Komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam berbisnis, terutama dalam bisnis online. Hal ini karena dalam bisnis online, transaksi jual beli dilakukan tanpa tatap muka sehingga sebagian besar komunikasi hanya dapat terjadi melalui chat saja. Oleh karena itu, Anda perlu tahu tips membalas chat pelanggan yang baik dan benar untuk meningkatkan kepuasan layanan chat bisnis Anda.
Anda seorang pemilik bisnis online dan telah memiliki layanan chat untuk berinteraksi dengan pelanggan, tapi tidak tahu bagaimana cara follow up customer atau cara membalas chat pelanggan dengan benar? Jangan khawatir! Anda hanya perlu menyimak artikel ini hingga habis untuk menemukan tips membalas chat pelanggan agar pelanggan Anda senang dengan layanan chat bisnis Anda. Yuk, simak artikel lengkapnya berikut ini!
Baca juga: Serius, Live Chat Adalah Fitur Penting Hasilkan Cuan?
Pentingnya Membalas Chat Pelanggan
Salah satu elemen penting yang ikut menentukan kesuksesan jualan online adalah ketepatan dalam hal berkomunikasi dengan pelanggan. Jadi, selain memperhatikan kualitas barang dagangan Anda, Anda juga perlu membalas chat pelanggan dengan baik.
Hal ini karena chat bisnis Anda merupakan wajah atau identitas dari bisnis Anda. Jika layanan chat Anda baik, tentu pelanggan akan berpikir bahwa Anda serius menjalankan bisnis dan memberikan layanan terbaik untuk pelanggan. Sehingga, pelanggan akan percaya dengan bisnis Anda.
Namun, suksesnya sebuah layanan chat tidak akan berhasil jika Anda tidak tahu bagaimana cara untuk membalas pelanggan dengan tepat. Sebab, berkomunikasi lewat pesan pasti berbeda dengan bertemu secara tatap muka.
Tidak jarang berkomunikasi jarak jauh melalui pesan kerap menimbulkan kesalahpahaman dikarenakan penggunaan kata yang salah atau emoticon yang kurang tepat. Oleh karena itu, sebagai pemilik bisnis, Anda tentu perlu memperhatikan hal detail mengenai cara membalas pesan yang baik untuk pelanggan agar pelanggan senang dengan layanan chat bisnis Anda sehingga Anda bisa meningkatkan loyalitas pelanggan.
Baca juga: Ketahui Akibat Lama Membalas Chat Bisnis Online
Tips Membalas Chat Pelanggan dengan Baik dan Benar
Jika Anda memiliki layanan chat untuk bisnis Anda, tapi tidak tahu cara membalas chat dengan baik dan benar, maka Anda perlu mengetahui tips membalas chat berikut ini. Yuk, simak contoh membalas ulasan pembeli berikut ini!
1. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Penuh Etika
Tips pertama yang perlu Anda perhatikan dalam membalas chat pelanggan adalah dengan memilih bahasa yang tepat agar pelanggan Anda tidak merasa tersinggung atau kecewa. Sapa pelanggan Anda dengan sapaan yang sopan seperti, “halo, kak!” dan menggunakan emoji senyum pada akhir kalimat. Namun, jangan gunakan emoji yang berlebihan karena hal tersebut juga akan meninggalkan kesan yang tidak sopan.
Selain itu, menjawab chat pelanggan juga perlu menggunakan tanda baca yang sesuai dan menggunakan bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele. Hal ini karena kebanyakan pelanggan pasti tidak terus menerus menatap ponselnya. Jadi, Anda perlu memberikan respon yang cepat dan menggunakan tanda baca yang tepat, sehingga pembeli dapat mengerti pesan yang Anda sampaikan dan berdampak kepada kepuasan pelanggan terhadap chat bisnis Anda.
2. Fast Response
Tips lainnya yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan layanan chat bisnis Anda adalah dengan selalu berusaha untuk membalas chat pelanggan secepat mungkin. Hal ini karena pelanggan bisa saja merasa kurang nyaman jika terlalu lama menunggu jawaban chat dari Anda.
Selain itu, jika Anda tidak menjawab pertanyaan pelanggan dengan cepat, mereka mungkin akan beralih ke toko online lainnya sehingga penjualan Anda pun bisa menurun. Agar hal tersebut tidak terjadi, penting bagi Anda untuk merespon pelanggan secepat mungkin agar pelanggan puas dengan layanan chat bisnis Anda.
Untuk membantu Anda dalam membalas pesan pelanggan dengan cepat, saat ini sudah ada berbagai fitur, seperti fitur chatbot atau auto reply yang bisa Anda coba. Mulai dari auto reply Tokopedia, auto reply WhatsApp, dan masih banyak lagi. Namun, jika Anda memiliki berbagai layanan chat di marketplace yang berbeda, pasti akan sulit untuk bisa membalas pesan pelanggan dengan cepat. Tapi, jangan khawatir! Karena Ginee punya solusinya!
Ginee memiliki fitur Ginee Chat yang bisa membantu Anda untuk mengelola chat toko online Anda dari berbagai marketplace sekaligus hanya dalam satu dashboard saja lho! Jadi Anda Tidak perlu lagi repot bolak-balik ke berbagai marketplace hanya untuk membalas chat dari pelanggan.
3. Berikan Perhatian Personal
Tips lainnya untuk meningkatkan interaksi antara penjual dengan pelanggan adalah dengan memberikan perhatian kecil kepada pembeli sehingga mereka merasa spesial. Sapalah pelanggan Anda dengan sapaan yang sopan seperti ‘halo kak’ agar terkesan lebih sopan dan ramah.
Selain itu, Anda juga dapat menerapkan efek urgensi yang berfungsi mendorong pembeli agar segera melakukan transaksi produk Anda. Contohnya, dengan memberikan penawaran berupa barang dengan ‘edisi terbatas’, sehingga pembeli akan tertarik untuk segera melakukan transaksi.
Baca juga: Ini 3 Cara Follow Up Customer, Dijamin Langsung Closing!
4. Pastikan Jawaban Anda Membantu
Tips yang paling penting untuk meningkatkan layanan chat bisnis Anda adalah dengan memastikan bahwa jawaban yang Anda berikan untuk pelanggan dapat membantu pelanggan Anda menyelesaikan kendala yang mereka alami. Cobalah untuk menempatkan diri Anda dalam perspektif pelanggan Anda, sehingga Anda bisa lebih mengerti keluhan pelanggan.
Hindari mengulang informasi yang telah mereka berikan dan jawab pertanyaan pelanggan sedetail mungkin sehingga pelanggan puas dengan jawaban Anda.
5. Gunakan Emoticon yang Sesuai
Tips selanjutnya yang bisa Anda terapkan adalah dengan menggunakan emoticon yang sesuai dan tidak berlebihan. Tanpa emoticon, pesan yang Anda sampaikan akan terasa datar. Namun, dengan menambahkan emoticon yang sesuai, chat Anda akan terkesan lebih ramah.
Oleh karena itu, pilih emoticon yang tepat sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan, tapi juga jangan gunakan secara berlebihan dan membuat pelanggan justru merasa tidak nyaman.
Contoh Template Balasan Pesan Pelanggan yang Baik dan Benar
Sebagai inspirasi Anda dalam membalas chat pelanggan, berikut ini akan dibahas beberapa contoh template balasan pesan pelanggan untuk meningkatkan pengalaman chat yang memuaskan bagi pelanggan Anda. Yuk, simak cara menjawab pertanyaan pelanggan berikut ini!
1. Template Sambutan atau Salam kepada Pelanggan
Ketika memulai chat dengan pelanggan, Anda tentu perlu menyampaikan salam atau greeting yang sopan dan ramah sebagai kesan pertama pelanggan terhadap layanan chat bisnis Anda.
Anda perlu menyapa semua pelanggan dengan baik, tidak peduli apakah mereka pelanggan baru atau pelanggan lama. Contoh greeting message untuk online shop di antaranya: “halo kak, ada yang bisa saya bantu”, “halo, selamat datang (nama toko Anda) ada yang bisa saya bantu?”
2. Template Pesan untuk Menghargai Keluhan Pelanggan
Mengucapkan terimakasih kepada pelanggan adalah salah satu hal yang perlu Anda perhatikan terutama jika pelanggan mengirimkan chat berupa saran untuk toko online Anda. Mengucapkan terima kasih kepada pelanggan juga dinilai efektif untuk membuat pelanggan merasa dihargai sebagai konsumen.
Contoh kata kata terima kasih kepada pembeli di antaranya seperti, “terimakasih telah menggunakan layanan chat toko kami. Kami sangat menghargai keluhan Anda”, “halo, terima kasih telah menggunakan layanan chat kami, ada yang bisa kami bantu?”.
Takut Ada Chat Pelanggan yang Gak Terbalas?
Jangan khawatir! Ginee Chat bantu kamu kelola chat dari berbagai marketplace dengan mudah!
3. Template Pesan untuk Meminta Pelanggan Menunggu
Terkadang penjual tidak bisa selalu menjawab pesan dari pelanggan. Oleh karena itu, Anda perlu membuat template pesan untuk meminta pelanggan menunggu agar mereka tidak merasa terabaikan begitu saja.
Contoh template pesan untuk meminta pelanggan menunggu dapat berupa kalimat seperti, “terimakasih telah menggunakan layanan chat kami, mohon maaf saat ini kami tidak sedang berada di tempat. Silahkan menunggu untuk beberapa saat lagi. Terima kasih”.
4. Template Pesan untuk Meminta Maaf kepada Pelanggan
Dalam menjalankan bisnis di marketplace, seringkali timbul masalah yang membuat pelanggan marah. Untuk mengatasi situasi tersebut, Anda tentu perlu tahu cara membalas review di marketplace dan mempersiapkan balasan chat yang baik agar pelanggan tidak bertambah marah. Anda dapat menggunakan kalimat seperti, “kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami. Kami akan memperbaiki masalah ini segera”.
Balas Chat Pelanggan dengan Mudah Bersama Ginee Chat!
Nah, sekarang Anda sudah tahu bukan tips membalas chat pelanggan dengan baik dan benar. Anda juga dapat memaksimalkan performa chat pada bisnis Anda dengan menggunakan fitur Ginee Chat dari Ginee Indonesia! Ginee Indonesia memiliki fitur Ginee Chat yang bisa membantu Anda untuk mengelola chat dari konsumen di berbagai marketplace secara real time dalam satu dashboard saja, lho!
Sehingga, dengan Ginee Chat Anda dapat terus berkomunikasi dengan pelanggan Anda tanpa perlu lagi repot mengecek chat di setiap toko online marketplace Anda satu per satu. Mudah, bukan? Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, coba Ginee Chat gratis sekarang!
