Dalam dunia bisnis yang serba dinamis khususnya B2B, pembayaran invoice tepat waktu merupakan aspek yang sangat vital untuk menjaga keseimbangan keuangan. Untuk mencapai tujuan itu, ada banyak tantangan yang dihadapi, salah satunya dari pembayaran dari customer.
Ada banyak hal yang menyebabkan invoice Anda telat dibayar, seperti: customer sering lupa akibat mengelola banyak invoice dari beragam supplier dan pencocokan barang/jasa yang diterima tidak sesuai sehingga butuh penjelasan lanjutan
Tapi, jangan khawatir! Ada beberapa strategi menarik yang dapat memastikan invoice Anda tetap dibayar tepat waktu oleh customer. Dengan begitu, invoice Anda akan diprioritaskan sehingga bisa dibayar lebih cepat.
Buat Invoice yang Jelas dan Terperinci
Menurut Bizjournals, alasan kenapa invoice supplier dibayar telat adalah seringkali informasi yang tertera tidak jelas bahkan tidak sesuai, seperti pajak, jumlah barang yang dibeli atau adanya kesalahan angka. Untuk itu, pastikan agar semua informasi tertulis dengan benar
- Tanggal penerbitan dan nomor invoice.
- Nama tertagih yakni nama bisnis customer/supplier.
- Jenis & Kuantitas barang yang dibeli.
- Pajak (PPh 21 untuk perorangan & PPh 23 untuk PT – jika ada).
- Cara bayar invoice & informasi tujuan pembayaran.
Dengan begitu, customer akan memahami poin-poin di atas dengan baik, sehingga bisa langsung approve dan bisa diproses.
Sediakan Berbagai Metode Pembayaran
Menurut enterpreneurs.com, tingkat penjualan bisa naik dengan menyediakan berbagai metode pembayaran. Dengan begitu, customer bisa bebas memilih metode pembayaran yang diinginkan karen di ranah B2B hal ini belum dirasakan, yang mana customer harus mengikuti aturan supplier dengan metode yang sudah ditentukan.
Terkait metodenya, bisa dompet digital, transfer bank (dari berbagai bank), dan bahkan kartu kredit. Kartu kredit bisa menjadi salah satu metode yang menguntungkan bagi Anda, jadi bisa sediakan perpanjangan tempo ke customer.
Kecepatan Pengiriman Menentukan Seberapa Cepat Invoice Anda Dibayar
Jika memungkinkan, gunakan software invoice digital untuk membuat dan mengirimkan invoice secara efisien. Anda bisa membuatnya dimana saja, lebih hemat waktu & mempercepat proses pembayaran juga.
Dengan invoice digital, invoice Anda bisa terkirim hanya dalam hitungan detik saja. Ini lebih praktis, daripada mengirim lewat layanan kurir yang bisa memakan waktu berhari-hari hingga diterima, dan makin lama dibayar.
Ingatkan Customer Secara Berkala
Jangan ragu untuk mengirimkan pengingat pembayaran yang sopan mendekati durasi jatuh tempo dengan jalur komunikasi yang paling sering digunakan, seperti WhatsApp, Email atau Telepon jika diperlukan
Hal ini akan memudahkan customer melakukan skala prioritas dari tindakan kecil yang kita lakukan semudah reminder tanpa menciptakan konfrontasi yang tidak perlu. Sebagai contoh, Anda bisa mengingatkannya dengan jeda, H-7, H-3, H-2 dan seterusnya. Banyak cara untuk melakukannya, salah satunya dengan penggunaan invoice digital yang juga menawarkan fitur pengingat otomatis. Anda jadi tidak perlu repot-repot untuk melakukannya satu per satu.
Tawarkan Insentif Seperti Diskon atau Bonus Lainnya
Untuk mendorong customer agar membayar tepat waktu, Anda dapat memberikan insentif. Misalnya, Anda dapat memberikan diskon atau penawaran khusus jika customer membayar sebelum tanggal jatuh tempo. Insentif semacam ini dapat memotivasi customer untuk mengutamakan pembayaran Anda lebih awal.
Contoh lainnya, Anda bisa memberikan bonus seperti tambahan produk sesuai dengan jenis produk yang dibeli. Dengan begitu, customer akan lebih memprioritaskan invoice Anda agar dibayar duluan.
Kesimpulan
Dengan menerapkan tips-tips sederhana yang disebutkan di atas, Anda dapat meningkatkan peluang pembayaran tepat waktu. Ingatlah untuk membuat invoice yang jelas, menjelaskan kebijakan pembayaran, mengirimkan invoice tepat waktu, menggunakan pengingat pembayaran yang sopan, menawarkan insentif, mempertimbangkan pembayaran elektronik, dan menjalin hubungan baik dengan customer. Dengan strategi ini, Anda dapat memperkuat arus kas bisnis Anda lebih lancar.
*Artikel ini hasil kolaborasi antara Paper.id & Ginee
