannya adalah sistem periodik menghitung harga barang tanpa menggunakan harga pokok penjualan, sementara perpetual menggunakannya.
Sementara itu, dalam praktiknya, sering terjadi selisih dalam perhitungan stock opname. Selisih perhitungan masih bisa diperbaiki asalkan selisihnya tidak melebihi batas toleransi selisih stock opname yang biasanya berbeda-beda di setiap gudang. Hal tersebut dilakukan agar tidak ada kesalahan fatal yang terjadi, atau sampai mengalami stok minus di gudang.
Menggunakan cara hitung stock opname yang sesuai merupakan salah satu cara mengatasi stok minus. Jadi, terapkan cara perhitungan yang sesuai dengan kebutuhan gudang Anda agar Anda juga terhindar dari permasalahan selisih perhitungan stok.
Kenapa Bisa Terjadi Selisih Stock Opname dalam Gudang
Terjadinya suatu masalah, seperti selisih stock opname dalam gudang, pastinya bukan tanpa alasan. Simak beberapa faktor penyebab kenapa bisa terjadi selisih stock opname dalam gudang agar Anda bisa mengantisipasinya berikut ini!
Kurangnya Pengecekan Fisik
Faktor pertama yang menyebabkan terjadinya selisih perhitungan barang saat stock opname adalah kurangnya pengecekan secara fisik stok barang di gudang. Seiring berjalannya waktu, pasti ada beberapa barang yang rusak atau menurun kualitasnya. Kurangnya pengecekan terhadap kondisi fisik barang akan menyebabkan masalah ketika stock opname dilakukan.
Hal tersebut terjadi karena ketika dilakukan stock opname, staff gudang akan menemukan beberapa barang yang sudah berada dalam kondisi buruk dan harus disingkirkan. Langkah tersebut akan menyebabkan terjadinya selisih antara jumlah fisik stok dengan jumlah di data karena adanya pengurangan jumlah stok fisik akibat dibuangnya barang yang sudah tidak layak.
Baca juga: Strategi Mengelola Stok Barang di Gudang Penyimpanan
Kesalahan dalam Pencatatan
Faktor selanjutnya adalah kesalahan dalam pencatatan jumlah stok. Kesalahan ini tidak hanya bisa terjadi ketika proses stock opname berlangsung, namun bisa juga terjadi ketika proses penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang.
Oleh karena itu, staff gudang yang bertugas untuk mendata jumlah stok dalam aktivitas-aktivitas tersebut harus sangat teliti agar tidak ada kesalahan dalam pencatatan yang akan mengakibatkan terjadinya selisih stok.
Baca juga: Format Laporan Stok Gudang, Cara Buat, dan Contoh Komplit
Pengelolaan Stok Barang yang Masih Manual
Faktor selanjutnya yang bisa menyebabkan terjadinya selisih stok saat stock opname adalah pengelolaan stok yang masih manual. Pengelolaan stok yang masih dilakukan dengan tulis tangan rawan untuk mengalami kesalahan, seperti salah hitung, salah catat, dan lainnya, yang kemudian akan menyebabkan terjadinya selisih stok antara stok yang didata dengan stok nyata saat dilakukan stock opname nantinya.
Penataan dan Pengelolaan Gudang yang Buruk
Faktor terakhir yang menyebabkan terjadinya selisih stok saat stock opname adalah pengelolaan dan penataan gudang yang buruk. Tata kelola dan tata letak gudang juga harus diperhatikan guna mencegah masalah selisih stock.
Hal tersebut karena penataan dan pengelolaan gudang yang buruk akan menyebabkan masalah seperti sulitnya menghitung barang, ada barang yang tidak ikut terhitung, dan kesalahan lainnya saat stock opname, yang akan mengarah ke masalah yang lebih besar, yaitu terjadinya selisih perhitungan stok ketika stock opname berlangsung.
4 Strategi Mengatasi Selisih Stock Opname dalam Gudang
Meskipun ada banyak faktor yang mungkin menimbulkan masalah selisih stok ketika melakukan stock opname, Anda tidak perlu khawatir. Ada beberapa strategi yang bisa Anda gunakan untuk mencegahnya. Cari tahu strategi apa saja yang bisa Anda gunakan di bawah ini!
Maksimalkan Layout Gudang
Strategi pertama yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi terjadinya selisih stok adalah dengan memaksimalkan layout gudang Anda. Tatalah gudang Anda dengan baik dan rapi, agar staff gudang yang melakukan stock opname bisa menghitung stok yang ada dengan mudah dan terhindar dari kesalahan perhitungan yang bisa menyebabkan adanya selisih stock opname.
Pastikan juga Anda menata tiap barang yang Anda simpan dalam gudang Anda dengan baik, agar staff Anda bisa menemukan semua barang dengan mudah dan tidak ada yang terlewatkan dalam perhitungan stock opnamenya.
Tempelkan Kode Barang dan Kode Lokasi
Strategi selanjutnya adalah dengan membuat dan menempelkan kode barang dan kode lokasi pada setiap sudut gudang Anda. Kode barang akan memudahkan staff gudang Anda untuk menemukan kategori barang mana yang mereka cari. Hal tersebut juga akan memudahkan mereka dalam pencatatan, sehingga tidak akan ada barang yang tidak terhitung saat stock opname.
Sementara itu, kode lokasi berfungsi untuk memaksimalkan proses stock opname. Kode lokasi akan membuat staff gudang lebih mudah menemukan letak rak barang yang mereka cari untuk dilakukan stock opname.
Gunakan Warehouse Management System
Warehouse Management System atau WMS adalah sebuah sistem software yang biasanya digunakan untuk mengelola gudang. Sistem ini juga bisa Anda terapkan untuk mengatasi terjadinya selisih stock ketika stock opname. Sistem ini akan membantu Anda untuk menghitung dan mengelola stok dalam gudang Anda sehingga masalah seperti selisih stok akan dapat dihindari.
Hal tersebut karena WMS dilengkapi dengan fitur digital yang sudah terintegrasi, sehingga pencatatan stok akan lebih akurat dan datanya akan tersimpan dengan lebih aman di dalam sistem. Apalagi, WMS juga akan membantu Anda mengelola stok menggunakan sistem barcode yang bisa menghindarkan staff gudang Anda dari kesalahan perhitungan.
Lakukan Pengecekan Fisik Secara Berkala
Strategi terakhir yang bisa Anda terapkan adalah dengan melakukan pengecekan fisik barang yang disimpan dalam gudang secara berkala. Hal tersebut bertujuan agar ketika stock opname berlangsung, tidak ada barang rusak yang harus dibuang, sehingga tidak akan ada pula selisih stok yang terjadi.
Hindari Selisih Stok saat Stock Opname dengan Ginee WMS!
Selisih stok saat stock opname adalah masalah yang cukup sulit untuk diatasi. Anda sudah sering mengalaminya dan kini ingin terhindar dari masalah tersebut? Gampang, cukup gunakan Ginee WMS saja!
Ginee WMS akan membantu pengelolaan stok barang di gudang Anda agar tidak terjadi lagi kesalahan dalam penghitungan stock opname. Dengan fitur barcode, Anda akan lebih mudah melakukan manajemen stok gudang, serta data stock opname Anda pun akan tersimpan dengan lebih aman. Tertarik ingin coba? Yuk, daftar Ginee WMS sekarang!
