Secara sederhana, buku besar merupakan kumpulan dari transaksi yang dikelompokkan berdasarkan akun perkiraan yang sejenis. Saldo- saldo pada buku besar dipindahkan dari jurnal umum. Apa saja format buku besar?
Bentuk-Bentuk Buku Besar
Format buku besar sendiri adalah model yang digunakan pada perusahaan dalam membuat buku besar. Buku besar memiliki tiga bentuk, yaitu:
Buku besar bentuk T
Buku besar bentuk T adalah jenis buku besar dengan format paling sederhana dan umumnya digunakan pada perusahaan dengan skala kecil yang tidak memerlukan banyak pencatatan. Berikut ini contoh buku besar T:
Buku besar bentuk skontro
Buku besar bentuk skontro memiliki struktur yang lebih lengkap dibandingkan dengan buku besar bentuk T dan sudah memiliki kolom ref untuk mempermudah aktivitas pemindahbukuan. Buku besar ini biasa disebut buku besar 2 kolom. Berikut ini contoh buku besar bentuk skontro:
Buku besar bentuk staffel
Buku besar bentuk staffel memiliki dua format berbeda yang terdiri dari buku besar 3 kolom dan buku besar 4 kolom.
Buku besar 3 kolom
Berikut ini format buku besar 3 kolom yang akan kita gunakan pada contoh selanjutnya. Buku besar 3 kolom sudah dilengkapi dengan kolom saldo untuk melihat sisa saldo hingga akhir periode.
Buku besar 4 kolom
Buku besar 4 kolom adalah buku besar dengan struktur kolom terlengkap, memiliki kolom saldo masing- masing debet dan kredit. Berikut ini contoh format buku besar 4 kolom :
Nah, itulah bentuk- bentuk buku besar dengan format yang berbeda- beda. Kegunaannya tentu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Cara Membuat Buku Besar
Setelah mengetahui bentuk-bentuk buku besar, kita akan membahas bagaimana cara pembuatan buku besar. Di bawah ini ada empat cara dalam membuat format buku besar. Sama seperti bentuknya, cara- cara yang bisa dipakai ini juga tergantung masing- masing perusahaan, ya.
Kini sistem komputerisasi berkembang sangat pesat, namun masih juga ada perusahaan yang mencatat secara manual. Berikut ini cara-cara pembuatan format buku besar beserta contohnya.
Pencatatan Manual
Pada beberapa perusahaan, pembuatan buku besar masih dilakukan secara manual tanpa sentuhan aplikasi dan sistem komputer. Cara pembuatan buku besar ini paling sederhana, cukup dengan menyediakan buku yang kemudian dibuat kolom- kolom sesuai jumlah yang diperlukan.
Setelah kolom buku besar tersedia, akun dari jurnal umum dipindahkan ke buku besar. Tak lupa setelah dipindahkan, pada kolom Ref jurnal umum diberi tanda centang sebagai keterangan bahwa akun telah dipindahkan dari jurnal umum ke buku besar.
Pencatatan Manual Menggunakan Microsoft Excel
Perusahaan juga dapat menggunakan aplikasi Excel untuk mempermudah pencatatan keuangan. Bagi perusahaan yang belum mengenal rumus- rumus pada Excel, biasanya akan melakukan pencatatan secara manual dengan membentuk dan memindahkan sendiri akun- akun dari jurnal umum ke buku besar.
Pencatatan dengan Formula Excel
Saat usaha semakin berkembang dan semakin banyak transaksi yang terjadi, perusahaan dapat membuat buku besar dengan menggunakan formula- formula yang ada di Excel. Dan ini gratis ya. Pada subtopik ini, kita akan belajar bersama cara memindahkan akun dari jurnal umum ke buku besar anti ribet. Yuk kita simak proses format buku besar Excel.
Ini adalah contoh Jurnal Umum pada PD Aneka pada periode April 2011. Catatlah semua transaksi ke dalam jurnal umum pada Excel.
Setelah jurnal umum terbentuk, siapkan format untuk membuat buku besar di Excel. Berikut format sederhana yang mudah untuk diikuti:
- Buat kolom seperti gambar yang tersedia. Untuk kotak dan shape lainnya tidak perlu ikut dibuat. Kotak dan shape itu hanya keterangan untuk penjelasan di bawah ini.
- Kotak merah yang berisi nama akun, ref, debet, dan kredit harus sama ejaannya seperti yang ada pada jurnal umum. Data dari kotak merah ini akan dipindahkan ke kolom buku besar yang masih kosong (lihat tanda panah merah).
- Kemudian perhatikan tanda
yang juga dikosongkan. Antara no. akun dan buku besar saling terkait.
- Pada kolom saldo di sebelah kanan, isikan rumus :
Kolom Saldo 1 =E25-F25 merupakan kolom debet dikurangi dengan kolom kredit, untuk mendapatkan saldo awal.
Kolom Saldo 2 =G25+E26-F26 untuk mendapatkan saldo setelah ditambah atau dikurangi dengan transaksi kedua.
Arahkan kursor pada kolom saldo kedua kemudian tarik hingga akhir kolom saldo.
Tampilan akan menjadi seperti contoh.
Khusus akun dengan saldo ideal di sebelah kredit, tinggal balik saja ya rumusnya, yaitu
kredit dikurangi debet.
Kolom-kolom tersebut diperbanyak sesuai jumlah akun yang tersedia. Untuk langkah selanjutnya, kita akan membuat buku besar penjualan dengan formula Excel.
1. Rumus VLOOKUP
Rumus VLOOKUP dimasukkan ke kolom PENJUALAN yang awalnya kosong dengan formula sebagai berikut :
G22 = 111 (no.akun ini di-input manual)
B4:C15 = kolom akun dan nama akun (perhatikan area tabel yang diblok warna merah)
2 = kolom indeks untuk memunculkan nama akun
False
Jika sudah muncul akun Kas, gantilah nomor akun dengan nomor akun lain untuk memastikan bahwa VLOOKUP telah berhasil dibuat.
2. Menggunakan ADVANCED FILTER
Sebelum menggunakan advanced filter, pindahkan dulu nama akun ke kolom kosong di atas buku besar.
Kolom di bawah nama akun (kolom hijau) diisi dengan =C22 (kolom yang ditandai dengan warna kuning). Hasilnya akan muncul tulisan kas pada kolom hijau.
Langkah selanjutnya adalah menggunakan Advanced Filter yang bisa ditemukan dari Data > Advanced. Klik tulisan advanced dan akan muncul kolom seperti di bawah ini :
Pada kolom list range, blok dari kolom nama akun hingga akhir saldo kredit.
Kemudian pada kolom criteria range, blok dari kolom di atas buku besar.
Pada kolom copy to, isikan sel di samping tanggal. Jika kolom copy to tidak bisa terisi, artinya pada bagian action belum diganti ke pilihan ‘cop to another location’.
Klik OK. Berikut ini hasil yang terbentuk :
Kolom penjualan akan terisi dan saldo akhir sebesar 4.400.000 merupakan total penjualan yang terjadi pada bulan April 2021.
Begitulah cara membuat buku besar dengan Excel tanpa harus kita pindahkan satu per satu akun dan transaksi. Hal ini tentunya akan sangat menghemat waktu dan meningkatkan tingkat akurasi data.
Menggunakan Aplikasi Berbayar
Cara membuat laporan keuangan dengan menggunakan aplikasi berbayar ini merupakan cara paling mudah, hemat waktu, namun memerlukan biaya tambahan. Kini banyak penyedia jasa layanan pembuat laporan keuangan yang sudah tersistem dengan baik, cukup memasukkan angka penjualan, maka laporan keuangan akan secara otomatis dibuat.
Kesimpulan
Buku besar sebagai bagian dalam siklus akuntansi memiliki peran penting sehingga diperlukan pencatatan yang tepat dan tidak memakan waktu. Untuk itu dengan bantuan rumus yang tersedia di Excel akan sangat membantu dalam pembuatan buku besar sebuah perusahaan.
Ginee: Sediakan Laporan Keuangan Toko Online
Anda memiliki toko online yang didaftarkan di sejumlah marketplace? Join Ginee, yuk. Dengan fitur laporan keuangan serta analisis bisnis, Anda dapat dengan mudah mengetahui perkembangan bisnis Anda. Hanya dengan satu klik di dashboard Ginee, pengelolaan semua toko online di beberapa marketplace jadi gampang!
- Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
- Update secara otomatis pesanan dan stok
- Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
- Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
- Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
- Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
- Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
- Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan
Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel
Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!
Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!
