Dalam menjalankan sebuah bisnis, manajemen gudang merupakan hal yang tidak mudah dilakukan karena pengelolaan gudang membutuhkan proses yang panjang dan terkesan kompleks. Oleh karena itu, terkadang terdapat masalah yang sering terjadi di gudang dan hal ini menjadi suatu tantangan tersendiri bagi para pemilik usaha.
Masalah tersebut dapat berupa ketidakcocokan persediaan stok barang di dalam gudang, kesalahan pencatatan atau manajemen sistem pergudangannya itu sendiri yang tidak efisien serta masalah lainnya. Oleh karena itu, penting bagi para pemilik usaha untuk dapat mengatasi kesalahan-kesalahan tersebut karena hal ini akan berdampak fatal pada kelancaran bisnis.
Maka dari itu, diperlukan langkah antisipasi untuk mencegah atau mengurangi masalah yang timbul pada sistem pergudangan. Berikut ini akan dibahas apa yang menjadi tantangan di gudang serta masalah umum yang sering terjadi di gudang dan solusinya. Yuk, simak!
Baca juga: 6 Contoh Masalah Bisnis dan Solusinya, Pemula Wajib Paham
Masalah yang Sering Terjadi di Gudang
Ada beberapa kekurangan gudang atau permasalahan yang sering terjadi di gudang di antaranya:
Terjadinya Selisih Stok Barang
Stok barang merupakan aset penting yang perlu dijaga dalam gudang. Pengelolaan stok barang yang buruk pastinya juga akan berdampak pada aktivitas bisnis karena hal ini dapat menurunkan nilai penjualan dan menghasilkan kerugian yang besar. Bahkan, pengelolaan stok yang buruk juga dapat membuat Anda kehilangan pelanggan karena pemilik usaha tidak dapat memenuhi pesanan konsumen.
Pengelolaan stok barang di gudang pun tidak terbilang mudah. Sering kali terjadi beberapa kesalahan seperti perbedaan persediaan barang antara pencatatan dengan stok fisiknya sehingga mengakibatkan adanya selisih stok barang. Hal ini juga akan berdampak terhadap kegiatan operasional gudang.
Namun, jangan khawatir, Anda dapat mengantisipasi hal tersebut dengan selalu melakukan pengecekan kondisi barang secara rutin dan merapikan tata letak barang serta memberikan label nama pada setiap rak produk penyimpanan agar tidak ada barang yang saling bercampur.
Jarang Menghitung Stok
Kesalahan yang cukup sering terjadi dalam pengelolaan gudang yaitu kesalahan dalam menghitung stok gudang. Hal ini mengakibatkan terjadinya perbedaan jumlah stok dengan ketersediaan barang yang ada di gudang.
Masalah ini sangatlah krusial karena jika hal itu terjadi, pemilik usaha tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan dan mengakibatkan pelanggan hilang kepercayaan terhadap bisnis yang Anda jalani sehingga kerugian tidak dapat dihindari. Oleh karena itu, penting untuk selalu memeriksa stok barang di gudang penyimpanan secara rutin dan berkala. Jangan sampai terjadi perbedaan pencatatan dengan barang yang tersedia di gudang.
Pengelolaan Persediaan Barang Masih Manual
Hal yang masih sering menjadi masalah bagi para pemilik bisnis adalah kesalahan karena human error akibat pengelolaan persediaan barang yang masih manual. Masalah ini dapat mengakibatkan perbedaan jumlah persediaan barang di gudang. Belum lagi berapa banyak waktu yang terbuang untuk melakukan pengelolaan dan perhitungan stok barang secara manual.
Untuk mengatasi hal tersebut, Anda perlu untuk meninggalkan sistem manual dan mulai beralih ke sistem digital terutama pada proses pencatatan laporan stok barang. Jadi, Anda tidak perlu repot-repot melakukan pengecekan dan pencatatan barang yang keluar dan masuk di gudang secara manual.
Kurangnya Penataan Tata Letak Gudang
Salah satu masalah lain yang kerap muncul pada sistem pergudangan adalah kurangnya penataan tata letak gudang. Ruang persediaan yang berantakan dan tidak terorganisir tentunya akan memperlambat proses penyimpanan atau pengambilan barang dan mengakibatkan masalah pada pengelolaan stok barang.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan penataan gudang yang baik agar barang dapat mudah ditemukan serta mengurangi resiko barang bercampur dengan barang lain. Anda bisa mencoba untuk memisahkan barang dan menempatkannya sesuai dengan karakteristiknya. Contohnya, produk yang paling sering terjual harus berada di rak terdepan yang mudah diakses untuk pengambilan dan pengiriman secara cepat.
Proses Pengiriman dan Penerimaan Barang Tidak Optimal
Masalah lainnya dalam sistem pergudangan adalah masalah pada proses pengiriman dan penerimaan barang. Berikut kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan barang di gudang, kecuali masalah ketepatan kedatangan truk barang karena masalah pada proses penerimaan biasanya terjadi pada barang itu sendiri, seperti kerusakan pada barang atau jenis produk tidak sesuai dengan pesanan.
Sementara itu, kesalahan dalam proses pengiriman di antaranya: durasi pengiriman barang yang lama, barang mengalami kerusakan atau hilang saat proses pengiriman. Oleh karena itu, penting untuk mengatur dan mengawasi proses masuk dan keluar barang dari gudang agar tidak terjadi kendala yang lebih serius dengan memanfaatkan sistem digital dengan menggunakan scan barcode. Jadi, Anda tidak perlu repot melacak barang secara manual.
Sistem Perencanaan yang Buruk Terhadap Stok Barang
Sistem perencanaan yang buruk terhadap stok barang dapat membuat aktivitas pergudangan tidak dapat berjalan dengan baik. Dibutuhkan sebuah konsep perencanaan yang matang untuk mengendalikan persediaan stok barang di gudang maupun distribusi barang.Hal ini dapat dilakukan dengan membuat sistem perencanaan yang terstruktur dan baik untuk meminimalisir kesalahan. Sehingga tidak berdampak pada kelancaran bisnis Anda.
Masalah Ruang Persediaan yang Tidak Terorganisir
Masalah lain yang kerap timbul dalam sistem pergudangan yaitu masalah pada ruang persediaan yang tidak terorganisir. Masalah tersebut dapat berupa kesalahan penempatan barang atau barang tercampur dengan barang lain atau barang tersembunyi di bagian belakang rak karena ruang persediaan yang berantakan.
Hal ini dapat berakibat fatal karena staff gudang akan kesulitan untuk melakukan pelacakan barang dan pastinya menghambat proses distribusi barang ke tangan konsumen. Sebaiknya, pemilik usaha memiliki gudang yang luas dan bersih serta memberikan label pada setiap rak sesuai dengan karakteristik barangnya. Selain itu, pastikan juga untuk memberikan jarak antar rak agar proses pengambilan dan distribusi barang berjalan lebih efisien.
Tercampurnya Produk Kadaluarsa dengan Produk Lain
Permasalah tercampurnya produk kadaluarsa dengan produk lain biasanya terjadi karena proses penataan barang di gudang yang kurang terorganisir. Hal ini tentu sangat berbahaya karena bisa terjadi kesalahan produk saat tiba di konsumen dan mengakibatkan konsumen menjadi tidak percaya dengan bisnis yang Anda jalankan.
Bercampurnya produk expired dengan produk lainnya juga akan berdampak terhadap proses pengukuran dan pencatatan stok barang. Oleh karena itu, penting untuk mengoptimalkan manajemen gudang Anda salah satunya dengan menggunakna metode FEFO (First Expired First Out) untuk mencegah bercampurnya barang yang telah kadaluarsa dengan barang lainnya.
Sumber Daya Manusia yang Tidak Kompeten
Sumber daya manusia yang tidak kompeten juga kerap menjadi permasalahan dalam proses aktivitas pergudangan. Hal ini karena staff gudang berperan besar terhadap kelancaran pengelolaan gudang. Jika staff gudang tidak kompeten dengan pekerjaanya, tentu hal ini akan menghambat proses aktivitas di gudang.
Dalam banyak kasus, staff gudang juga bertanggung jawab terhadap berbagai pekerjaan sekaligus. Hal ini akan meningkatkan risiko timbulnya human error atau kesalahan dalam proses pengambilan barang, packing hingga pengiriman barang akibat kurangnya pengetahuan tentang gudang. Salah satu cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah dengan memilih kandidat staff gudang yang kompeten dengan bidangnya.
Cara Mengatasi Masalah yang Sering Terjadi di Gudang
Masalah yang terjadi di gudang tidak hanya dapat menghambat aktivitas sistem pergudangan tetapi juga akan berdampak pada kerugian dalam suatu bisnis. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang sering terjadi di gudang. Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi permasalah yang terjadi di gudang di antaranya:
Tepat Waktu dalam Pemesanan Kembali Persediaan Barang
Salah satu cara yang tepat untuk mengatasi masalah pergudangan adalah dengan memperhatikan jadwal re-stock persediaan barang dan persediaan barang. Jangan sampai proses masuk dan keluar barang dari gudang terlambat dan tidak sesuai dengan waktu yang dijadwalkan. Jika hal ini terjadi, maka akan ada penumpukan barang atau kekosongan barang yang berdampak pada penjualan dan kelancaran bisnis.
Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan waktu dan jadwal pada setiap aktivitas pergudangan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan sistem digital. Penggunaan sistem digital akan membuat staff gudang lebih mudah mengelola keluar dan masuk barang sesuai dengan waktunya.
Selain itu, sistem digital juga akan membantu untuk mempersingkat waktu dalam proses pengelolaan gudang sehingga proses pemesanan dan persediaan barang dapat berjalan lancar.
Membuat Daftar dan Informasi Stok Barang
Membuat daftar dan informasi stok barang dapat menjadi solusi saat timbul permasalahan dalam proses pengepakan dan penyimpanan barang. Hal ini juga mencegah dari terjadinya selisih dalam perhitungan stok barang serta membantu para staff gudang dalam proses pengambilan barang ataupun melacak setiap barang yang masuk atau keluar di gudang.
Melakukan Perhitungan Stok Barang secara Berkala
Perhitungan stok barang atau stock opname secara berkala dapat mencegah kesalahan dalam perhitungan dan perbedaan pencatatan yang berdampak terhadap stok barang di gudang. Oleh karena itu, penting untuk melakukan perhitungan stok serta pencatatan barang secara berkala agar pengelolaan dan segala aktivitas pergudangan dapat berjalan lancar.
Menjaga Kerapian Tempat Penyimpanan Stok Barang
Tempat penyimpanan barang yang rapi dan terorganisir pastinya akan membuat proses pelacakan dan pengambilan barang dapat berjalan dengan lebih mudah. Hal tersebut juga dapat mempersingkat waktu dan meningkatkan performa kinerja staff gudang.
Cara yang bisa dilakukan untuk menjaga kerapian tempat penyimpanan stok barang di antaranya dengan menempatkan barang best seller atau yang paling banyak terjual di rak yang mudah dijangkau sehingga proses pengemasan dan distribusi barang dapat berjalan dengan lancar.
Memberikan Label pada Setiap Kontainer yang Ada
Memberikan label pada setiap kontainer yang ada dapat membantu menjaga kerapian tempat penyimpanan gudang. Label bisa diletakan sesuai dengan wadah atau sesuai dengan kategori masing-masing barang tersebut demi mengurangi kesalahan penempatan barang dan menghindari barang bercampur dengan barang lain.
Menggunakan Wadah atau Kontainer untuk Menaruh Barang
Menggunakan wadah atau kontainer untuk menaruh barang juga dapat membantu menjaga gudang agar rapi dan terorganisir serta mempermudah staff gudang untuk melakukan proses pengambilan barang sehingga aktivitas pergudangan dapat berjalan dengan baik.
Menggunakan Sistem Digital dalam Mengelola Stok Barang (Ginee WMS)
Salah satu cara terakhir dan paling efektif untuk mengatasi segala permasalah gudang yaitu dengan mulai beralih untuk menggunakan sistem digital dalam proses pengelolaan segala aktivitas pergudangan.
Terlebih lagi di era sekarang ini dimana sistem teknologi menjadi semakin canggih dan membuat aktivitas manajemen gudang dapat dikelola dengan mudah dan otomatis tanpa harus ribet mengelolanya secara manual.
Untuk itu, Anda dapat memanfaatkan sistem digital pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) yang ditawarkan oleh Ginee Indonesia. Melalui fitur WMS tersebut, Anda dapat dengan mudah untuk mengelola stok barang hingga distribusi barang secara otomatis.
Baca juga: Ini Dia Cara Menggunakan Ginee WMS Agar Gudang Rapi Terus!
Ginee WMS: Solusi Atasi Segala Permasalahan Sistem Pergudangan Anda!
Masalah pada sistem pergudangan kerap membuat pusing para pemilik bisnis. Beberapa masalah yang ada di pergudangan seperti human error dapat berdampak besar pada kelancaran suatu bisnis. Oleh karena itu, Penting untuk mulai beralih ke sistem pergudangan digital Ginee Indonesia.
Ginee Omnichannel menyediakan fitur Ginee WMS atau Warehouse Management System yang dapat membantu untuk analisa permasalahan gudang dan mengatasi segala permasalahan sistem pergudangan mulai dari penerimaan, penyimpanan hingga pengemasan dan distribusi ke konsumen. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, mulai coba Ginee WMS Sekarang!
