Làm thế nào để kích hoạt Dịch vụ Fastock Fulfillment trên Ginee

Chỉ cần một bước là có thể kích hoạt dịch vụ Fastock Fulfillment trên Ginee

Nhấn “Liên kết cửa hàng” bên dưới email của bạn ở góc trên bên phải – Thêm cửa hàng, chọn dịch vụ Fastock Fulfillment và điền thông tin tương ứng để hoàn tất ủy quyền

Hướng dẫn chi tiết:

Mã khách hàng: Vui lòng lấy mã khách hàng độc quyền từ dịch vụ khách hàng Fastock trước khi ủy quyền

Mã kho: vui lòng lấy mã kho độc quyền từ dịch vụ khách hàng của Fastock trước khi ủy quyền

Chi tiết ủy quyền:

Sau khi ủy quyền xong, sẽ tự động tạo kho Fastock cho bạn theo quy tắc của bên thứ ba “Mã kho + Mã khách hàng” để quản lý tồn kho và gửi hàng xuất kho. Bạn có thể xem trong phần quản lý kho

Mã khách hàng của cùng một Fastock chỉ được phép liên kết với một người bán Ginee, vui lòng tiến hành một cách thận trọng

Hiện Fastock chỉ hỗ trợ các kho nội địa ở Indonesia, hãy thận trọng khi thao tác

Dịch vụ Fastock Fulfillment đã được kích hoạt. Tôi nên làm gì khi muốn thêm mã kho vào dưới Mã khách hàng của Fastock đã ủy quyền? Tôi có cần ủy quyền lại không?

Nếu bạn thêm mã kho vào dưới mã khách hàng Fastock đã được ủy quyền, bạn không cần ủy quyền lại mà có thể thêm trực tiếp mã đó trong “Quản lý cấu hình Fastock” và hệ thống sẽ tự động tạo thông tin kho dựa trên mã mà bạn mới thêm vào.

Các bước thao tác cụ thể như sau:

Bước 1, nhấp vào danh sách quản lý được ủy quyền, tìm dịch vụ Fastock Fulfillment đã ủy quyền và nhấn vào “Quản lý cấu hình” để truy cập trang quản lý cấu hình

Bước 2, vào trang quản lý cấu hình, chọn danh sách kho theo thông tin cần bổ sung, nhấn nút thêm để bắt đầu thêm thông tin kho mới

Lưu ý: Sau khi thêm mã kho mới thành công, hệ thống sẽ tự động tạo thông tin kho cho bạn, thông tin này có thể xem trong trang quản lý kho. Nếu bạn cần đặt tồn kho sản phẩm chính vào kho mới để quản lý, vui lòng tham khảo “Cách lưu trữ sản phẩm vào kho Fastock Fulfillment”

Quy trình sử dụng và những điều cần lưu ý đối với kho Fastock Fulfillment

Quy trình chi tiết:

A. Ủy quyền: Cho phép Fastock Fulfillment ủy quyền cho Ginee, kích hoạt dịch vụ và hoàn thành việc thiết lập kho

B. Liên kết kho: kiểm tra danh sách quản lý kho và thực hiện liên kết kho, để sử dụng dịch vụ Fastock Fulfillment

C. Nhập kho hàng hóa: Tạo sản phẩm chính và nhập tồn kho vào kho Fastock tương ứng. Chờ nhập kho Fastock xong, tồn kho có sẵn sẽ tăng lên để hỗ trợ bán hàng

D. Đơn hàng xuất kho Fulfillment: Sau khi đơn hàng của sàn TMĐT đồng bộ với Ginee, hệ thống sẽ tự động phân bổ xuất kho cho SKU trong đơn hàng theo mối quan hệ liên kết cửa hàng-kho

Lưu ý: Để thuận tiện cho việc quản lý, Ginee khuyên bạn nên quản lý riêng các SKU trong kho Fastock và không để lẫn chúng với các kho khác.

Hiện tại kho Fastock chỉ hỗ trợ các đơn hàng từ Indonesia, các đơn hàng từ các nước khác tạm thời chưa hỗ trợ, các bạn lưu ý nhé

Sau khi đơn hàng tạo vận đơn, hệ thống sẽ tự động đẩy đến Fastock để hoàn tất đơn hàng

Fastock sẽ gửi lại trạng thái xử lý của kho theo thời gian thực, bạn có thể kiểm tra trong danh sách quản lý phiếu xuất kho

Sau khi Fastock xuất kho xong, trạng thái phiếu xuất kho sẽ được cập nhật thành Hoàn thành và sẽ tự động khấu trừ tồn kho SKU cho bạn

Những điều cần lưu ý:

Kho Fastock Fulfillment hiện chỉ hỗ trợ trang Indonesia, vì vậy các đơn hàng từ các quốc gia khác hiện không thể tiến hành hoàn tất đơn hàng thông qua Fastock;

Kho Fastock Fulfillment chỉ hỗ trợ đơn hàng đã tạo vận đơn trước khi đẩy đến Fastock để hoàn tất đơn hàng;

Do kênh không cung cấp giao diện vận đơn, tạm thời không hỗ trợ hoàn tất đơn hàng Shopify và Woocommerce thông qua Fastock Fulfillment;

Làm thế nào để lưu trữ hàng hóa trong kho Fastock Fulfillment và tăng lượng tồn kho (nhập kho)?

Trước khi xem các bước thao tác cụ thể, vui lòng xác nhận các thông tin sau:

Khi thực hiện cho sản phẩm chính vào kho Fastock, hãy chắc chắn xác nhận đã cài đặt thông tin Ngày hết hạn trong sản phẩm.

Theo mặc định, tất cả các sản phẩm đều không có ngày hết hạn. Nếu sản phẩm hiện tại là sản phẩm có ngày hết hạn, vui lòng chuyển sang mục sản phẩm chính và chỉnh sửa nó, và phải điền số ngày hết hạn, thông tin ngưỡng xuất/nhập kho.

Nếu bạn có một sản phẩm mới mà bạn muốn đặt trong kho Fastock để hoàn tất đơn hàng, hiện hỗ trợ 3 phương thức nhập kho hàng hóa như sau:

Cách 1: Nhập kho khi thêm sản phẩm chính.

Tại trang quản lý sản phẩm chính, bạn nhấn tạo sản phẩm chính và chọn kho Fastock tương ứng, sau đó có thể đưa sản phẩm vào kho Fastock để quản lý

Phương pháp 2: bổ sung trực tiếp hàng loạt các sản phẩm chính hiện có vào kho

Chỉ cần 2 bước là bạn có thể thêm trực tiếp sản phẩm vào kho

Bước 1. Trên trang danh sách tồn kho, tthông qua Thêm – Thêm sản phẩm (có kệ hàng), thêm dữ liệu SKU tồn kho vào kho

Trình tự thao tác: Chọn kho Fastock, điền SKU (có thể copy trực tiếp từ excel), mỗi dòng một SKU, nhấn Nhận diện, xác nhận kết quả nhạn diện và gửi

Sau khi gửi, Ginee sẽ tạo dữ liệu sản phẩm trong tài khoản Fastock, sau khi tạo thành công, bạn có thể xem SKU trong danh sách tồn kho

Bước 2. Trên trang quản lý nhập kho, nhấn “Tạo phiếu nhập kho” và chọn mã kho Fastock. Hỗ trợ thêm thông tin sản phẩm riêng lẻ hoặc hàng loạt, sau khi thêm và đặt trị giá tồn kho, hoàn tất tạo phiếu nhập kho cho sản phẩm;

PS: Chỉ hỗ trợ chọn hàng đã được đặt vào vị trí trong kho, dù là tăng tồn kho trên trang, tăng tồn kho qua nhập bảng hay tăng tồn kho qua nhập kho thì bạn đều có thể tìm được phiếu nhập kho tương ứng trong phần quản lý kho.

Trình tự thao tác:

1. Mở Quản lý phiếu nhập kho

2. Tạo phiếu nhập kho

3. Chọn kho Fastock

4. Điền thông tin SKU nhập kho (một hoặc nhiều)

Một SKU

Nhiều SKU:

Bạn có thể sao chép thông tin trực tiếp từ excel vào hộp văn bản và thêm nó vào chi tiết sản phẩm của phiếu nhập kho sau khi Nhận diện.

Yêu cầu về định dạng dữ liệu (tất cả các mục hiện được yêu cầu):

Cột 1: SKU

Cột 2: Chi phí nhập kho

Cột 3: Số lượng nhập kho

Làm thế nào để kiểm tra hàng hóa đã được nhập kho Fastock thành công hay chưa?

Nhấn vào menu “Quản lý phiếu nhập kho” để xem tất cả phiếu nhập kho, hiểu trạng thái đẩy của các phiếu nhập kho và trạng thái nhập kho của Fastock

Khi phiếu được thay đổi thành “Hoàn tất”, có nghĩa là hàng hóa đã được nhập kho Fastock thành công và lượng tồn kho có sẵn của kho Fastock tương ứng sẽ tăng lên

Đồng thời, để thuận tiện cho bạn thao tác, hỗ trợ kéo trạng thái phiếu nhập kho theo cách thủ công, nhấn “Làm mới Trạng thái” trong danh sách quản lý phiếu nhập kho để đồng bộ trạng thái xử lý phiếu nhập kho mới nhất trong kho Fastock.

Cách thiết lập trực tiếp mối quan hệ tương ứng giữa cửa hàng và kho

Trên trang quy tắc đẩy tồn kho, danh sách được hiển thị theo cửa hàng.

Nội dung hiển thị bao gồm: tên cửa hàng, kênh của cửa hàng, tỷ lệ tồn kho, kho liên kết.

Kho liên kết cửa hàng: Sau khi nhấp vào Kho liên kết, kho cung cấp tồn kho cho cửa hàng hiển thị trong cửa sổ bật lên

Tỷ lệ tồn kho:

Đề cập đến tỷ lệ kho liên kết của cửa hàng đẩy tồn kho đến cửa hàng,

Ví dụ: Cửa hàng A liên kết với Kho 1, và lượng tồn kho có sẵn của một sản phẩm ở Kho 1 là 100, tỷ lệ tồn kho là 80%, thì 80 hàng tồn kho sẽ được đẩy đến cửa hàng, 100 * 80% = 80.

Nếu cửa hàng liên kết với nhiều kho, tổng tồn kho có sẵn của SKU trong các kho này sẽ được nhân với tỷ lệ, và kết quả tính toán sẽ được đẩy đến cửa hàng.

Ví dụ: Cửa hàng A liên kết kho 1 và kho 2, lượng sản phẩm tồn kho ở kho 1 là 100, tồn kho ở kho 2 là 200, tỷ lệ tồn kho là 80%, sẽ đẩy 240 sản phẩm về cửa hàng. (100+ 200) * 80% = 240.

Các đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử khác nhau được hoàn tất đơn hàng như thế nào thông qua kho Fastock?

Vui lòng kiểm tra nội dung như dưới đây trước khi kiểm tra thông tin cụ thể của từng kênh

Đơn hàng sẽ được đẩy khi có mã vận đơn: Do Fastock hiện chỉ hỗ trợ sau khi tạo mã vận đơn mới có thể hoàn tất đơn hàng. Vì vậy, hiện sau khi nhận đơn hàng từ sàn TMĐT, sẽ dựa theo đơn hàng có kèm theo mã vận đơn hay không để phân định, và sẽ không đẩy tất cả các đơn hàng sang Fastock để hoàn tất.

Các đơn hàng ở trạng thái Đang vận chuyển sẽ không được đẩy: Nếu đơn hàng nhận được ở trạng thái Đang vận chuyển, Fastock sẽ không đẩy để hoàn tất vì đơn hàng đã được gửi đi và không cần kho của bên thứ ba để xử lý. Khuyến nghị nếu bạn mở một kho hàng Fastock, vui lòng đảm bảo thực hiện các thao tác vận chuyển thông qua hệ thống.

Hiện chưa hỗ trợ đơn hàng Shopify và Woocommerce: 2 kênh trên không hỗ trợ vận đơn nên không thể hoàn tất đơn hàng thông qua kho Fastock

Hàng hóa trong đơn hàng phải được liên kết với Master SKU và được phân cho kho Fastock thông qua liên kết cửa hàng: chỉ những đơn hàng được giao cho kho Fastock để hoàn tất đơn hàng mới được đẩy lên Fastock, còn những đơn hàng khác sẽ không được đẩy lên, vì vậy chúng tôi chân thành khuyên bạn nên quản lý riêng biệt SKU sản phẩm trong kho Fastock để tránh bất kỳ tranh chấp nào.

Một khi đã lấy hàng ra khỏi kệ, không hỗ trợ hủy phiếu xuất kho: Khi kho Fastock hoàn tất việc lấy hàng ra khỏi kệ, kho hàng sẽ không hỗ trợ việc hủy phiếu xuất kho, nhưng kênh và Ginee sẽ không thêm hạn chế này vào việc hủy đơn hàng, vui lòng trước khi hủy đơn hàng hãy chắc chắn xác nhận trạng thái phiếu nhập kho của bạn, phòng trường hợp tồn kho chênh lệch.

Không đóng gói hàng hóa của các kho khác nhau cùng với nhau: Khi bạn thấy trong đơn hàng có sản phẩm liên kết với các Master SKU của các kho hàng khác nhau, thì không nên đóng gói chúng cùng nhau, nếu không sẽ gây ra vấn đề về giao hàng, kho và nhân viên giao hàng không thể đóng gói và giao hàng. Và chỉ hỗ trợ hoàn tất đơn hàng Indonesia

Vui lòng nhấp vào menu “Quản lý phiếu xuất kho” để xem thông tin phiếu xuất kho và xác nhận xem đơn hàng đó đã được đẩy lên Fastock hay chưa và trạng thái hoạt động hiện tại

Làm thế nào để kiểm tra trạng thái đẩy và hoạt động của các phiếu xuất kho Fastock?

1. Làm thế nào để xác nhận phiếu xuất kho liên kết với đơn hàng đã được đẩy đến Fastock?

Vui lòng kiểm tra trạng thái đẩy hàng của trang quản lý phiếu xuất kho, nếu thấy thông báo đẩy hàng thành công nghĩa là kho đã nhận được yêu cầu xuất kho.

2. Nếu đẩy không thành công thì sao?

Vui lòng nhấn “Đẩy lại” ở nút “Thêm”, đơn hàng sẽ lại được đẩy về kho để hoàn tất.

PS: Không phải tất cả các đơn hàng sẽ được đẩy đến kho sau khi tạo phiếu xuất kho, bạn có thể kiểm tra xem có thể đẩy hàng về kho hay không thông qua mã vận đơn trong danh sách phiếu xuất kho.

3. Làm thế nào để kiểm tra quá trình làm việc của kho?

Kiểm tra trạng thái hoạt động trong danh sách phiếu xuất kho, do kho sẽ không chủ động thông báo trạng thái hoạt động nên bạn cần nhấn vào nút “Làm mới Trạng thái” để xem trạng thái hoạt động mới nhất

4. Trong trường hợp người mua hủy đơn hàng, tôi cần làm gì để chặn xuất phiếu xuất kho?

Người bán hủy đơn hàng trước khi bạn giao hàng. Bạn không cần thực hiện bất kì xử lý đặc biệt nào, vì phiếu xuất kho tương ứng với đơn hàng này chưa được đẩy đến kho;

Người mua hủy đơn hàng sau khi bạn đã gửi hàng, vui lòng chấp nhận hoặc từ chối tùy theo nhu cầu của bạn, nếu chấp nhận hủy đơn hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu hủy đơn hàng về kho, bạn chỉ cần kiểm tra trạng thái của phiếu xuất kho tương ứng với đơn hàng đã thay đổi thành vô hiệu hay chưa;

Làm thế nào để đồng bộ Fastock tổng tồn kho?

Hiện hỗ trợ 3 cách đồng bộ hoạt động và hoàn thành việc hiệu chỉnh giá trị tồn kho của hệ thống theo tồn kho Fastock

1. Trên trang danh sách tồn kho, thao tác đồng bộ một SKU hoặc chọn nhiều SKU trước khi đồng bộ hàng loạt

2. Trên trang quản lý kho đồng bộ tất cả thông tin SKU tồn kho theo từng kho, do số lượng SKU quá lớn sẽ mất nhiều thời gian hiệu chỉnh, bạn hãy kiên nhẫn chờ và kiểm tra thông tin cụ thể trong lịch sử đồng bộ.

3. Bật tính năng tự động đồng bộ trên trang quản lý kho, sẽ tự động đồng bộ thông tin tồn kho vào lúc 2h sáng hàng ngày

Làm thế nào để xem lịch sử đồng bộ tồn kho Fastock?

Bạn có thể xem tất cả lịch sử đồng bộ trên trang Lịch sử kéo tồn kho của kho bên thứ 3, nếu cần biết SKU tham gia đồng bộ, bạn có thể bấm vào chi tiết để xem