5 Fitur Wajib dan Alur Kerja Warehouse Management System

Tidak jarang gudang erat berhubungan dengan kebutuhan sebuah badan usaha. Bisnis besar atau kecil membutuhkan gudang sebagai penyimpanan barang sementara. Sehingga, tidak jarang pengusaha wajib mengetahui alur kerja warehouse untuk mengelola gudang penyimpanan mereka.

Selain itu, proses inbound di warehouse sangat penting diperhatikan dalam keberlangsungan bisnis. Tujuannya agar terhindar dari strategi warehouse yang berantakan dan bisa menghambat jalannya sebuah bisnis. 

Penasaran? Yuk, scroll ke bawah untuk mengetahui informasi mengenai mengapa Warehouse Management System penting bagi bisnis sebuah perusahaan di sini! Ada contoh Cloud WMS juga, lho!

Pengertian WMS

Istilah Warehouse Management Anda adalah hal yang tidak asing bagi Anda, istilah ini sangat erat kaitannya dengan rantai pasokan (supply chain) yang menyangkut alur proses barang dalam pergudangan. Terlebih istilah Warehouse Management tidak bisa dipisahkan dari rantai pasokan modern yang menyangkut proses alur barang dalam ilmu pergudangan. 

Faktanya, sistem manajemen gudang dijadikan sebagai alat yang dapat memberikan informasi mengenai status dan stok barang di gudang, sehingga informasi yang didapat selalu diperbarui dan dapat diakses oleh pemangku tanggung jawab di sebuah perusahaan.

Sedangkan, Warehouse Management System atau Cloud WMS adalah sebuah sistem yang dibuat untuk mempermudah kinerja manajemen gudang dari sistem yang bisa digunakan untuk mendorong proses supply chain. Menggunakan Warehouse Management System dapat membantu meminimalisir resiko yang terjadi karena human error serta meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas.

Tujuan utama dari WMS adalah sebagai alat untuk memantau dan mencatat setiap proses yang terjadi di gudang mulai dari penerimaan, penyimpanan, pergerakan dan pengiriman

Dalam Warehouse Management System terdapat beberapa istilah yang perlu Anda ketahui, yaitu:

• Receiving adalah proses penerimaan barang di gudang.
• Putaway adalah meletakkan barang pada tempat atau lokasi.
• Picking adalah proses pengambilan barang atau produk di gudang dengan tujuan memenuhi pesanan konsumen.
• Packing adalah proses gudang yang menggabungkan barang yang diambil dalam pesanan penjualan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke konsumen.
• Dispatching adalah proses akhir gudang dan awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen.
• Shipping adalah proses pengiriman barang ke konsumen.
• Returns adalah pengembalian barang oleh konsumen.
• Stock take adalah proses mencocokkan stok fisik suatu produk yang berada di lokasi gudang dengan stok yang ada pada sistem.
• Reporting adalah laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang.

Baca juga: Bagaimana Jasa Gudang Online di Indonesia Mampu Menghemat Biaya Operasional

5 Fitur Wajib Warehouse Management System

Melakukan rekap data secara manual akan terkesan merepotkan dan membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Sehingga, banyak perusahaan yang kini menggunakan sistem manajemen modern dengan memanfaatkan teknologi canggih, yaitu Warehouse Management System. 

Dengan menggunakan Warehouse Management System, data yang diperoleh akan lebih akurat dan tepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan yang ada di gudang.

Oleh karena itu, perusahaan wajib memilih dan mengetahui fitur-fitur yang tepat. Tujuannya agar kinerja yang diberikan kepada perusahaan mendapatkan hasil yang maksimal. Berikut 5 fitur WMS yang wajib untuk menunjang kebutuhan bisnis Anda.

Desain Gudang

Membuat desain gudang yang tepat sangat mendukung kemudahan pengelolaan gudang dengan baik dan benar. Sehingga, desain gudang harus dibuat semaksimal mungkin untuk mengatur keluar dan masuknya dengan mudah. Dalam sistem WMS, fitur desain gudang ini dapat membantu untuk memaksimalkan penyimpanan yang ada di gudang menyesuaikan dengan jumlah produknya. 

Perlu diingat, desain gudang tidak hanya mengarah pada sebuah desain ruangan, namun mencakup hal yang lebih luas. Alur keluar masuk barang dan pemahaman karyawan akan proses atau alur warehouse management system juga dapat dijadikan pertimbangan ketika membuat desain gudang.

Melacak Inventaris

Ternyata Warehouse Management System harus menggunakan fitur melacak inventaris agar lebih mudah menemukan barang. Singkatnya, Warehouse Management System harus bisa memberikan manajemen lokasi yang baik agar terhindar dari pelacakan barang yang sulit terjangkau. Fitur ini dapat digunakan dengan memanfaatkan barcode product yang sudah tergenerate sebagai identifikasi untuk setiap barang.

Oleh karena itu, dengan memanfaatkan manajemen lokasi dan generate barcode dapat  membantu pelacakan inventaris dengan mudah dan menghindari terjadi kesalahan dalam memberikan informasi.

Pengambilan dan Pembatalan

Fitur Pengambilan dan Pembatalan secara otomatis sehingga dapat mengurangi stok. Bahkan dapat membantu pembatalan serta pengembalian barang ke stok semula agar tidak selisih data. Nyatanya, fitur ini bermanfaat bagi manajemen pergudangan karena terlalu rumit dan memakan waktu jika dilakukan secara manual. 

Pengembalian barang dalam satu area atau zona di dalam warehouse untuk dilanjutkan ke proses pengemasan, akan menjadi lebih efektif dan efisien dengan dukungan dari fitur Pengembalian dan Pembatalan.

Pengiriman

Fitur Pengiriman dapat memudahkan perusahaan jasa pergudangan dalam stok hingga pengiriman. Fitur ini bertanggung jawab untuk memastikan barang diterima sampai di tangan konsumen. Fitur Pengiriman Pada WMS harus mencakup beberapa fungsi yang tujuannya untuk:

• Melacak pengiriman. 
• Mengirimkan resi gudang dan resi pengiriman.
• Daftar pengemasan.
• Faktur pengiriman.
• Memberi informasi kepada konsumen.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Fitur Manajemen Tenaga Kerja berfungsi untuk menilai kinerja karyawan gudang. Manajer gudang juga bisa dengan mudah memberikan penilaian, mana karyawan yang bekerja secara maksimal dan karyawan yang bekerja di bawah standar. Apabila mendapatkan karyawan yang bekerja di bawah standar, maka dari itu perlu diberikan pelatihan agar skill mengalami peningkatan.

Alur Proses Warehouse Management System

Apakah alur kerja Warehouse Management System berbeda dengan gudang? Mungkin terlihat sama, tetapi kenyataannya berbeda. Berikut alur kerja Warehouse Management System yang perlu Anda ketahui.

Receiving 

Receiving adalah proses penerimaan penanganan produk ke dalam gudang dan Warehouse Management System. Saat proses receiving, juga dilakukan penempelan produk barcode untuk di setiap produk. Sehingga, dengan barcode tersebut dapat memberikan informasi mengenai informasi SKU produk dan lokasi dimana produk itu berada. 

Put-Away

Put-Away adalah proses meletakkan barang pada tempat atau lokasi dalam gudang. Nantinya Anda bisa menggunakan barcode untuk mengidentifikasi lokasi barang dan karyawan akan diarahkan untuk memindai lokasi stok yang benar.

Picking

Picking adalah proses yang mengumpulkan produk di gudang untuk memenuhi pesanan konsumen. Proses picking termasuk proses yang paling mahal di gudang karena mencakup 55% dari total biaya operasional.

Picking barang adalah barang yang diambil langsung ke area pengepakan untuk finalisasi, konsinyasi, dan pengiriman. Sedangkan, proses picking adalah barang yang diambil harus dialokasikan ke pesanan yang dikelompokkan (sekelompok pesanan), atau pesanan terpisah (pesanan tunggal) melalui proses atau sistem penyortiran.

Packing 

Packing adalah proses di gudang yang menggabungkan barang yang diambil sesuai dengan pesanan konsumen dan mempersiapkannya untuk dikirim ke konsumen. Pada proses packing, diharapkan penjual memperhatikan keamanan paket untuk meminimalisir terjadinya kerusakan pada barang, sebelum barang tersebut meninggalkan gudang.

Dispatching

Dispatching adalah proses akhir gudang dan awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen.  Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.

Returns

Returns adalah proses pengembalian barang oleh konsumen ke perusahaan. Tentunya hal ini sangat dihindari oleh perusahaan. Terlebih proses returns lumayan rumit. Ketika proses returns, perlu dilakukan pencatatan kembali atas barang yang dikembalikan tersebut. Stok harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke lokasi penyimpanan.

Baca juga: Contoh Manajemen Gudang yang Baik: Apa Saja Yang Perlu Diperhatikan?

Manfaat WMS bagi Bisnis

Penerapan WMS tentu akan sangat berdampak pada bisnis. Sehingga, Anda perlu mengetahui manfaat dan fungsi WMS. Berikut manfaat Warehouse Management System yang bisa Anda rasakan, seperti:

• Mengurangi biaya tenaga kerja.
• Meningkatkan akurasi nilai inventaris.
• Meningkatkan fleksibilitas dan responsif.
• Mengurangi kesalahan pengiriman barang.
• Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.

Ginee WMS Fitur Wajib bagi Warehouse Anda

Menggunakan Warehouse Management System bisa memudahkan Anda mengatur gudang. Nah, Anda juga bisa menggunakan fitur dari Ginee Indonesia untuk menjadi solusi atur gudang. Ginee WMS adalah fitur yang memudahkan Anda dalam mengatur manajemen produk, logistik, keluar masuk barang, dan pesanan & stok.

Proses menggunakan Ginee WMS juga terbilang mudah. Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah, yaitu:

• Masuk ke akun Anda dan atur bahasa.
• Mengatur gudang baru.
• Mengatur area produk dan lokasi.
• Membuat produk.

Mudah banget, bukan? Yuk, daftar di Ginee sekarang! Tersedia berbagai fitur lengkap yang terhubung dengan mudah, lho! Jika Anda tertarik bergabung, Ginee memberikan fitur yang banyak dan rasakan beragam kemudahan dalam berbisnis.

Ginee Indonesia, Tool Bisnis Online Paling Kredibel

Punya kesulitan mengelola toko online yang terdaftar di berbagai marketplace? No worries, Ginee Indonesia hadir untuk Anda! Ginee adalah sistem bisnis berbasis Omnichannel Cloud yang menyediakan berbagai fitur andalan lengkap guna mempermudah pengelolaan semua toko online yang Anda miliki hanya dalam satu platform saja!

Fitur dari Ginee beragam, lho! mulai dari manajemen produk, laporan penjualan, Ginee WMS, yang artinya Anda dapat mengelola manajemen pergudangan dengan lebih mudah, Ginee Chat yang memungkinkan Anda mengelola chat pelanggan dari berbagai platform, hingga Ginee Ads untuk kelola semua iklanmu di berbagai platform. Yuk, daftar Ginee Indonesia sekarang FREE!

1. Mengelola pesanan dan stok untuk semua toko online Anda
   • Update secara otomatis pesanan dan stok
   • Mengelola stok produk yang terjual cepat dengan mudah
   • Memproses pesanan dan pengiriman dalam satu sistem
2. Mengelola penjualan dengan sistem manajemen digital
   • Membership dan database pelanggan secara menyeluruh
   • Prediksi bisnis dengan Fitur Analisa Bisnis di Ginee
   • Memantau laporan dengan menyesuaikan data, keuntungan, dan laporan pelanggan