Salah satu cara efektif, tapi banyak yang tidak disadari oleh UMKM untuk mengurangi pengeluaran dengan mengadopsi invoice digital. Solusi ini menjadi kunci sukses bisnis dalam mengatasi business expense & mengurangi error dalam rekap invoice. 

Apa hanya itu saja? Ternyata, hal ini bisa menjadi salah satu kunci sukses bisnis untuk bertahan. Mengingat, tren digitalisasi yang kian kencang menuntut pemilik usaha untuk terus up-to-date terutama dalam soal digitalisasi. Lantas, bagaimana efeknya dalam mengurangi pengeluaran dengan invoice digital? 

Mengurangi Biaya Percetakan dan Pengiriman Invoice secara Signifikan

Tahukah kamu? Mengurus invoice secara manual ternyata menghabiskan banyak biaya & sering menjadi business expense yang tidak terduga. Tidak percaya? Mari kita hitung. 

  • Misalnya, kamu membeli 1 rim (500 lembar)  kertas dengan harga Rp44.000 : 500 : Rp88,-/kertas
  • Harga tinta printer (Disesuaikan dengan harga marketplace) Rp210.000 : 500 : Rp420,-/kertas. 
  • Selain itu, kamu pasti perlu membubuhkan meterai Rp10.000, jika nilai transaksi di atas Rp5.000.000.
  • Harga amplop coklat satuan : Rp2.000
  • Biaya kirim tergantung dari jarak yang ditempuh seperti:
    • Pengiriman dalam kota, contoh: Dengan layanan ojek online Rp30.000 (estimasi daerah Kuningan ke Sudirman). 
    • Pengiriman antar kota, contoh: Dengan layanan ekspedisi untuk dokumen (Di bawah 1KG), biayanya adalah Rp21.000

Berarti, total biaya yang dikeluarkan untuk 1 invoice adalah = Rp32.508 untuk dalam kota & Rp 23.508 untuk pengiriman antar kota. Bagaimana kalau dalam 1 hari harus mengirim ratusan bahkan ribuan? Dalam 1 bulan, kamu bisa kehilangan puluhan juta bahkan hingga ratusan juta. 

Dengan begitu, kamu bisa menghemat biaya secara drastis, bahkan hampir tidak mengeluarkan biaya sama sekali. Biaya yang seharusnya terpakai bisa dialokasikan untuk kebutuhan lainnya.

Penggunaan invoice digital bisa mengurangi biaya secara drastis. Uang yang biasanya kamu keluarkan untuk amplop kertas, biaya pengiriman dan kertas bisa dikurangi. Selain itu, invoice digital juga terintegrasi dengan e-meterai sebagai langkah untuk membuat dokumen menjadi valid. 

Perencanaan Keuangan yang Lebih Akurat

Selain pembuatan & pengiriman, invoice digital terdata secara detil dan rapi. Hal ini membantu kamu dalam memantau keuangan bisnis lebih akurat. Kamu dapat melihat pembayaran masuk dan keluar, mengidentifikasi tren dalam penerimaan dan pengeluaran, serta merencanakan keuangan mereka dengan lebih akurat.

Kamu bisa membuat perencanaan keuangan yang akurat. Seperti, bagaimana mengurangi pos pengeluaran yang menghabiskan banyak biaya. Serta mengalokasikan budget bisnis per-kuartal. Hal ini mengurangi resiko alokasi budget yang kurang tepat sehingga rencana bisnis berjalan efektif dan pengembangan bisnis bisa lebih cepat. 

Invoice digital juga bisa terkoneksi dengan pencatatan dan laporan keuangan memudahkan pelacakan pembayaran. Ini memungkinkan pencatatan otomatis ketika pembayaran diterima. 

Dengan menghilangkan proses manual yang rentan terhadap kesalahan, invoice digital terkoneksi membantu mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan dan pelaporan keuangan. 

Mengurangi Kesalahan Input Data secara Manual

Manusia tidak bisa terhindar dari human error, terutama saat input data invoice. Jika salah, tentu ini akan berdampak sangat besar terutama dalam masalah pembayaran, seperti double payment atau bahkan pembayaran melebihi nominal yang diharuskan.

Ini sangat merugikan perusahaan dan bisa memberikan efek buruk secara jangka panjang. Karena itu, penggunaan invoice digital harus dipupuk sedini mungkin agar bisa mengurangi efek human error secara perlahan. Dengan begitu, masalah kesalahan dalam input data bisa dikurangi secara drastis, bahkan hingga mencapai 90%.

Invoice digital juga memiliki sistem tracking otomatis yang memudahkan pemilik bisnis dalam memantau invoice mereka. Status invoice akan berubah secara real-time ketika sudah terkirim atau dibaca. Sekaligus, fitur untuk accept dan reject secara langsung untuk invoice yang sudah dikirimkan ke mitra bisnis. 

Kesimpulan

Mengadopsi invoice digital adalah langkah cerdas bagi UMKM yang ingin mengurangi pengeluaran bisnis dan mengoptimalkan profitabilitas. Dengan menghindari kesalahan manusia, mengurangi biaya mencetak dan pengiriman, serta memanfaatkan fitur pemantauan dan analisis, UMKM dapat menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya keuangan yang berharga. 

Selain itu, invoice digital juga memberikan keamanan data yang lebih baik. Oleh karena itu, bagi UMKM yang ingin menjadi lebih hemat dan menguntungkan, invoice digital adalah solusi yang sangat dianjurkan. Dengan menerapkan teknologi ini, UMKM dapat mengambil langkah menuju efisiensi, keefektifan, dan kesuksesan bisnis yang lebih besar.