Pengelolaan gudang memang tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Selain butuh pengelolaan barang secara nyata, pengelolaan gudang pun harus diperhatikan, termasuk dalam penulisan data yang mewakili keadaan gudang secara nyata. Salah satu bentuk laporan yang paling penting dalam pengelolaan gudang adalah laporan stok gudang, sehingga penulisan format laporan stok gudang pun perlu untuk diperhatikan.
Proses pembuatan laporan stok gudang sangat penting supaya stok gudang Anda tetap terkendali. Oleh karena itu, penting pula bagi Anda serta staff gudang Anda untuk paham betul bagaimana cara membuat format laporan stok gudang yang baik dan benar sehingga dapat mengoptimalkan pengelolaan stok di gudang Anda.
Jika Anda belum pernah mempelajari bagaimana cara membuat laporan stok barang gudang, maka Anda harus menyimak artikel ini! Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai laporan stok gudang, manfaat, cara buat, hingga contoh laporan stok barang yang pasti berguna untuk Anda!
Baca juga: Laporan Stok Gudang : Pengertian, Contoh Cara Membuat dan Fungsinya
Pengertian Laporan Stok Barang Gudang
Perhitungan stok barang gudang atau biasa disebut stock opname adalah perhitungan jumlah stok fisik yang tersedia di dalam gudang. Laporan stok barang gudang sendiri adalah laporan yang digunakan untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia di gudang. Penulisannya pun harus tepat dan teliti agar stok sebenarnya pun terwakili dengan benar.
Proses pembuatan dan penghitungan stok barang ini memang terkesan melelahkan, oleh karena itu, Anda bisa menerapkan Warehouse Management System (WMS) untuk membantu Anda serta staff gudang Anda untuk membuat laporan stok barang ini.
WMS biasanya dilengkapi dengan sistem barcode yang sudah Anda tempelkan ke barang Anda sehingga proses keluar masuk barang pun lebih mudah dipantau dan laporan stok barang akan lebih mudah dibuat.
Baca juga: 5 Manfaat dan Fungsi Warehouse Management untuk Bisnismu
Manfaat Laporan Stok Barang Gudang
Selain penghitungan stok barang, laporan stok barang gudang yang baik juga akan membawa beberapa manfaat untuk gudang dan bisnis Anda. Ini dia manfaat laporan stok barang gudang yang berguna untuk bisnis Anda!
Mencocokkan Jumlah Barang
Manfaat dari pembuatan laporan stok barang gudang yang pertama adalah untuk mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan data yang ada di sistem. Laporan stok barang akan memudahkan Anda untuk mencocokkan jumlah barang nyata dan apa yang sudah didata pada sistem oleh staff Anda.
Dengan begitu, perhitungan barang pun menjadi akurat dan data yang tersedia pun akan memudahkan Anda melakukan update jumlah stok barang gudang Anda.
Mencegah Risiko Kehilangan Barang
Menggunakan laporan stok barang gudang juga akan membantu Anda untuk memeriksa keluar masuk barang, sehingga Anda juga bisa mencegah terjadinya hilangnya suatu barang. Data yang Anda masukkan ke laporan stok barang Anda bisa Anda jadikan sebagai acuan untuk mengecek apakah jumlah yang dimasukkan selaras dengan jumlah nyata.
Apabila jumlah tidak selaras, Anda bisa dengan mudah mengetahui apakah memang ada kelalaian dalam input data atau ada barang yang memang hilang. Pekerjaan Anda pun menjadi lebih mudah dengan hasil yang lebih akurat.
Sebagai Tanda Performa Perusahaan
Laporan stok barang gudang juga bisa membantu Anda untuk menilai performa perusahaan dari waktu barang keluar dan masuk. Tanggal dan waktu barang keluar masuk gudang pasti akan terdata di laporan stok barang gudang, sehingga Anda bisa mengetahui apabila ada keterlambatan atau tidak. Langkah tersebut memudahkan Anda untuk menilai performa perusahaan Anda dari terlambat atau tidaknya barang yang datang.
Mempercepat Pengambilan Keputusan
Memiliki laporan stok barang gudang juga akan mempercepat Anda untuk mengambil keputusan terkait barang-barang di gudang. Jika ada barang yang rusak atau perlu dibuang, Anda bisa menjadikan laporan tersebut sebagai patokan apakah barang yang disebutkan memang harus dibuang, melihat dari apakah stok yang Anda miliki cukup untuk menutupinya tanpa benar-benar menghitungnya secara langsung.
Anda juga dapat mengetahui barang mana saja yang butuh untuk di restock secara cepat hanya dengan melihat dari laporan stok barang gudang yang tersedia secara langsung. Dengan menggunakan laporan stok barang gudang, pekerjaan Anda akan menjadi jauh lebih efektif dan efisien
Cara Membuat Laporan Stok Barang Gudang
Sebelum beralih ke contoh laporan stock opname barang, sebaiknya Anda juga mengetahui cara-cara yang harus Anda lakukan sebelum membuat laporan stok barang. Simak cara lengkapnya di bawah ini!
Persiapkan Anggota
Langkah pertama yang harus Anda lakukan untuk membuat laporan stok barang gudang adalah mempersiapkan anggota. Karena perhitungan stok merupakan hal yang cukup melelahkan, pastikan Anda menyiapkan anggota gudang yang cukup agar kegiatan ini dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
Tata Letak Barang Gudang
Langkah selanjutnya adalah dengan mempersiapkan tata letak barang gudang Anda agar memudahkan saat dilakukannya stock opname. Pastikan Anda meletakkan barang-barang gudang di tempat yang mudah dijangkau staff Anda. Akan lebih mudah lagi jika Anda memasang barcode pada setiap barang. Tetapi langkah tersebut harus Anda persiapkan sebelum hari di mana Anda melakukan stock opname.
Proses Pengecekan
Setelah stok barang dihitung, maka langkah terakhir adalah pengecekan jumlah stok barang dari tim perhitungan. Hasil perhitungan akan dicek oleh tim audit untuk memastikan jumlah serta kondisi barang. Jika memang semua sudah benar dan sinkron, maka hasilnya akan direkap dan disusun menjadi laporan stok barang gudang.
Contoh Laporan Stok Barang Gudang
Format laporan stok barang gudang sebenarnya bisa Anda cari di mesin pencarian dengan mengetikkan ‘download form laporan stok barang Excel’. Namun memang ada beberapa cara penulisan stok barang gudang yang berbeda untuk setiap perusahaannya. Berikut ini contoh laporan stok barang gudang yang bisa digunakan sebagai contoh laporan barang masuk atau keluar!
Laporan Stok Barang Gudang Manual
Contoh form stok barang yang pertama adalah menggunakan teknik manual dengan memanfaatkan kartu stok barang. Kartu stok barang merupakan contoh pembukuan stok barang manual yang masih berbasis kertas. Biasanya, jenis pembukuan ini digunakan oleh gudang yang masih tradisional di mana stafnya kesulitan dalam menggunakan teknologi.
Form stok gudang ini tentu memiliki banyak kekurangan, seperti tidak efektif, mudah hilang, dan memakan tempat penyimpanan. Namun, ada pula kelebihan yang dimiliki teknik pembukuan ini, yaitu staff gudang tidak perlu ahli dalam pengoperasian software inventory.
Laporan Stok Barang Gudang Manual dengan Excel
Untuk format ini, Anda bisa menggunakannya untuk format harian atau bulanan. Formatnya juga banyak tersedia di internet dengan kata kunci ‘download contoh laporan stok barang harian Excel’ atau ‘download form laporan stok barang Excel’. Contoh Excel stok gudang lebih sederhana dan memasukkan datanya pun harus manual.
Cara mengikuti contoh laporan stok barang harian atau contoh laporan stok barang bulanan menggunakan format ini sangatlah mudah. Anda tinggal membuat tabel-tabel sesuai kebutuhan stok gudang Anda dan mengisinya secara manual. Kelebihan format contoh stok barang ini adalah mudah digunakan, namun kekurangannya adalah kurang efektif jika nantinya butuh update stok barang, maka harus dilakukan secara manual juga.
Laporan Stok Barang Gudang Otomatis dengan Excel
Contoh laporan stok barang yang terakhir adalah laporan stok barang otomatis dengan Excel. Contoh stok barang harian Excel atau stok barang bulanan Excel ini memang lebih rumit, namun penggunaannya akan jauh lebih efektif dibanding menggunakan format manual. Cara yang bisa Anda ikuti adalah sebagai berikut:
- Buka Excel dan buat 3 sheet yang mewakili data stok barang keseluruhan, barang masuk, dan barang keluar.
- Pada ketiga sheet tersebut, buatlah tabel sesuai kebutuhan gudang Anda.
- Masukkan data nama barang, kode barang, dan stok awal di sheet keseluruhan stok barang gudang.
- Pada sheet barang masuk dan barang keluar, masukkan rumus Vlookup pada kolom ‘nama barang’.
- Kembali ke sheet data stok barang keseluruhan,masukkan rumus berikut: ‘Sumif(tableX[kode],tableY[#thisrow],[kode],tableZ[jumlah])’ ke kolom Masuk, dan sesuaikan rumusnya untuk Anda masukkan ke kolom ‘Keluar’.
- Untuk kolom stok akhir, masukkan rumus: ‘SUM(C7+D7-E7)’.
Dengan mengikuti langkah di atas, Anda bisa membuat format stock opname Excel dengan mudah karena laporan stok barang Excel Anda akan otomatis terupdate jika ada perubahan di barang masuk dan barang keluar.
Buat Laporan Stok Barang Gudang Lebih Mudah dengan Ginee WMS
Membuat laporan stok barang gudang memang pekerjaan yang tidak mudah. Namun, ada loh, platform yang bisa membantu Anda membuat laporan stok barang gudang menjadi lebih mudah. Ginee WMS adalah jawabannya!
Dengan Ginee WMS, Anda bisa mengelola stok barang lebih mudah menggunakan sistem barcode yang disediakan, sehingga Anda beserta staff gudang Anda akan lebih mudah dalam memonitor keluar masuk barang dalam kegiatan stock opname. Praktis dan efektif, yuk, coba dan daftar Ginee WMS sekarang!
